HubSpot und Microsoft Teams: Integration einrichten und Fehler beheben

Was die HubSpot Teams Integration kann

Überlegen Sie zuerst, was Ihr Team in Teams sehen soll, und prüfen Sie dann, was jeder Einsatz braucht. Die Funktionen hängen an unterschiedlichen Installationsarten, HubSpot-Tarifen und Microsoft-Einstellungen.

Installation auf Admin-Ebene oder Benutzerebene: welche Sie brauchen

Wählen Sie die Installation auf Admin-Ebene, außer Sie wollen nur Ihre eigenen Benachrichtigungen und Meeting-Links. In beiden Fällen gilt die Installation für den ganzen HubSpot-Account, und danach verknüpft jeder Benutzer sein eigenes Teams-Konto.

• Die Benutzerebene braucht keinen Microsoft-Admin und bringt nur Benachrichtigungen, Aufgaben und Tickets aus Teams sowie Teams-Links für Meetings.
• Die Admin-Ebene bringt alle Funktionen aus der Tabelle oben. Ein Global Admin von Microsoft meldet sich einmal an und genehmigt die Berechtigungen für die ganze Organisation, darunter das Lesen von Anrufdatensätzen, Meeting-Aufzeichnungen und Transkripten.
• Beide brauchen einen Super-Admin in HubSpot oder einen Benutzer mit Berechtigung für den App Marketplace, um die App zu installieren.
• Ein späterer Wechsel ist möglich. Öffnen Sie Einstellungen > Integrationen > Verknüpfte Apps > Microsoft Teams, Tab „Feature-Erkennung“, und klicken Sie auf „Zusätzliche Berechtigungen gewähren“. Synchronisieren sich Meeting-Aufzeichnungen danach immer noch nicht, deinstallieren Sie die App und installieren Sie sie auf Admin-Ebene neu.

HubSpot und Microsoft Teams verbinden

Lassen Sie die App zuerst in Teams zu, dann installieren Sie sie aus HubSpot. Für die ersten beiden Schritte brauchen Sie den Microsoft-Admin.

1. Schritt 01

   Die HubSpot-App in Teams zulassen

   Öffnen Sie im Teams Admin Center Teams-Apps > Apps verwalten und suchen Sie nach HubSpot. Prüfen Sie, dass die App nicht blockiert ist, und setzen Sie „Verfügbar für“ auf alle oder auf die Vertriebs- und Servicegruppen.
2. Schritt 02

   Die App aus HubSpot installieren

   Öffnen Sie in HubSpot das Marketplace-Symbol > HubSpot Marketplace, suchen Sie nach Microsoft Teams und klicken Sie auf Installieren. Wählen Sie „Installation auf Admin-Ebene“, melden Sie sich mit einem Global Admin von Microsoft an, prüfen Sie die Berechtigungen und klicken Sie auf Zulassen.

   

3. Schritt 03

   Die Teams verknüpfen, die HubSpot nutzen darf

   Gehen Sie in HubSpot zu Einstellungen > Integrationen > Verknüpfte Apps > Microsoft Teams, Tab „Einstellungen“, dann „Globale Einstellungen“. Klicken Sie neben jedem Team auf Verknüpfen. Schalten Sie die Sichtbarkeit für Teams aus, die Benutzer nicht auswählen sollen, etwa Geschäftsführung oder Personalabteilung. Fehlt ein Team, fügen Sie HubSpot zuerst hinzu: Wählen Sie im Teams Admin Center unter Apps verwalten HubSpot aus und fügen Sie die App dem Team hinzu.

   

4. Schritt 04

   Jeder Benutzer verknüpft sein Teams-Konto

   HubSpot verknüpft Benutzer, deren E-Mail-Adresse in beiden Systemen gleich ist. Alle anderen öffnen den Tab „Meine Einstellungen“, klicken auf Konto verknüpfen, geben ihre Teams-Adresse ein und klicken in der Nachricht, die HubSpot ihnen in Teams schickt, auf Verifizieren. Wer nicht verknüpft ist, bekommt keine Benachrichtigungen, keine Meeting-Links und keine Workflow-Nachrichten, und nichts weist ihn darauf hin.
5. Schritt 05

   Die Benachrichtigungen auswählen

   Jeder Benutzer öffnet in HubSpot Einstellungen > Benachrichtigungen, klickt auf „Kanalstandards festlegen“ und schaltet Microsoft Teams ein. Einzelne Benachrichtigungsarten lassen sich danach einzeln ausschalten. Benachrichtigungen können bis zu fünf Minuten später ankommen.

   

6. Schritt 06

   Einen Test senden

   Verknüpfen Sie einen Test-Deal mit einem Testkanal und protokollieren Sie am Deal eine Notiz. Die Notiz sollte innerhalb weniger Minuten im Kanal erscheinen. Falls nicht, gehen Sie die Fehlertabelle unten durch.

Gewonnene Deals und andere Updates in einem Teams-Kanal posten

Für Neuigkeiten, die das ganze Team sehen soll, nutzen Sie einen Workflow. Workflows brauchen einen Professional- oder Enterprise-Hub.

1. Schritt 01

   Den Auslöser festlegen

   Legen Sie einen Deal-basierten Workflow an, der startet, wenn die Deal-Phase Abgeschlossen und gewonnen ist. Das funktioniert genauso für jedes andere Objekt, auch für Tickets und benutzerdefinierte Objekte.
2. Schritt 02

   Die Teams-Aktion hinzufügen

   Klicken Sie auf das Plus, wählen Sie „Microsoft Teams-Benachrichtigungen senden“ und senden Sie an einen Kanal, an Benutzer oder an beide. Setzen Sie das Häkchen bei „Benachrichtigung an zuständigen Mitarbeiter für Datensatz senden“, wenn der zuständige Mitarbeiter sie auch persönlich bekommen soll.

   

3. Schritt 03

   Die Nachricht schreiben

   Beschränken Sie sie auf eine Zeile, die das Team auf einen Blick erfasst. Text zwischen *Sternchen* erscheint kursiv, und [Text](Link) wird zum Link. Erwähnen Sie jemanden mit @ und seiner Teams-E-Mail-Adresse. Fügen Sie Aktionsschaltflächen aus dem Dropdown-Menü hinzu, wenn die Leute direkt aus der Nachricht heraus handeln sollen.

Für einen einzelnen Deal oder Kunden, an dem ein Team gemeinsam arbeitet, öffnen Sie den Datensatz und nutzen rechts die Karte Microsoft Teams. Verknüpfen Sie einen vorhandenen Kanal oder legen Sie einen an, und wählen Sie, welche Aktivitäten darin erscheinen: Notizen, Anrufe, E-Mails, Aufgaben und Meetings. Die Workflow-Aktion „Microsoft Teams-Kanal erstellen“ erledigt dasselbe automatisch, zum Beispiel wenn ein Deal eine bestimmte Phase erreicht.

• Keine privaten Kanäle. HubSpot kann nicht in private Kanäle in Teams posten.
• Nur verknüpfte Benutzer bekommen Nachrichten. Eine Workflow-Nachricht an einen Benutzer kommt nur an, wenn er verknüpft ist und die HubSpot-App in Teams hat.
• Nicht jede E-Mail erscheint. Ein Kanal zeigt nur E-Mails, die aus dem Datensatz in HubSpot gesendet oder dort protokolliert wurden. E-Mails, die über die Erweiterung HubSpot Sales gesendet wurden, erscheinen nicht.

Teams-Meeting-Aufzeichnungen in HubSpot: Teams-Synchronisierung oder Notetaker

Ein Teams-Meeting kommt auf zwei Wegen mit Aufzeichnung und Transkript in HubSpot an. Entweder zeichnet Teams auf und HubSpot holt das Ergebnis ab, oder der Notetaker von HubSpot nimmt am Meeting teil und zeichnet selbst auf.

Für die Teams-Synchronisierung führt der Microsoft-Admin diese Schritte einmal aus:

1. Schritt 01

   HubSpot in PowerShell Zugriff geben

   Führen Sie Connect-MicrosoftTeams aus. Legen Sie dann eine Anwendungszugriffsrichtlinie mit der App-ID von HubSpot an, 0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17, und weisen Sie sie den Benutzern zu, oder mit -Global allen. Jeder Benutzer kann nur eine solche Richtlinie haben: Gibt es schon eine, fügen Sie ihr die ID von HubSpot hinzu, statt eine zweite anzulegen. Die Richtlinie kann eine Weile brauchen, bis sie greift.
2. Schritt 02

   Den Transkript-Zugriff einschalten

   Öffnen Sie im Teams Admin Center Besprechungen > Besprechungseinstellungen. Schalten Sie unter „Transcript API access“ (Transkript-API-Zugriff) den Zugriff über Microsoft Graph ein. Klicken Sie dann auf „Configure“ und schalten Sie „Include speaker attribution“ (Sprecherzuordnung) ein. HubSpot braucht beide Einstellungen.

   

   

3. Schritt 03

   Anwesenheitsberichte einschalten

   Setzen Sie unter Besprechungen > Besprechungsrichtlinien in der Richtlinie Ihrer Meeting-Organisatoren den „Anwesenheits- und Engagementbericht“ auf Ein. Ohne ihn werden Meetings nicht synchronisiert.
4. Schritt 04

   Festlegen, wessen Meetings synchronisiert werden

   Öffnen Sie in HubSpot die Einstellungen der Teams-App, Tab „Meetings“, „Globale Einstellungen“. Schalten Sie „Meeting-Daten synchronisieren“ ein, was auch vergangene Meetings synchronisiert, und synchronisieren Sie Aufzeichnungen nur für ausgewählte Benutzer. Tragen Sie unter Kontaktausschlüsse und Aufzeichnungsausschlüsse Ihre eigene Domain ein, damit Kollegen nicht zu Kontakten werden und interne Meetings draußen bleiben.

   

Teams-Phone-Anrufe in HubSpot protokollieren

Mit einer Teams-Phone-Lizenz werden Anrufe von selbst in HubSpot protokolliert, aber nur bei Kontakten, deren Telefonnummer exakt übereinstimmt. Schalten Sie das in den Einstellungen der Teams-App ein, Tab „Teams-Telefon“, für ausgehende Anrufe, eingehende Anrufe oder beide.

• Speichern Sie Nummern vollständig im internationalen Format. Die Nummer muss exakt mit der Telefon- oder Mobilnummer des Kontakts übereinstimmen, einschließlich Länder- und Ortsvorwahl. Ein Kontakt mit 0711 123456 passt nicht zu einem Anruf von +49 711 123456.
• Unbekannte Nummern werden nicht protokolliert. Der Anruf wird nirgends gespeichert, und es entsteht kein Kontakt.
• Anrufe brauchen eine Weile. Im Schnitt 15 Minuten, bis zu einer Stunde. Danach bekommt der Anrufer eine Nachricht vom HubSpot-Bot und kann den Anruf dort bearbeiten.
• Click-to-Call geht nur unter Windows. Legen Sie in den Windows-Einstellungen unter Standard-Apps Microsoft Teams als App für TEL-Links fest. Dann startet ein Klick auf eine Telefonnummer in HubSpot den Teams-Anruf.
• Den Kontakt bei einem eingehenden Anruf öffnen. Schalten Sie im Teams Admin Center unter VoIP > Anrufrichtlinien „Apps im Browser für eingehende PSTN-Anrufe öffnen“ ein, mit der Adresse https://app.hubspot.com/msteams-integration-ui/Ihre Hub-ID/calling/redirect/{phone}. Jeder Benutzer erlaubt außerdem in Teams unter Einstellungen > Anrufe, dass sich Apps von Drittanbietern öffnen.

Teams-Webinare in HubSpot: Anmeldungen und Teilnahme

Teams-Webinare werden als Marketingevents mit HubSpot synchronisiert, mit Anmeldungen, Teilnahme und Absagen. Die Webinar-Synchronisierung braucht die Installation auf Admin-Ebene und dieselbe PowerShell-Richtlinie wie die Meeting-Aufzeichnungen.

• Vergeben Sie zuerst die Zugriffsrichtlinie. Der Microsoft-Admin führt den PowerShell-Schritt aus dem Abschnitt zu Aufzeichnungen aus. Ohne die Richtlinie meldet HubSpot fehlende Berechtigung, auch für Super-Admins.
• Schalten Sie die Synchronisierung einmal ein. Ein globaler Schalter in HubSpot, „Webinardaten synchronisieren“, synchronisiert Webinare für den ganzen Account. Domain-Ausschlüsse halten bestimmte Domains heraus, etwa Ihre eigene.
• Verlangen Sie in Teams nur drei Pflichtfelder. Das Anmeldeformular in Teams darf Vorname, Nachname und E-Mail als Pflichtfelder haben. Jedes weitere Pflichtfeld lässt die Anmeldung scheitern.
• Melden Sie Kontakte per Workflow an. Die Workflow-Aktion „Kontakt zu Microsoft Teams-Webinar hinzufügen“ meldet Kontakte für ein Webinar an. Workflows brauchen einen Professional- oder Enterprise-Hub.
• Manuelle Freigabe heißt manuelle Synchronisierung. Webinare mit manueller Freigabe synchronisieren sich nicht von selbst. Klicken Sie nach dem Freigeben der Anmeldungen auf „Jetzt synchronisieren“.

HubSpot Teams Integration: Fehler und Lösungen

Das sind die Fehler, die wir am häufigsten sehen, mit Ursache und Lösung. Fehlermeldungen stehen in Anführungszeichen, so wie HubSpot sie auf Englisch anzeigt.

Was die HubSpot Teams Integration nicht kann

Kennen Sie diese Grenzen, bevor Sie dem Team eine Funktion versprechen.

• Eine Teams-Organisation je HubSpot-Account. Eine Gruppe mit mehreren Microsoft-365-Mandanten entscheidet sich für einen. Dieselbe Teams-Organisation lässt sich nicht mit HubSpot-Accounts in verschiedenen Rechenzentren verbinden.
• Keine privaten Teams-Konten. Verbinden lässt sich nur Teams aus einem geschäftlichen Microsoft-365-Konto.
• Webinar-Daten bleiben dünn. Neue Kontakte aus einem Webinar bekommen Vorname, Nachname und E-Mail, sonst nichts. Referenten werden nicht synchronisiert, und ein gelöschter Kontakt wird nicht neu angelegt.
• Antworten aus dem Postfach haben Lücken. In einem verbundenen Kanal können Sie auf Chat- und Messaging-Konversationen antworten, nicht aber auf E-Mails oder Formulareinsendungen.
• Aus normalen Chats fließt nichts zurück. Teams-Nachrichten landen nicht am Deal oder Kontakt. Nur Aufgaben, Tickets, Ticket-Antworten in einem synchronisierten Kanal und Anrufe kommen in HubSpot an.

Aufzeichnungen, Anrufprotokolle und der Betriebsrat

Aufzeichnungen, Transkripte und Anrufprotokolle halten fest, was Menschen gesagt haben und wie sie arbeiten. In Deutschland, Österreich und der Schweiz klären Sie das vor dem Rollout.

• Aufzeichnen braucht eine Einwilligung. In Deutschland ist es strafbar, das gesprochene Wort eines anderen ohne seine Einwilligung aufzunehmen (§ 201 StGB). Fragen Sie externe Teilnehmer, bevor Sie aufzeichnen. Der Notetaker kann vor dem Meeting per E-Mail fragen und zeichnet nicht auf, wenn jemand ablehnt oder nicht antwortet.
• Teilnehmer werden zu Kontakten. Die Meeting-Synchronisierung legt für jeden Teilnehmer, der noch kein Kontakt ist, einen Kontakt an. Tragen Sie Ihre eigene Domain unter Kontaktausschlüsse und unter Aufzeichnungsausschlüsse ein, damit interne Meetings nicht ins CRM kommen.
• Alle in HubSpot sehen die Aufzeichnungen. Synchronisierte Aufzeichnungen und Transkripte sind für alle Benutzer des HubSpot-Accounts sichtbar. Synchronisieren Sie sie nur für die Benutzer, die sie brauchen, etwa im Vertrieb und im Customer Success.
• Der Betriebsrat bestimmt mit. In Deutschland braucht ein Werkzeug, das die Arbeit von Beschäftigten überwachen kann, die Zustimmung des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). In Österreich brauchen Systeme, die personenbezogene Daten von Beschäftigten über das Übliche hinaus verarbeiten, eine Betriebsvereinbarung (§ 96a ArbVG). Aufzeichnungen, protokollierte Anrufe und Gesprächszeiten pro Benutzer fallen unter beide Regeln.
• Zeigen Sie die Berechtigungsliste vorher. Die Installation auf Admin-Ebene erlaubt HubSpot, die Profile aller Benutzer, Anrufdatensätze, Meeting-Aufzeichnungen und Transkripte in der Organisation zu lesen. Geben Sie die Liste Ihrem Datenschutzbeauftragten, bevor ein Global Admin auf Zulassen klickt.

Wie wir Teams und HubSpot einrichten

In Teams tauscht sich ein Vertriebs- oder Serviceteam den ganzen Tag aus. Deshalb beginnen wir bei den wenigen Momenten, die das Team dort erreichen sollen, nicht bei der Liste der Funktionen.

1. Schritt 01

   Die Momente auswählen

   Welche Ereignisse das Team in Teams sehen soll, in welchem Kanal, und wer auf jedes reagiert.
2. Schritt 02

   Die Regeln abstimmen

   Aufzeichnung, Anrufprotokollierung und das Anlegen von Kontakten, abgestimmt mit dem Datenschutzbeauftragten und, wo es einen gibt, dem Betriebsrat.
3. Schritt 03

   Beide Seiten einrichten

   Installation auf Admin-Ebene, die Microsoft-Einstellungen und die Workflows in einer Sitzung mit dem Microsoft-Admin, danach jeder Benutzer verknüpft und getestet.
4. Schritt 04

   Nach zwei Wochen prüfen

   Stummgeschaltete Kanäle, nicht verknüpfte Benutzer, Anrufe, die nicht protokolliert wurden, damit die Einrichtung korrigiert ist, bevor das Team das Vertrauen verliert.

Häufige Fragen