HubSpot-Telefonie: HubSpot Calling, 3CX, placetel, sipgate und Aircall im Vergleich

Reicht HubSpot Calling allein aus?

HubSpot Calling ist ab Starter eingebaut. Ihre Mitarbeiter rufen direkt aus dem Kontakt an, der Anruf protokolliert sich mit seinem Ergebnis selbst, und HubSpot kann ihn aufzeichnen und transkribieren. HubSpot Calling läuft über Twilio, das auch die Aufzeichnungen speichert.

Es gibt zwei Arten von Nummern, und sie verhalten sich unterschiedlich:

Die HubSpot-Calling-Minuten gelten für den ganzen Account, nicht pro Nutzer: 500 im Monat auf Starter, 3.000 auf Professional, 12.000 auf Enterprise. Sie werden am Monatsersten zurückgesetzt. „Über Telefon anrufen“ verbraucht doppelt so viele Minuten, weil HubSpot zwei Anrufe aufbaut. Sind die Minuten aufgebraucht, bleibt die Anruf-Schaltfläche bis zum Monatsersten grau. Anrufe über die App eines anderen Anbieters verbrauchen keine HubSpot-Minuten.

HubSpot Calling reicht, wenn ein kleines Team aus HubSpot heraus anruft, Lizenzen in Sales Hub Professional hat und Transkripte am Datensatz haben will. Es reicht nicht, wo Sie eine Telefonanlage brauchen: eine Zentrale mit Sprachmenü und Rufgruppen für viele Personen, Tischtelefone, Fax, Mobilfunk-SIM-Karten oder Anrufe in Länder, die HubSpot nicht abdeckt. HubSpots Nummern können in Deutschland, Österreich und der Schweiz auch keine SMS senden; die SMS-Add-ons funktionieren nur mit US-Nummern.

Die Rufnummernanzeige sollten Sie in Österreich und der Schweiz testen. Laut HubSpots Hilfe blockieren österreichische Netzbetreiber eingehende Auslandsanrufe, die eine österreichische Nummer anzeigen. Schweizer Netzbetreiber blockieren oder anonymisieren Schweizer Festnetznummern, die aus dem Ausland als Rufnummer angezeigt werden, und seit 1. Juli 2026 auch Mobilnummern. Rufen Sie in jedem Land ein Telefon an, bevor sich Ihre Mitarbeiter auf die Nummer verlassen.

HubSpot Calling, 3CX, placetel, sipgate und Aircall im Vergleich

Die beiden Tabellen vergleichen HubSpot Calling, 3CX, placetel, sipgate und Aircall aus Sicht des Käufers. Die Preise sind Listenpreise pro Monat ohne Umsatzsteuer, wie sie jeder Anbieter am 5. Oktober 2026 zeigt.

Click-to-Call funktioniert in allen fünf: bei HubSpot Calling und Aircall im Anruffenster von HubSpot, bei 3CX und placetel über eine Browser-Erweiterung und bei sipgate über eine Schaltfläche, die die Nummer an die sipgate App übergibt. Jedes der fünf Systeme hat eine Mobil-App. 3CX, placetel und Aircall protokollieren auf ihrer Seite, also wird ein Anruf von jedem ihrer Telefone und Apps protokolliert. sipgate protokolliert, was über die sipgate App läuft, HubSpot, was über HubSpot läuft. Ein Anruf von einer privaten Mobilnummer wird nirgends protokolliert. Calling-Apps von Drittanbietern können aus Datensätzen von Custom Objects keine Anrufe starten.

Welche Telefonanlage für welches Team?

Unsere Einschätzung aus den Projekten, die wir sehen. Gehen Sie davon aus, wie Ihr Team heute telefoniert. Die Funktionslisten kommen danach.

Warum Anrufe beim falschen Datensatz landen oder bei keinem

Eine Telefonanlage findet den Kontakt über die Nummer des Anrufers. Ist die Nummer in HubSpot anders geschrieben als die Nummer, die das Telefonnetz liefert, gibt es keinen Treffer. Dann wird der Anruf gar nicht protokolliert oder landet bei einem neuen, leeren Kontakt. Eine Nummer in zwei Schreibweisen ist der häufigste Grund, warum Anrufe „verschwinden“.

Speichern Sie deshalb jede Nummer mit Ländervorwahl, bevor Sie etwas verbinden: +49 221 98819878, nicht 0221 98819878. Exportieren Sie die Spalten Telefonnummer und Mobiltelefonnummer, korrigieren Sie sie in einer Tabelle und importieren Sie sie mit der Datensatz-ID zurück. Entscheiden Sie dann, ob unbekannte Anrufer Kontakte anlegen dürfen. Wenn ja, muss jemand diese Kontakte jede Woche zusammenführen. Unser Ratgeber zu Duplikaten in HubSpot zeigt, wie.

Prüfen Sie auch, wem ein Anruf gehört. 3CX und Aircall setzen den Inhaber des Anrufs, indem sie die E-Mail-Adresse des Nutzers in beiden Systemen abgleichen. Weichen die Adressen ab, werden Anrufe ohne Inhaber protokolliert oder mit dem Kontaktinhaber statt der Person, die angerufen hat.

Anrufaufzeichnung in Deutschland, Österreich und der Schweiz: wo sie liegt und was Sie einstellen

In Deutschland und der Schweiz ist es strafbar, ein Gespräch ohne Einwilligung des Gesprächspartners aufzuzeichnen, und in allen drei Ländern gilt das Datenschutzrecht. HubSpot selbst schreibt, dass die DSGVO in der Regel die Einwilligung aller Beteiligten verlangt. Dieser Abschnitt zeigt, was die Software tut und wo Sie es einstellen. Ob und wie Sie aufzeichnen, entscheidet Ihr Datenschutzbeauftragter oder Ihr Anwalt.

• HubSpot zeichnet standardmäßig auf. Neue Accounts zeichnen jeden Anruf auf. Sie können eingehende oder ausgehende Anrufe nach Richtung, Nummer, Nutzer oder Region ausnehmen oder die Aufzeichnung ganz abschalten. Anrufer auf HubSpot-Nummern hören eine Einwilligungsansage, die Sie selbst formulieren können; bei ausgehenden Anrufen muss der Mitarbeiter fragen.
• Anrufer legen bei der Ansage auf. Viele eingehende Anrufer in Deutschland beenden das Gespräch, sobald sie die Ansage hören. Entscheiden Sie vor dem Start, ob Sie eingehende Anrufe überhaupt aufzeichnen.
• Aufzeichnungen liegen an verschiedenen Orten. HubSpot speichert sie bei Twilio und spielt sie am Datensatz ab. Aircall setzt einen Link in die Anrufnotiz. 3CX behält sie in 3CX. placetel überträgt sie nur mit seiner kostenpflichtigen Aufzeichnungsoption. sipgate überträgt eine Notiz und eine KI-Zusammenfassung, nicht die Aufnahme.
• Transkripte brauchen die richtige Lizenz. HubSpot transkribiert nur Aufzeichnungen von Nutzern mit Sales- oder Service-Lizenz auf Professional oder Enterprise.
• Auch Ihre eigenen Mitarbeiter werden aufgezeichnet. Wo es einen Betriebsrat gibt, beziehen Sie ihn ein, bevor Sie Aufzeichnung oder Anrufanalysen einschalten.

Eine Änderung seit 31. August 2026: Meetings, die mit HubSpots Notetaker oder mit Zoom, Teams und Google Meet aufgezeichnet werden, legen nicht mehr zusätzlich einen Anruf an. Anrufberichte können ab diesem Datum weniger Anrufe zeigen. Dann fallen Duplikate weg; Ihr Team telefoniert nicht weniger.

So richten Sie Calling in HubSpot ein, Schritt für Schritt

Richten Sie zuerst die HubSpot-Seite ein, egal welche Telefonanlage Sie nutzen. Die Einstellungen finden Sie unter Einstellungen > Calling > Anruf-Setup.

1. Schritt 01

   Telefonnummern bereinigen

   Jede Nummer bei Kontakten und Unternehmen mit Ländervorwahl, wie oben beschrieben. Machen Sie das zuerst; davon hängt ab, ob der Rest funktioniert.
2. Schritt 02

   Über HubSpots eigenes Calling entscheiden

   Nutzen Sie einen anderen Anbieter, überlegen Sie, unter „Anrufkonfigurationen“ den Schalter „Anrufe mithilfe des Calling-Features tätigen“ auszuschalten. So verteilen sich die Anrufe Ihrer Mitarbeiter nicht auf zwei Tools. Bestehende Anrufe bleiben an den Datensätzen.
3. Schritt 03

   Anrufergebnisse festlegen und zur Pflicht machen

   Halten Sie die Liste kurz: verbunden, keine Antwort, Voicemail hinterlassen, falsche Nummer, Termin vereinbart. Schalten Sie dann „Anrufergebnis erforderlich machen“ ein. Das gilt für ausgehende Anrufe aus dem HubSpot-Browser und für von Hand protokollierte Anrufe, nicht für eingehende, mobile oder importierte Anrufe.

   

4. Schritt 04

   Aufzeichnung einstellen

   Entscheiden Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten je Richtung und Region, dann legen Sie die Ausnahmen fest. Für eingehende Anrufe auf HubSpot-Nummern schreiben Sie eine eigene Einwilligungsansage statt der Standardansage.
5. Schritt 05

   Die App des Anbieters installieren

   Verbinden Sie die Telefonanlage mit einem Super-Admin-Konto in HubSpot. Die nächsten beiden Abschnitte zeigen sipgate und placetel. Für 3CX folgen Sie der HubSpot-Anleitung von 3CX, für Aircall dem Hilfeartikel von Aircall.

Die sipgate-HubSpot-Integration einrichten

sipgate verbindet sich über die sipgate App, sein Softphone für Desktop, Browser und Handy. Um Anrufe in HubSpot zu protokollieren, braucht jeder Nutzer, der protokollieren soll, die sipgate App Premium; die Basis-App liest nur Kontakte.

1. Schritt 01

   Die Integrationen in der sipgate App öffnen

   Wählen Sie in der sipgate App HubSpot aus der Liste der Integrationen.

   

2. Schritt 02

   Die Standard-Ländervorwahl festlegen

   Wählen Sie Deutschland (+49), Österreich oder die Schweiz. Nummern, die in HubSpot ohne Ländervorwahl stehen, werden mit dieser Vorwahl gelesen. Klicken Sie dann auf „Mit HubSpot verbinden“.

   

3. Schritt 03

   Den Zugriff in HubSpot freigeben

   Wählen Sie den HubSpot-Account aus und stimmen Sie zu. Die App liest und schreibt Kontakte, Unternehmen und Deals und liest Nutzer.

   

4. Schritt 04

   Festlegen, wo Anrufe protokolliert werden

   Immer beim Kontakt; bei offenen Deals des Kontakts und beim Unternehmen, wenn Sie es anhaken. Mit jedem Anruf wird eine Notiz protokolliert, die KI-Zusammenfassung optional. Eine Nummer darf nur bei einem Datensatz stehen, also gehört die Zentrale zum Unternehmen und die Durchwahlen zu den Kontakten.

   

Die placetel-HubSpot-Integration einrichten

placetels HubSpot-App stammt von PhoneMondo und wird im placetel AppStore gebucht. Der erste Monat ist kostenlos. Danach kostet die App 7,90 € pro Nutzer und Monat, bis Sie kündigen, mit einem Monat Frist zum Monatsende.

1. Schritt 01

   Die HubSpot-App im AppStore buchen

   Öffnen Sie im placetel-Webportal AppStore > HubSpot und starten Sie den kostenlosen Monat. Wählen Sie, wie viele Nutzer die App bekommen; sie müssen vorher als placetel-Nutzer angelegt sein.

   

2. Schritt 02

   Das PhoneMondo-Konto verknüpfen und HubSpot verbinden

   Verknüpfen Sie auf der Bestätigungsseite Ihr Konto mit PhoneMondo. PhoneMondo öffnet sich; installieren Sie dort das Add-on für HubSpot und verbinden Sie Ihren HubSpot-Account. Die App liest und schreibt Kontakte und Unternehmen und liest Deals.

   

3. Schritt 03

   Die Protokolleinstellungen prüfen

   PhoneMondo zeigt die Einstellungen auf Englisch. „Log calls in HubSpot“ ist standardmäßig an. „Also log calls without linked dataset“ ist aus: Anrufe von Nummern, die zu keinem Datensatz passen, werden dann nicht protokolliert. Aufzeichnungen kommen nur an, wenn Sie placetels Option zur Gesprächsaufzeichnung buchen.

   

4. Schritt 04

   Die Browser-Erweiterung installieren

   Für Click-to-Call aus HubSpot braucht jeder Rechner die Erweiterung von PhoneMondo für Chrome oder Firefox.

So prüfen Sie, ob Anrufe wirklich protokolliert werden

Integrationen fallen leise aus. Ein geändertes Passwort, ein abgelaufenes Token oder eine neue Nummer, und Anrufe werden tagelang nicht protokolliert, bevor es jemand merkt. Prüfen Sie nach dem Start und danach jede Woche drei Dinge.

1. Schritt 01

   Der Anruf am Datensatz

   Rufen Sie zum Test einen bekannten Kontakt an und öffnen Sie den Kontakt. Der Anruf steht dort mit Ergebnis, Richtung und Dauer, und ein verpasster Anruf erscheint als verpasst.

   

2. Schritt 02

   Aufzeichnung und Notizen

   Öffnen Sie den Anruf. Prüfen Sie Ergebnis und Notizen und ob die Aufzeichnung abspielt oder wohin der Link führt.

   

3. Schritt 03

   Die Anrufliste und ein Bericht

   Fügen Sie in der Anrufliste im CRM die Spalte für das Anrufergebnis hinzu und suchen Sie nach Anrufen ohne Ergebnis. Bauen Sie dann einen Bericht: Anrufe nach Ergebnis oder Anrufe pro Mitarbeiter und Woche. Fällt die Zahl eines Mitarbeiters auf null, ist das Ihr Alarm.

   

   

Welche Berichte eine Vertriebsleitung jede Woche braucht, zeigt unser Ratgeber zu Vertriebs-Dashboards in HubSpot.

Was Sie in der Testphase vor dem Kauf prüfen

Planen Sie eine Woche für die Testphase ein. Telefonnummern in Deutschland, Österreich und der Schweiz sind an ein Unternehmen und einen Standort gebunden, also prüft Sie jeder Anbieter zuerst. placetel verlangt einen Adressnachweis je Vorwahl, bevor seine Testnummern telefonieren können. sipgate verlangt einen Handelsregisterauszug und Aircall ein Unternehmensdokument, bevor es den Account freischaltet. HubSpot prüft Ihr Unternehmen, bevor eine HubSpot-Nummer funktioniert.

Spielen Sie dann diese Situationen mit zwei Mitarbeitern und echten Anrufen durch:

• Ein ausgehender Anruf aus einem Kontakt, einem Unternehmen und einem Deal. Wird er bei dem Datensatz protokolliert, aus dem Sie angerufen haben?
• Ein eingehender Anruf von einer bekannten und von einer unbekannten Nummer. Was passiert mit dem unbekannten Anrufer?
• Ein verpasster Anruf und eine Voicemail. Erscheinen sie beim Kontakt und, wenn Sie das brauchen, im Postfach?
• Ein Anruf aus der Mobil-App, unterwegs. Wird er protokolliert?
• Ein Anruf auf ein Telefon in Österreich oder der Schweiz. Erscheint Ihre Nummer in der Rufnummernanzeige?
• Eine Weiterleitung an einen Kollegen und ein Kontakt, dessen Inhaber wechselt. Wem gehört der Anruf danach?
• Das Ergebnis. Wird es gesetzt, und kann ein Workflow damit arbeiten? Aircall zum Beispiel zählt einen ausgehenden Anruf, der auf der Mailbox landet, als verbunden.
• Aufzeichnung und Transkript, auf Deutsch. Wo öffnen sie sich, und wer kann zuhören?
• Die Anzahl. Stimmt die Zahl der Anrufe eines Tages beim Anbieter mit der in HubSpot überein?
• Der Support. Wer antwortet, wenn die Protokollierung ausfällt: der Telefonanbieter, der Hersteller der App oder HubSpot?

Rechnen Sie zum Schluss die echten Kosten pro Nutzer zusammen: Telefontarif, HubSpot-Erweiterung oder Premium-App und die HubSpot-Lizenzen, die Ihre Anrufer brauchen. Unser Ratgeber zu HubSpot-Lizenzen erklärt, mit welcher Lizenz man telefonieren kann.

Fehler, die wir bei Telefonanlagen und HubSpot sehen

• Nummern in fünf Formaten. 0221, +49 221, +49 (0)221, 0049 221 und dasselbe mit Leerzeichen. Die Telefonanlage kann sie nicht zuordnen, und die Anrufe verschwinden.
• Jeder unbekannte Anrufer wird zum Kontakt. Nach einem Monat stehen Hunderte Kontakte im CRM, die nach Telefonnummern benannt sind.
• Anrufergebnisse ohne Pflicht. Ohne sie zeigen Anrufberichte Aktivität, aber nicht, was daraus wurde.
• Niemand prüft die Protokollierung. Die Integration stoppt nach einer Passwortänderung, und in der Pipeline-Besprechung fehlen die Anrufe einer Woche.
• Anrufe vom privaten Handy. Sie erreichen HubSpot nie. Wenn Ihre Mitarbeiter vom eigenen Telefon anrufen, geben Sie ihnen die App des Anbieters.
• Zwei Wege zu telefonieren. HubSpot Calling bleibt neben dem neuen Anbieter an, und die Anrufe verteilen sich auf zwei Tools.
• Aufzeichnung ohne Entscheidung eingeschaltet. HubSpot zeichnet standardmäßig auf. Anrufer legen bei der Ansage auf, und niemand hat es mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt.

Anrufe, die sich selbst protokollieren, bringen ein Vertriebsteam dazu, dem CRM zu vertrauen. Unser Ratgeber zur HubSpot-Einführung im Vertrieb deckt den Rest ab. Telefoniert Ihr Team über Microsoft Teams Phone, zeigt der Ratgeber zu Microsoft Teams, wie diese Anrufe protokolliert werden.

So verbinden wir Telefonanlagen und HubSpot

Wir beginnen damit, wie Anrufe heute laufen und wo sie verloren gehen. Der Anbieter kommt zuletzt.

1. Schritt 01

   Anrufwege erfassen

   Wer wen anruft, von welcher Nummer und welchem Gerät, und was in HubSpot landen muss: Ergebnisse, Aufzeichnungen, verpasste Anrufe.
2. Schritt 02

   Nummern bereinigen

   Jede Nummer im internationalen Format, Duplikate zusammengeführt, eine Nummer pro Datensatz.
3. Schritt 03

   Auswählen und testen

   Höchstens zwei Kandidaten, getestet mit der Checkliste oben, mit zwei Ihrer Mitarbeiter.
4. Schritt 04

   Einrichten

   Ergebnisse und Aufzeichnungsregeln mit Ihrem Datenschutzbeauftragten festlegen, die App für jeden Nutzer einrichten und den alten Weg zu telefonieren abschalten.
5. Schritt 05

   Am Laufen halten

   Ein Bericht, der Anrufe pro Mitarbeiter und Woche zeigt, und eine Person, die ihn sich ansieht.

Häufige Fragen