HubSpot-Workflows für den Vertrieb: fünf Beispiele und was Sie nicht automatisieren sollten

Welche HubSpot-Workflows ein Vertriebsteam braucht

Automatisieren Sie die Schritte, die in einer vollen Woche vergessen werden, und überlassen Sie das Verkaufen den Menschen. Diese fünf Abläufe decken das meiste ab, was ein B2B-Vertriebsteam braucht. Jeder ist unten mit Auslöser, Verzweigungen und Aktionen aufgebaut.

Prüfen Sie zwei Dinge, bevor Sie einen Workflow bauen. Erledigt HubSpot das schon selbst, etwa das Abschlussdatum setzen, wenn ein Deal gewonnen wird? Dann bauen Sie nichts. Ist es eine einzelne Aktion bei einem Phasenwechsel? Dann reicht eine Pipeline-Automatisierung.

Wann eine HubSpot-Pipeline-Automatisierung reicht

Eine Pipeline-Automatisierung führt eine oder mehrere Aktionen aus, sobald ein Deal eine Phase erreicht: eine Aufgabe erstellen, eine interne E-Mail senden oder einen Datensatz bearbeiten. Sie richten sie in den Pipeline-Einstellungen ein. Sie funktioniert ab Sales Hub Starter und zählt nicht zu Ihrem Workflow-Limit. Für eine Aufgabe nach einem Phasenwechsel ist die Pipeline-Automatisierung das bessere Werkzeug.

1. Schritt 01

   Die Automatisierungen der Pipeline öffnen

   Gehen Sie zu Einstellungen > Datenverwaltung > Objekte > Deals, Registerkarte Pipelines, wählen Sie die Pipeline und öffnen Sie Automatisieren. Jede Phase hat ihre eigene Spalte.
2. Schritt 02

   Die Aufgabe an die Phase hängen

   Klicken Sie unter der Phase auf Workflow erstellen, wählen Sie Aufgabe erstellen und legen Sie Titel, Fälligkeitsdatum und zuständigen Mitarbeiter fest. In unserem Beispiel bekommt der Zuständige eines Deals, der die Phase „Präsentation geplant“ erreicht, eine Aufgabe für den nächsten Werktag: Zusammenfassung und nächste Schritte senden.

   

3. Schritt 03

   Die Automatisierung für das Abschlussdatum eingeschaltet lassen

   Auf derselben Registerkarte, im Abschnitt „Abschlussdatum für Deal“, setzt HubSpot das Abschlussdatum auf heute, sobald ein Deal in eine geschlossene Phase wechselt. Lassen Sie das eingeschaltet und bauen Sie dafür keinen Workflow. Ein zweiter Schalter löscht das Abschlussdatum, wenn ein Deal wieder geöffnet wird.

   

Workflow 1: aus einer Angebotsanfrage per Formular einen Deal erstellen

Wenn jemand Ihr Formular für Angebotsanfragen ausfüllt, erstellt der Workflow einen Deal in der richtigen Phase, weist ihn dem Zuständigen des Kontakts zu und legt eine Rückruf-Aufgabe an. Hat der Kontakt schon einen Deal, erstellt der Workflow keinen zweiten. Stattdessen bekommt der Zuständige eine Aufgabe, den offenen Deal zu prüfen.

1. Schritt 01

   Auslöser: das Formular, mit Wiederaufnahme

   Erstellen Sie einen kontaktbasierten Workflow mit dem Auslöser „Formularübermittlung“ und wählen Sie Ihr Formular. Aktivieren Sie die Wiederaufnahme, damit ein Kunde, der im nächsten Jahr ein zweites Angebot anfragt, erneut aufgenommen wird.
2. Schritt 02

   Fünf Minuten warten

   Fügen Sie eine Verzögerung von fünf Minuten ein. Andere Workflows, etwa der Workflow für den zuständigen Mitarbeiter weiter unten, starten im selben Moment für denselben neuen Kontakt, und keiner wartet auf den anderen. Mit der Verzögerung steht der Zuständige fest, bevor der Deal entsteht.
3. Schritt 03

   Verzweigung: Hat der Kontakt schon einen Deal?

   Fügen Sie eine Verzweigung auf „Number of Associated Deals ist größer als 0“ ein. Benennen Sie die Zweige so, dass jeder sie versteht: „Hat schon einen Deal“ und „Noch kein Deal“.

   

4. Schritt 04

   Den Deal erstellen

   Fügen Sie im Zweig „Noch kein Deal“ die Aktion Datensatz erstellen hinzu, Typ Deal. Weisen Sie ihn dem für den Kontakt zuständigen Mitarbeiter zu, nennen Sie ihn „Angebotsanfrage:“ plus Unternehmensname, wählen Sie Pipeline und Phase und setzen Sie das Abschlussdatum auf 30 Tage nach der Aktion. So landet es nicht standardmäßig am Monatsende. Der neue Deal wird dem Kontakt und seinem Unternehmen zugeordnet.

   

5. Schritt 05

   Die Rückruf-Aufgabe erstellen

   Fügen Sie nach dem Deal die Aktion Aufgabe erstellen hinzu: „Wegen der Angebotsanfrage zurückrufen“, fällig am nächsten Werktag, zugewiesen an den für den Kontakt zuständigen Mitarbeiter, Priorität hoch. Im anderen Zweig geht eine Aufgabe „offenen Deal prüfen“ an dieselbe Person.

Erstellen Sie Deals bei einem echten Kaufsignal, etwa einer Angebotsanfrage oder einem qualifizierten Termin, und nie bei jedem Download. Zu früh erstellte Deals füllen die Pipeline mit Datensätzen, an denen niemand arbeitet. Wie Sie die Phasen selbst aufsetzen, steht in unserem Ratgeber zur Deal-Pipeline.

Workflow 2: Kontakte an den Kundenbetreuer oder per Round Robin zuweisen

Ein neuer Kontakt von einem Kunden sollte bei der Person landen, die diesen Kunden betreut. Ein neuer Kontakt von einem neuen Unternehmen sollte an den nächsten Vertriebsmitarbeiter in der Reihe gehen. Ein Workflow erledigt beides.

1. Schritt 01

   Auslöser: kein zuständiger Mitarbeiter

   Erstellen Sie einen kontaktbasierten Workflow mit dem Filter „Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter ist unbekannt“. Der Filter erfasst Kontakte aus Formularen, Importen und Integrationen gleichermaßen. Kontakte, für die schon jemand zuständig ist, lässt er in Ruhe.
2. Schritt 02

   Fünf Minuten warten

   HubSpot ordnet einen neuen Kontakt über die E-Mail-Domain seinem Unternehmen zu. Die Verzögerung gibt dieser Zuordnung Zeit, damit die Verzweigung das Unternehmen sieht.
3. Schritt 03

   Nach dem Unternehmen verzweigen, nicht nach dem Kontakt

   Fügen Sie eine Verzweigung „Bestandskunde“ hinzu: Der Kontakt ist einem Unternehmen mit der Lifecycle-Phase Kunde zugeordnet. Alles andere geht in den Zweig „Neukunde“.

   

4. Schritt 04

   Bestandskunde: den Zuständigen des Unternehmens übernehmen

   Fügen Sie Datensatz bearbeiten hinzu und setzen Sie „Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter“ auf den für das Unternehmen zuständigen Mitarbeiter. Damit ist der Kundenbetreuer auch für den neuen Kontakt zuständig.
5. Schritt 05

   Neukunde: im Team rotieren

   Fügen Sie Datensatz an zuständigen Mitarbeiter verteilen hinzu und wählen Sie das Vertriebsteam. HubSpot verteilt die Kontakte gleichmäßig auf die Hauptmitglieder des Teams mit einer bezahlten Sales- oder Service-Hub-Lizenz. Lassen Sie „Überschreiben, wenn für Kontakt bereits ein Mitarbeiter zuständig ist“ ausgeschaltet.

   

   

Round Robin in HubSpot verteilt gleichmäßig, nicht klug: Die Rotation weiß nicht, wer im Urlaub ist, wer schon mit dem Unternehmen gesprochen hat oder wer welche Art von Deal abschließt. Wenn Gebiete, Sprachen oder Produkte entscheiden, wer einen Lead bekommt, setzen Sie dafür Verzweigungen vor die Rotation. Die Rotation verteilt dann nur den Rest. Welche Phase als Kunde zählt, erklärt unser Ratgeber zu Lifecycle-Phasen, Leadstatus und Deal-Phasen.

Workflow 3: Deals mit überschrittenem Abschlussdatum finden

Ein offener Deal mit einem Abschlussdatum in der Vergangenheit ist entweder verspätet oder verloren, und in beiden Fällen stimmt der Forecast nicht. HubSpot setzt das Abschlussdatum, wenn ein Deal geschlossen wird. Vor offenen Deals, die überfällig sind, warnt HubSpot aber nicht. Der folgende Workflow tut das.

1. Schritt 01

   Auslöser: offene Phase und Abschlussdatum vor heute

   Erstellen Sie einen dealbasierten Workflow mit zwei Filtern: Die Deal-Phase ist eine der offenen Phasen der Pipeline, und das Abschlussdatum liegt vor heute (in HubSpot „ist mehr als 0 Tage her“). Aktivieren Sie die Wiederaufnahme, damit ein Deal erneut erfasst wird, wenn auch das neue Datum verstreicht.

   

2. Schritt 02

   Aufgabe für den Zuständigen

   Fügen Sie Aufgabe erstellen hinzu: „Abschlussdatum überschritten: neues Datum setzen oder Deal schließen“, zugewiesen an den für den Deal zuständigen Mitarbeiter, fällig innerhalb weniger Werktage. Der Zuständige verschiebt das Datum mit Begründung oder schließt den Deal als verloren.

Lassen Sie den Workflow das Abschlussdatum nicht selbst ändern. Ein Datum, das der Workflow jeden Monat nach hinten schiebt, lässt den Forecast gesund aussehen, während sich nichts bewegt. Die Entscheidung trifft der Zuständige des Deals.

Workflow 4: eine Warnung, wenn ein Deal stillsteht

Ein Deal steht still, wenn länger nichts passiert ist, als Ihr Verkaufszyklus erlaubt. Der Workflow erinnert zuerst den Zuständigen. Die Vertriebsleitung erfährt es nur, wenn sich nichts ändert.

1. Schritt 01

   Auslöser: 14 Tage keine Aktivität

   Erstellen Sie einen dealbasierten Workflow: Der Deal ist in einer offenen Phase, und das „Datum der letzten Aktivität“ liegt mehr als 14 Tage zurück. Wählen Sie die Zahl nach Ihrem eigenen Verkaufszyklus; bei langen Projektgeschäften passen 21 oder 30 Tage besser. Aktivieren Sie die Wiederaufnahme.

   

2. Schritt 02

   Aufgabe für den Zuständigen

   Fügen Sie eine Aufgabe hinzu: „14 Tage keine Aktivität: nächsten Schritt planen oder Deal schließen“, zugewiesen an den für den Deal zuständigen Mitarbeiter, Priorität hoch, fällig am nächsten Werktag.
3. Schritt 03

   Eine Woche warten, dann erneut prüfen

   Fügen Sie eine Verzögerung von sieben Tagen und eine Verzweigung hinzu: Liegt das Datum der letzten Aktivität jetzt mehr als 21 Tage zurück? Dann geht eine interne E-Mail mit dem Deal-Namen an die Vertriebsleitung, damit der Deal im nächsten Pipeline-Review auf den Tisch kommt. Hat der Zuständige etwas erfasst, endet der Workflow.

   

Schließen Sie stillstehende Deals nicht automatisch als verloren. Ein Vertriebsmitarbeiter wartet vielleicht auf eine Budgetentscheidung, ohne das zu erfassen. Schließt ein Workflow den Deal, fehlt dieses Gespräch im Bericht über die Verlustgründe.

Was Sie mit HubSpot-Workflows nicht automatisieren sollten

Wie sich HubSpot-Workflows in die Quere kommen, und was dagegen hilft

Ein Workflow kann für sich allein richtig aussehen und trotzdem das System stören. Das sind die Probleme, die wir in Accounts mit mehr als ein paar Dutzend Workflows am häufigsten sehen, und was jeweils dagegen hilft.

Ist doch etwas schiefgegangen, öffnen Sie im Workflow Anzeigen > Verlauf der Revisionen. Der Revisionsverlauf listet jede Änderung mit Datum und Benutzer, und Sie können zu einer früheren Version zurückkehren. Das ändert keine Datensätze. In Enterprise kann ein Super-Admin die Eigenschaftswerte wiederherstellen, die ein Workflow in den letzten 14 Tagen geändert hat, im Aufnahmeverlauf des Workflows. Änderungen aus Aktionen mit benutzerdefiniertem Code stellt HubSpot nicht wieder her. Ältere Änderungen und alle in Professional korrigieren Sie mit einer Liste und einer Massenbearbeitung. Importe und Integrationen, die Workflows auslösen, erzeugen oft auch Duplikate. Was dagegen hilft, steht in unserem Ratgeber zu Duplikaten in HubSpot.

Workflows auffindbar halten: Namen, Ordner, Verantwortliche

Nach zwei Jahren hat ein Account oft hundert Workflows, und niemand weiß mehr, welche noch zählen. Vier Gewohnheiten verhindern das, und keine kostet mehr als eine Minute pro Workflow. Hat Ihr Account das Problem schon, beginnen Sie mit dem Workflow-Teil unserer Checkliste für das Portal-Audit.

1. Schritt 01

   Ein Name aus Team, Objekt und Zweck

   Verwenden Sie für jeden Workflow dasselbe Muster: Team · Objekt · was er tut, etwa „Vertrieb · Deal · Warnung bei stillstehendem Deal“. Das Objekt sagt, was aufgenommen wird. Der Zweck sagt, was der Workflow ändert.
2. Schritt 02

   Eine Beschreibung mit Auslöser und Wirkung

   Schreiben Sie in ein, zwei Sätzen, was den Workflow startet, was er ändert und wen man vor einer Änderung fragt. Bleibt das Feld leer, schreibt HubSpot per KI eine Beschreibung; ersetzen Sie sie durch Ihre eigene.
3. Schritt 03

   Ein Ordner pro Team

   Legen Sie unter Automatisierung > Workflows auf der Registerkarte Ordner einen Ordner pro Team an und verschieben Sie die Workflows hinein. Die Filter nach Objekttyp, Ersteller und Aktionstyp finden den Rest.

   

4. Schritt 04

   Jedes Quartal eine Durchsicht

   Prüfen Sie die Workflows, die HubSpot zur Überprüfung markiert (Fehler in den letzten sieben Tagen), und die nicht verwendeten (ausgeschaltet oder 90 Tage ohne Aktionen). Löschen Sie, was niemand braucht; gelöschte Workflows lassen sich 90 Tage lang wiederherstellen.

Geben Sie das Recht, Workflows zu bearbeiten und zu veröffentlichen, nur den wenigen Personen, die Sales Operations verantworten. Alle anderen schlagen ihnen Änderungen vor.

Welche HubSpot-Edition Sie für Vertriebs-Workflows brauchen

Im Juli 2026 hat HubSpot in Agent Hub einen zweiten Workflow-Editor ergänzt, im Oktober 2026 noch als öffentliche Beta. Ein dorthin umgewandelter Workflow lässt sich nicht zurückwandeln, und sein Versionsverlauf beginnt von vorn. Für Vertriebs-Workflows wie die oben reicht das klassische Workflow-Tool.

Was in Deutschland, Österreich und der Schweiz anders ist

• Zeitzone und Arbeitszeiten. Legen Sie zuerst die Zeitzone des Accounts fest; ohne sie richten sich die Zeiten in Workflows nach der US-Ostküste. Lassen Sie Workflows Aktionen dann nur an Werktagen und zu Arbeitszeiten ausführen, damit keine Aufgabe um 3 Uhr nachts ankommt.
• Feiertage. Feiertage unterscheiden sich je Land und je Bundesland oder Kanton. Tragen Sie sie in den Workflow-Einstellungen als Pausendaten ein, jährlich wiederkehrend.
• Betriebsrat. Benachrichtigungen, die der Führungskraft die Inaktivität eines Vertriebsmitarbeiters melden, können als System zur Leistungsüberwachung gelten. In Deutschland (§ 87 BetrVG) und Österreich (§ 96 ArbVG) bestimmt der Betriebsrat bei solchen Systemen mit. Sprechen Sie mit dem Betriebsrat, bevor Sie die Warnung bei stillstehenden Deals einschalten.
• Eine Sprache für Namen. Teams, die auf Deutsch und Englisch arbeiten, sollten sich auf eine Sprache für Workflow-, Eigenschafts- und Ordnernamen einigen. Gemischte Namen machen eine Workflow-Liste innerhalb eines Jahres unlesbar.

Wie wir Vertriebsautomatisierung aufsetzen

In den meisten Accounts, die wir uns ansehen, fehlt kein Workflow. Das Problem sind zwanzig alte, die sich niemand abzuschalten traut. Deshalb beginnen wir mit dem, was schon da ist.

1. Schritt 01

   Audit

   Wir listen jeden Workflow und jede Pipeline-Automatisierung auf, mit Auslöser und den Eigenschaften, die sie schreiben. Sie sehen, welche sich in die Quere kommen, welche nichts tun und für welche niemand verantwortlich ist.
2. Schritt 02

   Planung

   Gemeinsam mit dem Vertrieb legen wir fest, welche Abläufe automatisiert werden, welche bei Menschen bleiben und wer welche Eigenschaft verantwortet. Sie bekommen einen Plan mit Reihenfolge und Fixpreis.
3. Schritt 03

   Umsetzung und Test

   Wir bauen jeden Workflow mit klarem Namen und klarer Beschreibung, testen ihn an Beispieldatensätzen und schalten ihn während der Arbeitszeit ein, den alten aus.
4. Schritt 04

   Übergabe

   Ihr Team bekommt die Ordnerstruktur, das Namensmuster und eine kurze Routine für die Durchsicht jedes Quartal. So bleibt der Account lesbar, wenn wir gehen.

Häufige Fragen