HubSpot Forecast: ein Sales Forecast, der stimmt

Gewichtete Pipeline, Prognosekategorie oder manuelle Prognose: welcher Zahl Sie trauen

Das HubSpot-Prognose-Tool zeigt vier Zahlen, und jede beantwortet eine andere Frage. Legen Sie vor dem ersten Review fest, welche Sie der Geschäftsführung berichten.

Die gewichtete Pipeline ist eine statistische Zahl. Über fünfzig Deals kommt sie nah heran, für jeden einzelnen Deal liegt sie aber daneben, denn ein Deal bei 60 % schließt mit 100 % oder mit nichts. Commit ist ein Urteil über einzelne Deals. Eine Prognose braucht beides.

So richten Sie das HubSpot-Prognose-Tool ein

Richten Sie die Prognose in dieser Reihenfolge ein. Die Ziele kommen zuletzt, weil eine spätere Änderung des Prognosezeitraums sie löscht.

1. Schritt 01

   Den Prognosebetrag wählen

   Gehen Sie zu Einstellungen > Objekte > Prognosen. Behalten Sie unter „Prognosedealbetrag“ die Option „Gewichteter Betrag“ oder wählen Sie „Gesamtbetrag“. Der gewichtete Betrag hilft erst, wenn die Phasenwahrscheinlichkeiten stimmen (siehe nächster Abschnitt).

   

2. Schritt 02

   Den Prognosezeitraum festlegen

   Wählen Sie monatlich oder vierteljährlich. Der Zeitraum gilt für alle Pipelines, nehmen Sie also den Zeitraum, in dem die Geschäftsführung berichtet. HubSpot fragt nach einer Bestätigung, weil die Änderung alle Umsatzziele und manuellen Prognosen löscht.
3. Schritt 03

   Den Phasen Prognosekategorien zuordnen

   Wählen Sie im Tab „Pipelines“ jede Pipeline und ordnen Sie jede Phase einer Kategorie zu: Nicht prognostiziert, Pipeline, Interesse geäußert oder Festgelegt. Aktivieren Sie „Prognosekategorien automatisieren“, damit die Kategorie der Phase folgt. HubSpot legt dafür einen Workflow an. Wenn Sie seine Logik ändern wollen, klonen Sie den Workflow zuerst, denn das Ausschalten der Einstellung löscht ihn.

   

4. Schritt 04

   Prognostizierbare Umsatzziele anlegen

   Klicken Sie unter Sales > Prognosen auf „Ziel erstellen“. Nehmen Sie die Vorlage „Prognostizierter Umsatz“, stellen Sie die Dauer auf den Prognosezeitraum ein und tragen Sie für jede Person oder jedes Team ein Ziel ein. Ein Ziel mit anderer Dauer erscheint nicht in der Prognose.
5. Schritt 05

   Einen Zeitplan für die Einreichung festlegen

   Klicken Sie im Prognose-Tool auf Aktionen > „Zeitplan für die Einreichung festlegen“. Legen Sie den Fälligkeitstag vor Ihr wöchentliches Review, wählen Sie die Teams und eine Erinnerung. Schalten Sie in den Einstellungen die Statusanzeige für manuelle Prognosen ein, damit HubSpot jede Person markiert, die acht Tage lang nichts aktualisiert hat.
6. Schritt 06

   Den richtigen Personen Zugriff geben

   Der Vertrieb braucht eine zugewiesene Sales- oder Service-Lizenz und Prognose-Berechtigungen, um im Tool zu erscheinen und einzureichen. Für die Einstellungen braucht es einen Super-Admin. Sollen Vertriebsmitarbeiter die Zahlen der anderen nicht sehen, beschränken Sie ihre Prognoseansicht auf das eigene Team.

So setzen Sie Deal-Wahrscheinlichkeiten aus Ihren eigenen Gewinnquoten

HubSpots Standard-Pipeline kommt mit 20, 40, 60, 80 und 90 %. Diese Standardwerte sind Platzhalter. Bis Sie sie durch Ihre eigenen Gewinnquoten ersetzen, ist die gewichtete Pipeline eine Schätzung, multipliziert mit Ihren Beträgen.

1. Schritt 01

   Ein Jahr abgeschlossener Deals nehmen

   Nehmen Sie die Deals einer Pipeline, die in den letzten 12 Monaten gewonnen oder verloren wurden. Mit weniger als etwa 30 abgeschlossenen Deals schwanken die Quoten zu stark. Behalten Sie bis dahin die Standardwerte und sagen Sie das im Review.
2. Schritt 02

   Je Phase zählen

   Zählen Sie für jede Phase die abgeschlossenen Deals, die sie erreicht haben, und wie viele davon gewonnen wurden. Ein Deal-Bericht mit Filter auf die Eigenschaft „Date entered“ der Phase liefert die Zahl. Ein Deal, der die Phase übersprungen hat, zählt als erreicht.
3. Schritt 03

   Die Quote als Phasenwahrscheinlichkeit eintragen

   Bearbeiten Sie unter Einstellungen > Objekte > Deals im Tab „Pipelines“ die Phase und tragen Sie die Quote als eigene Dealwahrscheinlichkeit ein, auf 5 % gerundet.
4. Schritt 04

   Alle sechs Monate neu zählen

   Gewinnquoten ändern sich mit dem Markt und dem Team. Zählen Sie alle sechs Monate neu, und jedes Mal, wenn Sie die Phasen ändern.

Die Wahrscheinlichkeit lässt sich auch direkt am Deal ändern, und sein gewichteter Betrag folgt. Überlassen Sie das der Vertriebsleitung. Sonst kommt das Bauchgefühl, das die Phasenquoten ersetzt haben, Deal für Deal zurück.

Acht Deal-Regeln für einen Sales Forecast, der stimmt

Ein Sales Forecast ruht auf drei Feldern jedes Deals: Phase, Abschlussdatum und Betrag. Diese acht Regeln halten die drei Felder richtig. Bauen Sie jede Regel in HubSpot ein, damit sie nicht von einer Rundmail abhängt.

• Das Abschlussdatum ist ein Datum, dem der Kunde zugestimmt hat. Fragen Sie ab dem Angebot nach dem Entscheidungs- oder Unterschriftstermin des Kunden und tragen Sie diesen ein, nicht das Datum, auf das der Vertrieb hofft.
• Kein offener Deal hat ein Abschlussdatum in der Vergangenheit. Eine gespeicherte Deal-Ansicht „offen, Abschlussdatum vor heute“ zeigt sie. Der Dealinhaber verschiebt das Datum oder schließt den Deal vor dem Review.
• Jede Phase hat Ausstiegskriterien. Zwei oder drei Tatsachen, die stimmen müssen, bevor ein Deal die Phase verlässt, formuliert als das, was der Kunde getan hat: „Budget bestätigt“, nicht „Follow-up gesendet“. Machen Sie sie mit bedingten Phaseneigenschaften zu Pflichtfeldern, damit kein Deal ohne sie weiterkommt.
• Jeder offene Deal hat einen nächsten Schritt mit Datum. Eine geplante Aufgabe oder ein Meeting. Ein Deal ohne geplanten nächsten Schritt steht still, egal wie kürzlich er bearbeitet wurde, denn auch Workflows und Integrationen bearbeiten Deals.
• Commit hat eine schriftliche Definition. Zum Beispiel: Die Entscheidungsperson hat den Auftrag bestätigt, der Unterschriftstermin steht, und bei Rechtsabteilung oder Einkauf ist nichts offen. Wer einen Deal von Hand nach „Festgelegt“ setzt, schreibt den Grund in das Feld „Nächster Schritt“.
• Der Betrag kommt aus dem Angebot. Sobald es ein Angebot gibt, folgt der Dealbetrag seinen Positionen. Davor nehmen Sie Ihre durchschnittliche Deal-Größe statt des größten Auftrags, den der Kunde vielleicht vergibt.
• Änderungen am Abschlussdatum werden gezählt. Legen Sie eine Eigenschaft „Änderungen am Abschlussdatum“ vom Typ Zahl an und einen Workflow, der bei jeder Änderung des Abschlussdatums 1 addiert. Ein Deal, dessen Datum sich zweimal ohne Phasenwechsel verschoben hat, verlässt Commit.
• Verloren heißt verloren. Ein Deal ohne Aktivität seit 60 Tagen wird mit Grund als verloren geschlossen. Der Deal lässt sich wieder öffnen, wenn der Kunde zurückkommt.

Das wöchentliche Forecast-Review in 30 Minuten

Eine Prognose wird in einem kurzen wöchentlichen Review besser. Teams, die einmal im Monat vor der Vorstandssitzung aufräumen, finden jeden Monat dieselben Fehler.

1. Schritt 01

   Vor dem Termin korrigiert der Vertrieb seine Ausnahmen

   Jede Person im Vertrieb geht eine gespeicherte Deal-Ansicht ihrer offenen Deals durch: mit Abschlussdatum in der Vergangenheit, ohne nächsten Schritt, mit zwei oder mehr Änderungen am Abschlussdatum oder mit „Ist stagnierend“. HubSpot setzt „Ist stagnierend“, wenn ein Deal 20 % länger in seiner Phase steht, als die gewonnenen Deals des Dealinhabers dort üblicherweise brauchen.
2. Schritt 02

   Der Vertrieb reicht seine Prognose ein

   Bis zum Fälligkeitstag reicht jede Person im Prognose-Tool oder in der Mobile-App eine Prognose für den Zeitraum ein und wählt die Deals hinter der Zahl aus.

   

3. Schritt 03

   Mit dem beginnen, was sich geändert hat

   Öffnen Sie das Prognose-Tool für das Team und vergleichen Sie Commit, die gewichtete Pipeline und die Einreichungen mit der Vorwoche. In der Deal-Liste einer Person zeigen farbige Punkte und Pfeile, welche Deals im Zeitraum die Phase gewechselt oder den Betrag geändert haben.
4. Schritt 04

   Die Deals in Commit und Best Case durchgehen

   Eine Frage je Deal: Was muss bis wann passieren, und wer auf Kundenseite tut es? Die Antwort kommt in das Feld „Nächster Schritt“ des Deals.
5. Schritt 05

   Die Vertriebsleitung reicht die Teamzahl ein

   Nach dem Termin reicht die Vertriebsleitung die Teamprognose ein. Die Teamprognose ist die Zahl, die die Geschäftsführung sieht.

So messen Sie die Forecast-Genauigkeit in HubSpot

Messen Sie die Genauigkeit der Prognose, sonst wird das Review nie besser. HubSpot berechnet die Genauigkeit für jede Person und jedes Team, die eine Prognose einreichen.

Klicken Sie im Prognose-Tool neben einer Person oder einem Team auf „Aktualisieren“ und dann auf „Verlauf anzeigen“. HubSpots Prognosegenauigkeit ist 1 minus die Abweichung zwischen gewonnenem Umsatz und Prognose, geteilt durch den gewonnenen Umsatz, und nie unter 0 %. Die Prognose in dieser Formel ist der Durchschnitt aller Einreichungen im Zeitraum. Eine Prognose von 400.000 € bei 500.000 € gewonnenem Umsatz ist zu 80 % genau.

• Bewerten Sie eine frühe Einreichung, nicht den Durchschnitt. Der Durchschnitt enthält die letzten Wochen, in denen das Ergebnis fast feststeht. Nehmen Sie die Einreichung an einem festen frühen Tag, zum Beispiel am 15. Tag des Quartals, und vergleichen Sie sie mit dem gewonnenen Umsatz. Eine Prognose ist am meisten wert, solange noch Zeit zum Handeln bleibt.
• Halten Sie die Zahl selbst fest. HubSpot zeigt Einreichungen bis zu einem Jahr zurück und hat keinen Bericht, der sie Woche für Woche vergleicht. Nehmen Sie die Zahl vom 15. Tag in Ihren Bericht an die Geschäftsführung auf.
• Sehen Sie sich die Genauigkeit je Person an. Liegt das ganze Team in dieselbe Richtung daneben, prüfen Sie die Wahrscheinlichkeiten und die Phasendefinitionen. Liegt eine Person daneben, liegt es an ihrem Urteil, und die Lösung ist ein Coaching-Gespräch.

Was das HubSpot-Prognose-Tool nicht kann, und wie Sie es lösen

Diese Grenzen zeigen sich nach der Einrichtung, wenn die ersten Zahlen nicht zu dem passen, was die Buchhaltung erwartet.

Prognosen je Person und der Betriebsrat in Deutschland und Österreich

Eine Prognose je Person vergleicht Menschen: Einreichungen, Genauigkeit, stillstehende Deals und Zielerreichung, jeweils mit einem Namen daran. Klären Sie in Deutschland und Österreich die Frage mit dem Betriebsrat vor dem Start.

• Der Betriebsrat redet mit. In Deutschland braucht Software, die Leistung oder Verhalten von Beschäftigten überwachen kann, die Zustimmung des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). In Österreich brauchen Systeme, die personenbezogene Daten von Beschäftigten über das Übliche hinaus verarbeiten, eine Betriebsvereinbarung (§ 96a ArbVG). Die Ansicht je Person im Prognose-Tool fällt unter beide Regeln.
• Legen Sie fest, wer was sieht. Die Prognose-Berechtigungen lassen sich auf das eigene Team beschränken. Stimmen Sie die Ansichten zusammen mit dem Zweck der Zahlen mit dem Betriebsrat ab, wie bei Vertriebsberichten je Person.

So richten wir einen Forecast in HubSpot ein

Wir beginnen bei den Deals und richten das Prognose-Tool zuletzt ein.

1. Schritt 01

   Die Daten prüfen

   Ein Jahr abgeschlossener Deals je Pipeline: Gewinnquoten je Phase, verschobene Abschlussdaten, offene Deals nach ihrem Datum, stillstehende Deals und fehlende Beträge.
2. Schritt 02

   Die Definitionen vereinbaren

   Ausstiegskriterien je Phase, was Commit bedeutet und die Regel für das Abschlussdatum, abgestimmt mit der Vertriebsleitung und, wo es einen gibt, mit dem Betriebsrat.
3. Schritt 03

   Sie in HubSpot einbauen

   Phasenwahrscheinlichkeiten, Pflichtfelder je Phase, Prognosekategorien, Ziele, die Ausnahmen-Ansicht und der Zähler für das Abschlussdatum.
4. Schritt 04

   Die ersten Reviews gemeinsam leiten

   Wir sitzen in den ersten vier wöchentlichen Reviews dabei, bis das Team sie ohne uns führt.

Häufige Fragen