HubSpot-Dashboards und Berichte für die Vertriebsleitung

Welche HubSpot-Edition Ihre Vertriebsberichte brauchen

Einfache Deal-Berichte und Dashboards gibt es in jeder Edition. Ziele, Prognosen und eigene Berichte brauchen Sales Hub Professional.

Die zehn Vertriebskennzahlen für Ihr HubSpot-Dashboard

Jede Kennzahl beantwortet eine Frage im wöchentlichen Termin. Ändert ein Bericht keine Entscheidung, gehört er nicht aufs Dashboard.

Drei Vertriebs-Dashboards, die Sie in HubSpot einrichten

Der Leitungstermin braucht Teamsummen, das Coaching-Gespräch die Deals einer Person, also bekommt jeder sein eigenes Dashboard. Ein drittes zeigt, welche Daten vor beiden Terminen zu korrigieren sind.

• Vertriebsleitung, wöchentlich. Gewonnener Umsatz gegen Ziel, gewichtete Pipeline, Abdeckung, neue Pipeline, Abschlussquote und Verlustgründe für das ganze Team. Filter nach Team und Quartal. Alle dürfen es ansehen, nur die Vertriebsleitung bearbeitet es.
• Eines je Person. Dieselben Berichte, gefiltert nach Inhaber: der eigene gewonnene Umsatz gegen das eigene Ziel, die offenen Deals, die Konversion zwischen Phasen und die hängenden Deals. Im Coaching-Gespräch zuerst auf die Konversion zwischen Phasen schauen, dann auf die Aktivität.
• Pipeline-Hygiene, vor dem Termin. Die Deals, die die anderen beiden verfälschen: offene Deals nach ihrem Abschlussdatum, offene Deals ohne Betrag, Deals ohne Inhaber, verlorene Deals ohne Grund. Jede Zahl hier sollte null sein, und jede Person korrigiert ihre eigenen Deals vor Montag.

So erstellen Sie ein Vertriebs-Dashboard in HubSpot

Bauen Sie das Dashboard zuerst aus den fertigen Vertriebsberichten. Benutzerdefinierte Berichte brauchen Sie nur für das, was diese nicht abdecken.

1. Schritt 01

   Dashboard anlegen

   Gehen Sie zu Berichterstattung > Dashboards und klicken Sie auf Dashboard erstellen. Wählen Sie eine der vorgeschlagenen Vorlagen oder Neues Dashboard. Benennen Sie es nach dem Termin, für den es da ist, etwa „Vertriebsleitung (wöchentlich)“, und legen Sie fest, wer es sehen darf. Mit „Anzeigen für jeden erlauben“ kann das Team es ansehen, ohne etwas zu ändern.

   

   

2. Schritt 02

   Berichte aus der Sales Analytics Suite hinzufügen

   Gehen Sie zu Berichterstattung > Berichte und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Sales. Öffnen Sie einen Bericht, etwa Quotenerreichung, setzen Sie die Filter und klicken Sie auf Bericht speichern. Wählen Sie „Zu vorhandenem Dashboard hinzufügen“ und Ihr Dashboard. Wiederholen Sie das für jede der zehn Kennzahlen.

   

3. Schritt 03

   Prüfen, wonach jeder Bericht gruppiert

   Öffnen Sie jeden Bericht im Dashboard und sehen Sie in den Einstellungen unter Dimension nach. Der fertige Bericht Erstellte Deals gruppiert nach der Person, die den Deal angelegt hat. Jeder Deal aus einem Import oder einer Integration landet so bei einer einzigen Person. Stellen Sie die Dimension auf „Für Deal zuständiger Mitarbeiter“ um und speichern Sie die Änderung im vorhandenen Bericht.

   

4. Schritt 04

   Schnellfilter hinzufügen

   Klicken Sie im Dashboard auf Schnellfilter und fügen Sie Zeitraum, Inhaber und Teams hinzu. Setzen Sie Team und Zeitraum einmal, und jeder Bericht auf Deal-Daten folgt. Berichte der Sales Analytics Suite wie Quotenerreichung und Gewichtete Pipeline-Prognose behalten ihren eigenen Zeitraum. Setzen Sie ihn deshalb auch dort.

   

5. Schritt 05

   Jeden Montag versenden

   Klicken Sie auf Teilen > Dieses Dashboard per E-Mail teilen, wählen Sie „Ja, dies ist eine wiederkehrende E-Mail“ und senden Sie es wöchentlich an alle, die im Termin sitzen. Wiederkehrende E-Mails gehen nur an HubSpot-Benutzer und zeigen die Daten, die die absendende Person sehen darf. Soll jede Person nur ihre eigenen Zahlen bekommen, richtet jede ihre eigene E-Mail ein.

Erst die Daten, dann das Dashboard

Ein Dashboard zählt nur zusammen, was der Vertrieb einträgt. Legen Sie diese Felder und Regeln fest, bevor Sie es bauen.

• Abschlussdatum heißt erwartetes Unterschriftsdatum. Solange der Deal offen ist, hält die zuständige Person es aktuell. Ist der Deal abgeschlossen, ist das Abschlussdatum der Tag der Unterschrift, auch wenn jemand den Deal Wochen später bearbeitet.
• Betrag an jedem Deal, netto, mit einer Währungsregel. Beträge verstehen sich ohne USt. Legen Sie fest, ob sie einmalig oder jährlich sind. Gewonnene Deals behalten den Wechselkurs ihres Abschlusstags, offene Deals nutzen den heutigen.
• Jede Dealphase hat eine schriftliche Austrittsregel. „Angebot gesendet“ heißt, das Angebot ist raus, nicht, dass der Kunde eines angefragt hat. Machen Sie die Felder, die eine Phase braucht, beim Wechsel in diese Phase zur Pflicht, in den Einstellungen der Pipeline-Phasen.
• Verlustgrund als Auswahlliste. HubSpots Eigenschaft Grund für verlorenen Abschluss ist standardmäßig Freitext. Eine Auswahlliste mit fünf bis acht Gründen macht den Verlustbericht lesbar.
• Immer ein Deal-Inhaber. Weisen Sie Deals aus Importen und Integrationen noch am selben Tag einer Person zu, sonst fallen sie aus jedem Bericht je Person.
• Eine Pipeline je Vertriebsprozess. Regionen und Teams sind Filter. Eigene Pipelines nur dort, wo sich die Phasen wirklich unterscheiden.

Machen Sie die Hygieneliste dann zu einem festen Teil der Woche. Eine gespeicherte Deal-Ansicht der offenen Deals nach ihrem Abschlussdatum kostet eine Person fünf Minuten am Freitag, vor dem Termin am Montag.

Warum HubSpot-Berichte und Vertrieb sich widersprechen

Sagt jemand im Vertrieb „die Zahl stimmt nicht“, rechnet der Bericht meist richtig, und die Deal-Daten sind veraltet. Prüfen Sie diese sieben Ursachen.

• Anderes Datumsfeld. Ein Bericht zählt nach Erstellungsdatum, der andere nach Abschlussdatum. „Deals in diesem Quartal“ meint dann zwei verschiedene Dinge.
• Kontakte statt Deals als Quelle. Ein Bericht auf Kontaktbasis zählt einen Deal einmal je Kontakt. Umsatzzahlen kommen immer aus Deals.
• Gewichtet oder ungewichtet. Die gewichtete Pipeline multipliziert jeden Betrag mit seiner Phasenwahrscheinlichkeit. Die gewichtete Summe liegt immer unter der Summe der offenen Beträge.
• Eigene Filter. Filter, die jemand beim Ansehen eines Dashboards setzt, gelten nur für diese Person, anders als die Schnellfilter des Dashboards. Jemand anderes sieht im selben Dashboard dann andere Zahlen.
• Berechtigungen. Wer nur eigene Deals oder die des eigenen Teams sehen darf, sieht im selben Bericht kleinere Summen.
• Verlorene Deals offen gelassen oder gelöscht. Ein alter offener Deal bläht die Pipeline auf. Ein gelöschter Deal fehlt in der Abschlussquote.
• Eine Definition hat sich geändert. Bekommt eine Phase oder ein Feld eine neue Bedeutung, tragen ältere Deals noch die alte. Notieren Sie das Datum der Änderung neben dem Bericht.

Was HubSpot-Vertriebsberichte nicht können, und der Ausweg

Die meisten HubSpot-Berichte zeigen die Pipeline, wie sie jetzt ist. Für vier häufige Wünsche brauchen Sie einen Umweg.

Berichte je Person und der Betriebsrat

Ein Dashboard je Person zeigt, wie jemand arbeitet. In Deutschland und Österreich stimmen Sie es ab, bevor Sie es einschalten.

• Deutschland. Software, die Leistung oder Verhalten von Beschäftigten überwachen kann, braucht die Zustimmung des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Berichte über Aktivität oder Ergebnisse je Person fallen darunter.
• Österreich. Systeme, die personenbezogene Daten von Beschäftigten über das Übliche hinaus verarbeiten, brauchen eine Betriebsvereinbarung (§ 96a ArbVG).
• Was hilft. Vereinbaren Sie, welche Berichte einzelne Personen zeigen, wer sie sieht und wofür sie genutzt werden. Teamsummen für den Leitungstermin, Einzelzahlen nur im eigenen Dashboard der Person und im Coaching.

So richten wir das Vertriebsreporting ein

Wir beginnen beim wöchentlichen Termin: welche Entscheidungen dort fallen und welche Zahlen es dafür braucht.

1. Schritt 01

   Definitionen abstimmen

   Was als Pipeline zählt, wann ein Deal als gewonnen gilt, welches Datum und welcher Betrag. Eine Seite, freigegeben von Vertrieb und Finanzen.
2. Schritt 02

   Die Daten bereinigen

   Pflichtfelder je Phase, Verlustgründe als Auswahlliste, ein Inhaber an jedem Deal und das Aufräumen alter offener Deals.
3. Schritt 03

   Die drei Dashboards bauen

   Leitung, je Person und Hygiene, zuerst aus den fertigen Berichten, mit Schnellfiltern und einer wöchentlichen E-Mail.
4. Schritt 04

   Nach vier Wochen prüfen

   Welche Berichte der Termin wirklich genutzt hat und welche Zahlen noch Streit auslösen.

Häufige Fragen