HubSpot Deal-Pipeline: einrichten und sauber halten

Deal-Phasen festlegen: nach dem, was der Kunde getan hat

Benennen Sie jede Phase nach einem Schritt, den der Kunde gemacht hat und den Sie belegen können: Ein Termin hat stattgefunden, der Bedarf ist bestätigt, ein Angebot ist angefragt. Dann ordnet jede Person im Vertrieb denselben Deal derselben Phase zu, und das Board zeigt, wo die Kunden wirklich stehen.

Phasen, die nach der Arbeit im Vertrieb benannt sind, etwa „Nachfassen“ oder „Angebot in Arbeit“, bedeuten für jede Person etwas anderes. Phasen, die nach einem Gefühl benannt sind, etwa „Heiß“, bedeuten gar nichts. Mit solchen Phasen wird die gewichtete Pipeline zum Ratespiel.

Schreiben Sie die Definition in die Phasenbeschreibung in den Pipeline-Einstellungen von HubSpot. Ihr Vertrieb sieht sie dann genau dort, wo er Deals verschiebt.

Wie viele Phasen eine Pipeline braucht

HubSpots Standard-Pipeline hat fünf offene Phasen: Termin vereinbart, Für Kauf qualifiziert, Präsentation vereinbart, Entscheidungsträger hat zugestimmt und Vertrag gesendet. Fünf oder sechs offene Phasen plus Gewonnen und Verloren sind die richtige Größe. Überspringen die meisten Deals eine Phase, legen Sie sie mit der nächsten zusammen. Liegen Deals wochenlang in einer Phase, während viel passiert, teilen Sie sie. Prüfen Sie die Phasen nach drei Monaten Nutzung noch einmal, wenn die ersten Deals ganz durchgelaufen sind.

Wahrscheinlichkeiten aus Ihren eigenen Abschlussquoten

HubSpots Standardwahrscheinlichkeiten von 20, 40, 60, 80 und 90 % sind Platzhalter. Ersetzen Sie sie durch den Anteil der Deals, die die jeweilige Phase erreicht haben und gewonnen wurden. Wie Sie das zählen, steht in unserem Ratgeber zum Forecast. Setzen Sie frühe Phasen nicht auf 0 %, um sie aus dem Forecast zu halten. Filtern Sie stattdessen den Forecast.

Wann sich mehr als eine Pipeline lohnt

Legen Sie eine weitere Pipeline nur an, wenn die Phasen sich unterscheiden. Verkaufen Teams, Marken oder Länder mit denselben Schritten, bleibt es bei einer Pipeline. Die Deals unterscheiden Sie dann über eine Eigenschaft, Team-Berechtigungen und gespeicherte Ansichten.

Ein Test hilft: Würden Sie diese Deals jemals in einer gemeinsamen Abschlussquote sehen wollen? Verlängerungen werden weit öfter gewonnen als Neugeschäft. Mischen Sie beides, sieht die Abschlussquote im Neugeschäft besser aus, als sie ist.

Die kostenlosen HubSpot-Tools haben nur die Standard-Pipeline. Starter erlaubt 15, Professional 100 und Enterprise 350 zusätzliche Pipelines, zusammengezählt über Deals, Tickets und alle anderen Objekte. Professional-Portale im neuen Preismodell bekommen 350. Stand Oktober 2026, laut HubSpots Hilfeartikel zu Pipelines.

Jede zusätzliche Pipeline kostet etwas im Reporting. Die Phasen-IDs sind in jeder Pipeline andere. Ein Bericht kann „Angebot versendet“ deshalb nicht über zwei Pipelines gruppieren, und das Board zeigt immer nur eine Pipeline. Brauchen Sie eine Summe über alle Pipelines, legen Sie eine Eigenschaft an, die den Schritt überall gleich benennt, und lassen Sie sie von einem Workflow füllen.

Deal-Pipeline in HubSpot einrichten, Schritt für Schritt

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor: zuerst die Phasen und ihre Bedeutung, dann die Durchsetzung, zuletzt das Board.

1. Schritt 01

   Pipeline erstellen

   Gehen Sie zu Einstellungen > Datenverwaltung > Objekte, wählen Sie Deals und öffnen Sie den Tab „Pipelines“. Klicken Sie auf „Pipeline erstellen“. Ab Professional können Sie eine Pipeline auch klonen. Dabei werden ihre Regeln, Pflichtfelder, Automatisierungen und Tags mitkopiert.
2. Schritt 02

   Phasen, Beschreibungen und Wahrscheinlichkeiten eintragen

   Tragen Sie jede Phase ein, ihr Ausstiegskriterium als Phasenbeschreibung und ihre Wahrscheinlichkeit. Behalten Sie eine Phase mit „Gewonnen“ und eine mit „Verloren“, sonst können HubSpots Vertriebsberichte die Deals nicht zählen.

   

3. Schritt 03

   Felder beim Wechsel in eine Phase zur Pflicht machen

   Klicken Sie in der Zeile der Phase unter „Regeln für bedingte Logik“ auf „Regel hinzufügen“, wählen Sie die Eigenschaften und setzen Sie den Haken bei „Erforderlich“. Ein bis drei Felder je Phase reichen. Ersetzen Sie für die Phase Verloren HubSpots Eigenschaft „Grund für verlorenen Abschluss“. Sie ist ein Freitextfeld, Berichte können sie also nicht gruppieren. Legen Sie stattdessen eine Auswahlliste mit fünf oder sechs Gründen an.

   

   

4. Schritt 04

   Pipeline-Regeln einschalten

   Beschränken Sie im Tab „Pipeline-Regeln“ das Erstellen von Deals auf die ersten ein oder zwei Phasen und verhindern Sie, dass Deals Phasen überspringen. Lassen Sie „Rückwärtsverschieben von Deals einschränken“ ausgeschaltet: Kunden gehen öfter einen Schritt zurück, als man denkt. Die Regeln brauchen ein Professional- oder Enterprise-Abonnement.

   

5. Schritt 05

   Zeit in der Phase einschalten

   Bei einer neuen Pipeline schaltet HubSpot die berechneten Phaseneigenschaften aus. Ohne sie gibt es kein Eintrittsdatum je Phase und keine Zeit in der aktuellen Phase, also zeigt kein Bericht, wo Deals hängen bleiben. Schalten Sie sie in der Phasentabelle ein, in der Spalte für die berechneten Phaseneigenschaften. Berechnete Phaseneigenschaften brauchen ein Professional- oder Enterprise-Abonnement.
6. Schritt 06

   Tags für Problem-Deals anlegen

   Im Tab „Deal-Tags“ hat HubSpot schon zwei Tags: Überfällig (Abschlussdatum vorbei) und Dringend (Abschlussdatum in den nächsten drei Tagen). Ergänzen Sie „Stillstand“ für offene Deals ohne Aktivität seit 14 Tagen und ohne geplanten nächsten Schritt, und „Keine nächste Aktivität“ für Deals, bei denen nichts im Kalender steht.

   

7. Schritt 07

   Die Board-Karten einrichten

   Öffnen Sie in der Board-Ansicht die Einstellungen und wählen Sie „Karteneinstellungen“. Zeigen Sie Betrag, Abschlussdatum, zuständige Person und die nächste Aktivität. Tags erscheinen standardmäßig auf den Karten, so fällt ein hängender Deal auf, ohne dass jemand ihn öffnet.

   

8. Schritt 08

   Die Phasen-Automatisierung prüfen

   Im Tab „Automatisieren“ setzt HubSpot das Abschlussdatum auf heute, wenn ein Deal gewonnen oder verloren wird. Lassen Sie das eingeschaltet, damit Berichte zeigen, wann Deals wirklich abgeschlossen wurden. Wird ein Deal wieder geöffnet, bleibt das alte Abschlussdatum stehen, außer Sie schalten dort das Leeren des Abschlussdatums ein. Im selben Tab kann HubSpot beim Eintritt in eine Phase eine Aufgabe erstellen, eine interne E-Mail-Benachrichtigung senden oder den Deal bearbeiten, ab Sales oder Service Hub Starter. Wann das reicht und wann Sie einen Workflow brauchen, steht in unserem Ratgeber zu Workflows im Vertrieb.

Eine HubSpot-Pipeline sauber halten

Jeder offene Deal braucht drei Dinge: ein Abschlussdatum in der Zukunft, einen nächsten Schritt im Kalender und einen Betrag ab dem Moment, in dem der Kunde den Bedarf bestätigt hat. Die Prüfungen unten finden die Deals, denen eines davon fehlt.

Halten Sie die Markierungen knapp. Trägt jede Karte einen Tag, liest niemand mehr die Tags.

Pflichtfelder gelten nur, wenn Menschen Deals direkt in HubSpot anlegen oder verschieben. Importe, Integrationen, Workflows und die API verschieben Deals ohne sie. Kommen Deals auf diesem Weg in Ihre Pipeline, legen Sie je Phase eine gespeicherte Ansicht an, die Deals mit leerem Pflichtfeld zeigt.

Wie Sie Änderungen am Abschlussdatum mit einem Workflow zählen und welche Regeln den Forecast stimmig halten, steht in unserem Ratgeber zum Forecast.

Das wöchentliche Pipeline-Review in 20 Minuten

Bereinigen Sie die Pipeline jede Woche. Ein Team, das einmal im Monat aufräumt, findet jedes Mal dieselben Probleme, nur mehr davon.

1. Schritt 01

   Zuerst bereinigt jede Person ihre eigenen Deals

   Bis Montag um 10 Uhr hat jede Person im Vertrieb ihre markierten Deals angesehen. Das Review ist nicht der Ort, um Daten einzutragen.
2. Schritt 02

   Mit den Markierungen beginnen

   Filtern Sie das Board nach den Tags Überfällig und Stillstand. Jeder markierte Deal bekommt eine von drei Antworten: ein neues, mit dem Kunden abgestimmtes Datum, einen gebuchten nächsten Schritt oder verloren.
3. Schritt 03

   Dann, was sich bewegt hat

   Sehen Sie sich die Deals an, die seit letzter Woche die Phase gewechselt haben. Fragen Sie, was der Kunde getan hat, und nicht, welches Gefühl die zuständige Person bei dem Deal hat.
4. Schritt 04

   Dann die späten Phasen

   Prüfen Sie bei jedem Deal in Angebot versendet und Mündliche Zusage das Abschlussdatum gegen den Plan des Kunden: seine Entscheidungssitzung, seine Budgetfreigabe, seinen Bestellprozess.
5. Schritt 05

   Ohne Bedauern als verloren schließen

   Ein Kunde, der nicht mehr antwortet, wird als verloren geschlossen, mit dem Grund „Keine Entscheidung“. Meldet er sich wieder, ist der Deal mit einem Klick wieder geöffnet und behält seine Historie.

Besprechen Sie nur, was im Datensatz steht. Erklärt jemand einen Deal, den HubSpot nicht zeigt, wird der Datensatz nach dem Termin aktualisiert. Eine Zahl zeigt, ob die Routine wirkt: der Anteil der offenen Deals mit einer Markierung. Achten Sie darauf, ob er sinkt.

Was HubSpot-Pipelines nicht können, und was Sie stattdessen tun

Was in Deutschland, Österreich und der Schweiz anders ist

• Beträge netto. Tragen Sie den Betrag ohne Umsatzsteuer ein, also den, mit dem Ihre Vertriebsziele rechnen. Verkaufen Sie in Euro und Schweizer Franken, schalten Sie mehrere Währungen ein und setzen Sie die Währung an jedem Deal. Dann rechnen Berichte in die Unternehmenswährung um.
• Auswertungen je Person und der Betriebsrat. Hinweise an Führungskräfte zu hängenden Deals und Dashboards je Person zeigen, wie einzelne Mitarbeitende arbeiten. In Deutschland braucht das die Zustimmung des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), in Österreich eine Betriebsvereinbarung (§ 96a ArbVG). Legen Sie fest, wer was sieht, bevor Sie sie einschalten.
• Öffentliche Ausschreibungen. Ausschreibungen laufen nach festen Fristen, die der Auftraggeber setzt. Geben Sie ihnen eine eigene Pipeline mit der Abgabefrist als Pflichtfeld ab der ersten Phase.

So richten wir Deal-Pipelines ein

Unser erster Schritt sind die Deals, die Ihr Team in den letzten zwölf Monaten gewonnen und verloren hat. Sie zeigen die Schritte, die Ihre Kunden wirklich gehen, bevor sich in den Einstellungen etwas ändert.

1. Schritt 01

   Echte Deals ansehen

   Welche Phasen haben gewonnene Deals durchlaufen, wo sind verlorene stehen geblieben, und wie lange hat jeder Schritt gedauert? Das zeigt, welche Phasen etwas aussagen und welche Ihr Vertrieb überspringt.
2. Schritt 02

   Die Definitionen festlegen

   Mit Ihrer Vertriebsleitung schreiben wir ein Ausstiegskriterium je Phase und legen fest, was wo Pflicht ist. Die Vertriebsleitung entscheidet, denn das Vertriebsteam tippt die zusätzlichen Felder.
3. Schritt 03

   In HubSpot umsetzen

   Phasen, Beschreibungen, Pflichtfelder, Regeln, Zeit in der Phase, Tags und das Board. Offene Deals wandern mit einer Zuordnung, die Sie freigeben, in die neuen Phasen.
4. Schritt 04

   Die ersten Reviews gemeinsam führen

   Wir sitzen bei den ersten wöchentlichen Reviews mit am Tisch und passen Schwellen und Phasen bei der Prüfung nach drei Monaten an.

Häufige Fragen