HubSpot-Angebote: Mehrwertsteuer, Rabatte und was nach der Annahme passiert

Welches HubSpot-Angebotstool haben Sie?

Seit September 2025 laufen in HubSpot zwei Angebotstools nebeneinander. Welches Ihr Team sieht, hängt davon ab, wann Ihr Account angelegt wurde und welche Lizenz jeder Benutzer hat.

An zwei Stellen stolpern Teams. Gibt ein Admin einem Benutzer eine Revenue Hub-Lizenz, verliert dieser Benutzer die alten Angebote und seine alten Vorlagen. Das verhindert nur der Schalter „Alte Angebotserstellung aktivieren“ unter Einstellungen > Datenverwaltung > Objekte > Angebote. Außerdem werden alte Vorlagen nicht übernommen. Das Migrationstool von HubSpot wandelt Standardvorlagen um und listet auf, was nachgearbeitet werden muss. Alles, was die alte Vorlage ausliest, etwa eine Anbindung an die Buchhaltung, braucht aber einen Test.

Unsere Sicht: Hat Ihr Account noch alte Angebote und verschicken Sie wenige einfache Angebote im Monat, bleiben Sie dabei. Wechseln Sie zu den neuen Angeboten, wenn Sie Genehmigungen nach Rabatt, Preisbücher oder Verträge und Abrechnung nach der Annahme brauchen.

HubSpot-Angebote einrichten, bevor das erste verschickt wird

Die meisten Probleme mit Angeboten beginnen, wenn jemand im Vertrieb das erste Angebot baut, bevor Steuern, Produkte und eine Vorlage eingerichtet sind. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor. Für einen Markt dauert das etwa einen Tag.

1. Schritt 01

   Für jeden Mehrwertsteuersatz einen Steuersatz anlegen

   Einstellungen > Umsatz > Steuer > „Erstellen Sie einen Steuersatz“. Legen Sie einen für jeden Satz an, den Sie berechnen, zum Beispiel 19 % und 7 % für Deutschland, 20 % für Österreich, 8,1 % für die Schweiz und 0 % für Reverse Charge. Der Käufer sieht den Namen, also nehmen Sie die Bezeichnungen Ihrer Rechnungen. Machen Sie dann den Regelsatz zum Standardsteuersatz, und HubSpot setzt ihn in jede neue Position ein. Geben Sie den Satz im Zahlenformat Ihrer Oberflächensprache ein: auf Deutsch 8,1 und nicht 8.1. Steuersätze lassen sich nicht löschen, nur auf inaktiv setzen.

   

2. Schritt 02

   Produkte in die Produktbibliothek eintragen

   Der Vertrieb wählt die Positionen (in HubSpot „Artikel“) aus der Produktbibliothek. Nehmen Sie die ERP-Artikelnummer als Artikelbezeichnung (SKU), den Nettopreis aus dem ERP und eine Beschreibung, die der Käufer versteht. Zuschläge wie die Expresslieferung sind ebenfalls Produkte. Ohne Produkte tippt der Vertrieb freie Zeilen, und Berichte darüber, was Sie verkaufen, bleiben leer.

   

3. Schritt 03

   Eine Vorlage je Markt oder Sprache bauen

   Einstellungen > Datenverwaltung > Objekte > Angebote > Angebots-Vorlagen. Blenden Sie das KI-Anschreiben aus, wenn Sie es nicht wollen, stellen Sie Sprache und Gebietsschema ein, tragen Sie Ihr Unternehmen als Verkäufer ein und schreiben Sie die Bedingungen. Sperren Sie die Bedingungen dann, damit der Vertrieb den Rechtstext nicht ändern kann. Was hineingehört, steht im Abschnitt zu den Pflichtangaben weiter unten.

   

4. Schritt 04

   Festlegen, wie lange ein Angebot gilt

   In den Angebotseinstellungen wählen Sie unter „Standardablauffrist festlegen“ die Frist. HubSpot schlägt 90 Tage vor. In Deutschland und Österreich sind Sie an ein Angebot für die genannte Frist gebunden. Wählen Sie also eine Frist, für die Sie Ihre Preise halten können. Im Tab Erinnerungen planen Sie Erinnerungen an den Käufer, bevor das Angebot abläuft.

   

5. Schritt 05

   Eine Genehmigungsregel festlegen

   Im Tab Genehmigungen schalten Sie die Angebotsgenehmigungen ein und legen eine Regel an, zum Beispiel: Angebote mit mehr als 10 % Gesamtrabatt gibt die Vertriebsleitung frei. Die Genehmigungsnotiz sagt dem Vertrieb, warum.

   

HubSpot-Angebot erstellen und senden

Jedes HubSpot-Angebot braucht einen Deal. Erstellen Sie das Angebot im Deal-Datensatz oder auf der Indexseite für Angebote mit ausgewähltem Deal. Wählen Sie dann die Vorlage für den Markt des Käufers und fügen Sie Positionen aus der Produktbibliothek hinzu.

• Annahme: Wählen Sie elektronische Unterschrift, „Drucken und unterschreiben“ oder „Ohne Unterschrift akzeptieren“. Mit „Drucken und unterschreiben“ ist keine Online-Zahlung möglich.
• Positionen in der Vorlage: Eine in der Vorlage gespeicherte Position landet in jedem Angebot, das aus ihr entsteht. Nutzen Sie das nur für eine Gebühr, die jeder Kunde zahlt.
• Mengen: Sind Online-Zahlung oder Abrechnung eingeschaltet, müssen Mengen ganze Zahlen sein.
• Nach dem Veröffentlichen: Ein veröffentlichtes Angebot lässt sich nicht bearbeiten. Um etwas zu ändern, ziehen Sie es zurück oder klonen es.

Mehrwertsteuer in HubSpot-Angeboten für Deutschland, Österreich und die Schweiz

HubSpot berechnet die Steuer nur für Verkäufer in den USA und Kanada automatisch. Alle anderen wählen je Position einen Steuersatz aus der Steuerbibliothek. Manuelle Steuersätze funktionieren gut, solange die Sätze und die Vorlage zu Ihren Rechnungen passen.

Im Angebot zeigt jede Position ihren Satz, und die Summen zeigen die Nettozwischensumme, die Steuer und den Betrag inklusive Steuer. Schalten Sie in der Vorlage die Steuer-IDs ein, damit die USt-IdNr. des Käufers in den Rechnungsdaten steht. Der Käufer kann sie vor der Annahme ergänzen oder korrigieren.

Was ein Angebot in Deutschland, Österreich und der Schweiz zeigen muss

Ein Angebot an einen bestimmten Kunden ist ein Geschäftsbrief. Was darauf stehen muss, regelt das Gesellschaftsrecht, egal mit welchem Tool es entsteht. Die Vorlagen von HubSpot ergänzen diese Angaben nicht von selbst.

Schreiben Sie diese Angaben in die gesperrten Bedingungen jeder Vorlage, wie oben bei der Einrichtung gezeigt. Ergänzen Sie, was Ihr Vertriebsprozess braucht: Nettopreise zuzüglich Umsatzsteuer, wie lange das Angebot gilt, Liefer- und Zahlungsbedingungen und Ihre Allgemeinen Verkaufsbedingungen. Hängen Sie die AGB als PDF an: Ein Angebot nimmt bis zu 10 Anhänge mit je bis zu 30 MB, und Sie können sie in die Signatur aufnehmen.

Rabatte, Zuschläge und Zwischensummen in HubSpot-Angeboten

Die neuen Angebote kennen Rabatte nur je Position, nicht auf das ganze Angebot. Die Tabelle zeigt, was geht, und den Umweg, wo es nicht geht.

Für jeden Umweg gilt eine Regel: Die Summe im Angebot muss dem entsprechen, was das ERP später berechnet. Ändert ein Umweg die Summe, merkt es die Buchhaltung einen Monat später.

Optionale Positionen, Alternativen und Varianten

Käufer wollen oft wählen: mit oder ohne Installation, zwei Maschinengrößen, ein oder drei Jahre Service. HubSpot-Angebote haben keine optionalen Positionen, die der Käufer ankreuzen kann. Jede Position zählt zur Summe, und der Dealbetrag folgt dem Angebot.

• Alternativen: Ein Angebot je Option im selben Deal. Das zuletzt veröffentlichte Angebot setzt den Dealbetrag. Sobald der Käufer eines annimmt, führt dieses Angebot.
• Optionale Extras: Nennen Sie sie mit Preis in den Bedingungen, nicht als Positionen. Fügen Sie sie als Positionen hinzu, sobald der Käufer zusagt.
• Preislisten mit Mengenstaffeln: Schicken Sie sie als Dokument. Ein Angebot nimmt der Käufer als Ganzes an.
• Auswahl im Angebot selbst: Dafür braucht es ein eigenes Angebotsmodul, gebaut von einem Entwickler, oder ein mit HubSpot verbundenes Dokumenten-Tool.

Angebotsgenehmigungen und elektronische Unterschrift

Standardgenehmigungen gibt es ab Revenue Hub Professional. Sie fügen bis zu 10 Genehmiger hinzu und lösen die Genehmigung über Eigenschaften des Angebots, seiner Positionen oder des Deals aus, etwa Gesamtrabatt, Betrag oder ein Produkt. Ein Genehmiger kann genügen, oder alle müssen zustimmen. Mit Enterprise laufen erweiterte Genehmigungen in mehreren Stufen nacheinander, zum Beispiel Teamleitung, dann Vertriebsleitung, dann Rechtsabteilung. Angebotsregeln, ebenfalls Enterprise, warnen oder blockieren, bevor ein Angebot verschickt wird, zum Beispiel wenn Produkte nur zusammen verkauft werden dürfen.

• Unterschrift: Die elektronische Unterschrift von HubSpot läuft über Dropbox Sign. Die Dropbox-Sign-Signatur ist keine qualifizierte elektronische Signatur und ersetzt deshalb nicht die Schriftform, wo das Gesetz sie verlangt. Die meisten B2B-Verträge brauchen keine besondere Form.
• Kontingent: Jedes veröffentlichte Angebot mit elektronischer Unterschrift zählt einmal gegen ein monatliches Kontingent von 25 Unterschriften je Revenue Hub Professional-Lizenz oder 50 je Enterprise-Lizenz. Ein Angebot, das nach dem Ablauf erneut verschickt wird, zählt noch einmal.
• Zugriff: Ein Angebotslink ohne Passwort oder E-Mail-Verifizierung ist öffentlich: Jeder, der ihn hat, kann das Angebot ansehen und unterschreiben. Schalten Sie für große Angebote die Identitätsverifizierung oder ein Passwort ein.
• Bestellungen: Viele Käufer nehmen per Bestellung an. Nutzen Sie „Ohne Unterschrift akzeptieren“ und lassen Sie den Käufer die Bestellnummer im Angebot eintragen.

Was nach der Annahme passiert

Mit der Annahme übergibt HubSpot an die Buchhaltung. Planen Sie diesen Teil, bevor das erste Angebot verschickt wird.

1. Schritt 01

   Der Deal

   Das angenommene Angebot wird zum primären Angebot des Deals, und seine Positionen und seine Summe ersetzen die des Deals. Ein Workflow, der auf den Angebotsstatus reagiert, setzt den Deal auf „Abgeschlossen und gewonnen“, damit die Prognose stimmt. Wie Sie die Phasen aufsetzen: Ratgeber zur Deal-Pipeline.
2. Schritt 02

   Vertrag und Abrechnung

   Mit Revenue Hub kann aus einem angenommenen Angebot ein Vertrag entstehen und daraus Rechnungen oder Abonnements. Online-Zahlungen laufen über HubSpot Payments, verfügbar in den USA, Großbritannien und Kanada, oder über Stripe.
3. Schritt 03

   Die Rechnung

   Unternehmen in Deutschland müssen anderen inländischen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen: ab 2027, wenn ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, ab 2028 alle. Stand Oktober 2026 beschreibt die HubSpot-Hilfe keine Ausgabe als XRechnung oder ZUGFeRD. Deshalb kommt die Rechnung bei den meisten deutschen Unternehmen aus dem ERP oder der Buchhaltungssoftware.
4. Schritt 04

   Der Auftrag im ERP

   Das angenommene Angebot geht als Auftrag ins ERP, mit der ERP-Kundennummer und den Artikelnummern. Ordnen Sie Positionen über Produkt und SKU zu, nie über ihre Reihenfolge, und gleichen Sie die Angebotssumme mit der Auftragssumme im ERP ab, bevor der Deal als abgerechnet gilt. Wie Sie diese Verbindung aufsetzen: HubSpot und Ihr ERP, mit eigenen Ratgebern für Business Central und SAP Business One.

Wann HubSpot-Angebote das falsche Werkzeug sind

So richten wir Angebote in HubSpot ein

Angebote berühren Vertrieb, Buchhaltung und ERP zugleich. Deshalb beginnen wir damit, woher die Preise kommen und wohin die Rechnung geht, und bauen das Angebot dazwischen.

1. Schritt 01

   Audit

   Wir sehen uns an, wie Angebote heute entstehen, woher Preise und Artikelnummern kommen und was nach der Annahme passiert: Auftrag, Rechnung, ERP.
2. Schritt 02

   Planung

   Welches Angebotstool, welche Vorlagen je Markt und Sprache, welche Genehmigungen und welche Daten ins ERP gehen. Zum Fixpreis.
3. Schritt 03

   Umsetzung

   Steuersätze, Produkte aus dem ERP, Vorlagen mit gesperrtem Rechtstext, Genehmigungen und der Workflow vom angenommenen Angebot zum gewonnenen Deal und zum Auftrag im ERP.
4. Schritt 04

   Test

   Wir spielen echte Angebote aus Ihrem letzten Monat durch, auch einen Reverse-Charge-Kunden und einen Rabatt über der Grenze, und vergleichen die Summen mit dem ERP.
5. Schritt 05

   Übergabe

   Eine Session für den Vertrieb, eine Seite mit den Regeln und ein Bericht: gesendete, angenommene und abgelaufene Angebote je Monat.

Häufige Fragen