Double-Opt-in in HubSpot: einrichten und Fehler beheben

Was Double-Opt-in in HubSpot tut und was nicht

Double-Opt-in prüft genau eine Sache: dass die Person, die eine E-Mail-Adresse in Ihr Formular eingetippt hat, auch das Postfach dazu besitzt. HubSpot sendet eine Bestätigungs-E-Mail, die Person klickt auf den Link, und ab dann gilt die Adresse als bestätigt. Vor dem Klick hält HubSpot jede Marketing-E-Mail an diesen Kontakt zurück.

Double-Opt-in entscheidet nicht, welche E-Mails ein Kontakt bekommt. Das regeln die Abonnementtypen, zum Beispiel Newsletter oder Veranstaltungen. Wer das Newsletter-Kästchen anhakt, ist sofort angemeldet, noch vor jedem Klick. Die Bestätigung gibt dann die E-Mails frei, für die er sich angemeldet hat. Eine Marketing-E-Mail wird nur mit beidem versendet.

• Nur Marketing-E-Mails. Persönliche E-Mails und Sequenzen aus dem Vertrieb hält Double-Opt-in nicht zurück. Vertriebs-E-Mails laufen über den Abonnementtyp „Eins-zu-eins“.
• Nicht WhatsApp oder SMS. HubSpots Double-Opt-in gilt für E-Mails. WhatsApp und SMS haben einen eigenen Abonnementstatus.
• Eine Adresse, eine Bestätigung. Der Status hängt an der E-Mail-Adresse. Ändert sich die primäre Adresse eines Kontakts, braucht die neue eine eigene Bestätigung.
• Bestehende Kontakte. Wenn Sie Double-Opt-in aktivieren, gelten Kontakte, die schon Marketing-E-Mails bekommen haben, als bestätigt („Confirmed from previous behavior“). Kontakte, denen Sie nie geschrieben haben, gelten als nicht bestätigt.

Bevor Sie es aktivieren: die Reihenfolge

Aktivieren Sie Double-Opt-in zuletzt. Sind Formulare und Abonnementtypen noch nicht fertig, bestätigen Sie Adressen, die für nichts angemeldet sind, und der erste Newsletter erreicht niemanden.

1. Schritt 01

   Abonnementtypen anlegen

   Einstellungen > Marketing > E-Mail > Abonnementtypen. Ein Typ pro Art von E-Mail, die ein Leser getrennt wählen würde, zum Beispiel Newsletter, Veranstaltungen und Produkt-Updates. Drei oder vier reichen. Jeder Typ wird ein Kontrollkästchen in Ihren Formularen und eine Zeile auf der Seite für die Abonnementeinstellungen.

   

2. Schritt 02

   Marketing-E-Mails auf angemeldete Kontakte beschränken

   Einstellungen > Datenschutz & Einwilligung. Sind die Datenschutzeinstellungen aktiv, was für Accounts im EU-Rechenzentrum der Standard ist, öffnen Sie „Empfohlene nächste Schritte zur Einhaltung der Vorschriften“ und aktivieren „E-Mails auf angemeldete Kontakte beschränken“. Marketing-E-Mails gehen dann nur an Kontakte, die angemeldet sind und eine rechtliche Grundlage haben. Den Rest dieser Einstellungsseite erklärt unser Ratgeber zum EU-Rechenzentrum.

   

3. Schritt 03

   Ein Kontrollkästchen pro Abonnementtyp ins Formular

   Fügen Sie im Formulareditor die Datenschutzoptionen hinzu. Legen Sie unter „Welche Einwilligungen möchten Sie einholen?“ ein Kontrollkästchen pro Abonnementtyp an. HubSpot lässt diese Kästchen nicht vorab anhaken. Ändern Sie dann unter „Was soll passieren, wenn jemand dieses Formular ausgefüllt hat?“ die Dankeschön-Nachricht so, dass sie auf das Postfach verweist.

   

   

4. Schritt 04

   Über bestehende Kontakte entscheiden

   Kontakte, denen Sie schon geschrieben haben, gelten als bestätigt. Kontakte aus einem anderen E-Mail-Tool, in dem sie schon bestätigt hatten, können Sie gesammelt als bestätigt markieren (siehe unten). Alle anderen bleiben unbestätigt und bekommen keine Marketing-E-Mails, bis sie sich neu anmelden.

So richten Sie Double-Opt-in in HubSpot ein

Gehen Sie zu Einstellungen > Marketing > E-Mail und öffnen Sie die Registerkarte Double-Opt-in. Klicken Sie auf „Double-Opt-in einrichten“. HubSpot führt Sie durch fünf kurze Schritte.

1. Schritt 01

   Standardsprache wählen

   Wählen Sie die Sprache, in der die meisten Ihrer Formulare sind. Kontakte bekommen die Bestätigungs-E-Mail in der Sprache des Formulars, das sie ausgefüllt haben, und in der Standardsprache, wenn keine Version passt.

   

2. Schritt 02

   Bestätigungs-E-Mail schreiben

   Geben Sie ihr eine klare Betreffzeile, etwa „Bitte bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse“. Mit Bearbeiten ändern Sie Text und Schaltfläche. Klicken Sie dann auf „Veröffentlichen und fortfahren“. HubSpot veröffentlicht die E-Mail erst, wenn Ihre Firmenadresse für die E-Mail-Fußzeile eingetragen ist.

   

   

3. Schritt 03

   Bestätigungsseite wählen

   Die Bestätigungsseite sehen Kontakte nach dem Klick. HubSpots Standardbestätigungsseite funktioniert. Eine eigene Landingpage kann sagen, was als Nächstes kommt, zum Beispiel wann der erste Newsletter eintrifft.

   

4. Schritt 04

   Bei Bedarf eine Follow-up-E-Mail

   Haken Sie „Follow-up-E-Mail verwenden“ an, um nach dem Klick eine Begrüßung zu senden. Formulare mit eigener Follow-up-E-Mail warten ohnehin auf die Bestätigung.

   

5. Schritt 05

   Aktivieren und festlegen, wo es gilt

   Aktivieren Sie auf der Registerkarte Double-Opt-in den Schalter. Wählen Sie unter „Verwalten, wo Double-Opt-in verwendet werden soll“ alle Formulare und Seiten, nur einige oder alle außer einigen. Die Auswahl der Formulare braucht Marketing Hub Professional oder Enterprise.

   

   

Double-Opt-in auf Deutsch und Englisch: zwei Sprachen in einem Account

Ein Unternehmen in Deutschland, Österreich oder der Schweiz braucht die Bestätigungs-E-Mail meist auf Deutsch und Englisch. Öffnen Sie auf der Registerkarte Double-Opt-in den Bereich „Double-Opt-in-E-Mails und -Seiten verwalten“ und klicken Sie auf „Sprache hinzufügen“. Jede Sprache bekommt eine eigene Bestätigungs-E-Mail, Bestätigungsseite und Follow-up-E-Mail. Setzen Sie sie danach im Menü Aktionen ihrer Zeile auf aktiv.

• Das Formular entscheidet. HubSpot wählt die Version nach der Sprache des Formulars, nicht nach dem Browser oder dem Land des Kontakts. Eine deutsche Seite mit einem Formular auf Englisch sendet die englische E-Mail.
• Prüfen Sie die Sprache jedes Formulars. Sie steht in den Einstellungen des Formulareditors. Ein über die API angelegtes oder aus einem alten kopiertes Formular steht oft noch auf der Standardsprache.
• Die Standardsprache lässt sich nicht deaktivieren, solange Double-Opt-in aktiv ist. Nehmen Sie die Sprache, in der die meisten Ihrer Formulare sind.
• Auf Deutsch schreiben, nicht übersetzen. HubSpots deutscher Standardtext ist eine Übersetzung. Förmliches „Sie“, ein kurzer Satz und eine Schaltfläche, die sagt, was sie tut: „E-Mail-Adresse bestätigen“.

Importierte und bestehende Kontakte: bestätigen oder die E-Mail einzeln senden

Ein Import löst nie die Bestätigungs-E-Mail aus und kann Kontakte nicht als bestätigt markieren. Es gibt zwei Wege.

1. Schritt 01

   Die Bestätigungs-E-Mail an einen Kontakt senden

   Öffnen Sie im Kontaktdatensatz das Menü Aktionen, wählen Sie „Opt-in-E-Mail senden“ und dann die Sprache. Die Aktion im Datensatz gilt für einen Kontakt nach dem anderen und nicht für Kontakte, die sich von allen E-Mails abgemeldet haben.

   

   

2. Schritt 02

   Kontakte gesammelt als bestätigt markieren

   Wählen Sie die Kontakte in der Kontaktliste aus, öffnen Sie Mehr und wählen Sie „Double-Opt-in-Status aktualisieren“. „Double-Opt-in für ausgewählte Kontakte bestätigen“ setzt den Status auf „Customer marked confirmed“ und sendet keine E-Mail. Nutzen Sie das nur, wenn Sie den Nachweis haben, zum Beispiel für Kontakte, die in Ihrem bisherigen E-Mail-Tool bestätigt haben. Sie ziehen aus einem anderen CRM oder E-Mail-Tool um? Den Import selbst behandelt unser Ratgeber zur CRM-Migration.

   

   

Schicken Sie der alten Liste keinen Newsletter mit der Bitte um Bestätigung. Ohne Bestätigung sendet HubSpot ihn nicht, und mit abgeschaltetem Double-Opt-in schreiben Sie Menschen an, die nie zugestimmt haben. Fehlt Ihnen der Nachweis, bitten Sie die Kontakte über Ihren Vertrieb oder bei der nächsten Veranstaltung, sich über ein Formular anzumelden.

Warum die Double-Opt-in-E-Mail nicht versendet wird, und andere häufige Fehler

Die Tabelle zeigt die Fehler, die in deutschsprachigen Accounts immer wieder auftauchen, jeweils mit Ursache und Lösung.

Ein eigenes Double-Opt-in mit einem Workflow

HubSpots Double-Opt-in hat zwei Lücken. Die Bestätigungs-E-Mail wird nur einmal versendet, ohne Erinnerung. Und Kontakte, die auf anderem Weg kommen, zum Beispiel Veranstaltungs-Leads über ein Automatisierungstool, bekommen sie nie. Ein Workflow schließt beide Lücken und braucht Marketing Hub Professional oder Enterprise.

Unsere Sicht: Lassen Sie HubSpots Double-Opt-in aktiv, beschränken Sie es aber auf ein Formular, das Sie nie verwenden („Nur für einige Formulare und Seiten aktiviert“). Die Werkzeuge am Kontakt bleiben, etwa der Bestätigungsstatus und das Senden aus dem Datensatz, und Ihr Workflow verschickt die E-Mails. Jedes Formular außerhalb davon sendet dann Marketing-E-Mails, ohne auf einen Klick zu warten. Ihre Workflows müssen den Status also selbst prüfen.

1. Schritt 01

   Auf das Abonnement auslösen, nicht auf das Formular

   Legen Sie einen Kontakt-Workflow an. Aufnahme: E-Mail-Abonnement „hat sich für Veranstaltungen angemeldet“, und E-Mail-Bestätigungsstatus ist unbekannt. Dieser Auslöser erfasst jede Quelle, Formulare wie Automatisierungen.
2. Schritt 02

   Eine eigene Bestätigungs-E-Mail senden

   Fügen Sie „E-Mail senden“ hinzu und erstellen Sie die E-Mail im Workflow. Schreiben Sie den Text, markieren Sie den Linktext und setzen Sie „Link zu“ auf „E-Mail-Abonnement-Link“ und „Abonnementtyp“ auf „Abonnementbestätigung“. Der Link zur Abonnementbestätigung schreibt den Klick in den Bestätigungsstatus, genau wie HubSpots eigene E-Mail.

   

3. Schritt 03

   Warten, prüfen, einmal erinnern

   Fügen Sie eine Verzögerung von drei Tagen ein, dann eine Verzweigung nach dem E-Mail-Bestätigungsstatus. Bestätigt geht zum Ende. Der Rest bekommt eine Erinnerung mit demselben Link. Eine Erinnerung reicht, mehr wirken wie Spam.

   

4. Schritt 04

   Jeden Marketing-Workflow auf den Klick warten lassen

   Workflows, die diesen Kontakten Marketing-E-Mails senden, beginnen mit einer Verzweigung oder einem Filter auf den Bestätigungsstatus. Nehmen Sie alle sechs bestätigten Werte: Confirmed, User clicked confirmation, HubSpot Rep. marked confirmed, Customer marked confirmed, Confirmed from previous behavior und Confirmed due to form.

Zwei gute Einsätze dafür: Downloads, bei denen die Datei erst nach dem Klick kommt, sodass eine falsche Adresse nichts bekommt, und Veranstaltungen, bei denen Leads aus einem Anmeldetool dieselbe Bestätigung bekommen wie Formular-Leads. Die Grundlagen zu Workflows stehen in unserem Ratgeber HubSpot-Workflows im Vertrieb.

So sehen Sie, wer bestätigt hat

Die Zahl der Newsletter-Abonnenten wirkt größer als die Zahl der Menschen, die Sie wirklich anschreiben können, weil sie alle mitzählt, die noch nicht geklickt haben. Ob ein Kontakt als bestätigt gilt, hängt vom Wert des „E-Mail-Bestätigungsstatus“ ab, wie ihn HubSpots Artikel Status der Double-Opt-in-Bestätigung verstehen aufführt. In der deutschen Oberfläche zeigt HubSpot die Werte auf Englisch, die deutsche Hilfe übersetzt sie. Die Tabelle nennt beide. Zwei Segmente zeigen dann das echte Bild.

1. Schritt 01

   Segment: bestätigte Abonnenten

   Kontakte > Segmente, aktives Segment. E-Mail-Abonnement „hat sich für Newsletter angemeldet“, und E-Mail-Bestätigungsstatus ist einer der sechs bestätigten Werte. Dieses Segment ist Ihr echtes Publikum.

   

2. Schritt 02

   Segment: Bestätigung ausstehend

   Dasselbe Abonnement, Status unbekannt, Confirmation Pending oder Confirmation Email Sent. Beobachten Sie die Zahl jeden Monat. Wächst sie, finden die Leute die E-Mail nicht: Prüfen Sie Betreff, Absender und Spam-Ordner.

   

Für einen einzelnen Kontakt öffnen Sie den Datensatz und in der Karte „Kommunikationsabonnements“ den Abonnementstatus. Die Registerkarte Verlauf zeigt, wann jedes Abonnement gesetzt wurde und woher es kam.

Double-Opt-in in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Ob die DSGVO oder deutsches, österreichisches und Schweizer Recht ein Double-Opt-in verlangen, und für welche E-Mails, ist eine Rechtsfrage. Die entscheidet Ihr Datenschutzbeauftragter oder Ihr Anwalt. Was die Software tut, ist klar, und für Unternehmen hier zählen diese Punkte.

• Der Nachweis liegt an zwei Stellen. Der Abonnementverlauf hält Datum und Quelle der Einwilligung fest. Der Eigenschaftsverlauf des „E-Mail-Bestätigungsstatus“ hält das Datum des Klicks fest. Zeigen Sie Ihrem Datenschutzbeauftragten beides, bevor Sie live gehen.
• EU-Accounts starten mit aktiven Datenschutzeinstellungen. Prüfen Sie die Einstellung trotzdem, und lassen Sie „E-Mails auf angemeldete Kontakte beschränken“ aktiv.
• Das Cookie-Banner ist etwas anderes. Double-Opt-in betrifft E-Mails, das Banner das Tracking. Diese Seite behandelt unser Ratgeber zum HubSpot-Cookie-Banner.
• Wo die Daten liegen. Bestätigungs-E-Mails, Klicks und Abonnements speichert HubSpot wie jedes andere Kontaktfeld. Was in Frankfurt bleibt, zeigt unser Ratgeber zum EU-Rechenzentrum.
• Die Lifecycle-Phase ist keine Einwilligung. Ein Abonnent hat sich für etwas angemeldet. Das heißt nicht, dass Sie ihm schreiben dürfen. Halten Sie die Einwilligung in den Abonnementtypen fest, wie unser Ratgeber zu den Lifecycle-Phasen erklärt.
• Eine Person, zwei Datensätze, zwei Bestätigungen. Ein doppelter Kontakt mit einer anderen Adresse braucht eine eigene Bestätigung. Wie Sie Duplikate gering halten, zeigt unser Ratgeber zu Duplikaten.

So richten wir Double-Opt-in ein

Wir beginnen mit den E-Mails, dann kommt die Einstellung: Welche E-Mails verschickt das Unternehmen, wer bekommt welche, und was muss einen Kontakt auch ohne Bestätigung erreichen?

1. Schritt 01

   Die E-Mails auflisten

   Newsletter, Veranstaltungen, Produktneuheiten, Downloads und die E-Mails, die gar kein Marketing sind, etwa Bestell- oder Vertragsmitteilungen. Bestell- und Vertragsmitteilungen laufen über Vertriebs-E-Mails oder über Transaktions-E-Mails, ein kostenpflichtiges Add-on.
2. Schritt 02

   Abonnements und Formulare bauen

   Drei oder vier Abonnementtypen, ein Kontrollkästchen für jeden in jedem Formular, die Sprache jedes Formulars gesetzt und die Datenschutzeinstellung geprüft.
3. Schritt 03

   Aktivieren und in beiden Sprachen testen

   Bestätigungs-E-Mail, Bestätigungsseite und Follow-up-E-Mail auf Deutsch und Englisch, getestet mit je einer echten Anmeldung.
4. Schritt 04

   Die Lücken schließen

   Ein Workflow für Quellen ohne Formular, eine Erinnerung, die zwei Segmente und ein monatlicher Blick darauf, wie viele nie klicken.

Häufige Fragen