Wechsel zu HubSpot: CRM-⁠Migration Schritt für Schritt

Import-Tool oder Smart Transfer: Welcher Weg passt zu Ihrem alten CRM?

Wählen Sie den Weg danach, wo Ihre Daten liegen und wie viel Historie mitkommen muss. HubSpot bietet zwei kostenlose Wege, kostenpflichtige Apps decken den Rest ab.

Was zu HubSpot umzieht und was zurückbleibt

Entscheiden Sie, was umzieht, bevor jemand eine Datei exportiert. Eine Migration kopiert das Durcheinander des alten CRM ins neue, wenn Sie es nicht bewusst zurücklassen.

• Felder. Exportieren Sie die Feldliste mit dem Füllgrad jedes Felds. Ein Feld, das in den letzten 12 Monaten niemand gefüllt hat, bleibt zurück. Meist ist die Hälfte der alten Felder nur ein Behelf für Grenzen des alten Tools.
• Kontakte. Lassen Sie Kontakte ohne E-Mail, ohne Aktivität seit Jahren und ohne Grund zum Aufbewahren weg. Weniger Kontakte heißt auch weniger Marketingkontakte, die Sie bezahlen.
• Deals. Übernehmen Sie offene Deals und die abgeschlossenen, die Ihre Berichte brauchen. Ältere verlorene Deals kommen ins Archiv.
• Duplikate. Führen Sie sie vor dem Import zusammen, mit einer schriftlichen Regel, welcher Datensatz gewinnt: der mit dem offenen Deal, dann der mit der jüngsten Aktivität, dann der vollständigste. Wie Sie Duplikate finden und zusammenführen: Duplikate in HubSpot.
• Der Rest. Behalten Sie einen vollständigen Export des alten CRM, schreibgeschützt und nach seinen IDs geordnet. Das ist Ihr Archiv für alles, was zurückbleibt.

Was nicht sauber zu HubSpot umzieht

Manche Daten lassen sich mit keinem Tool übertragen. Diese Liste sollten Sie kennen, bevor jemand „die ganze Historie“ verspricht.

HubSpot vor dem ersten Import vorbereiten

Bauen Sie zuerst die Struktur auf, damit jeder Wert aus der Datei einen Platz hat.

1. Schritt 01

   Rechenzentrum prüfen

   Europäische Unternehmen wollen ihre Daten im EU-Rechenzentrum von HubSpot. Ein späterer Umzug dorthin nimmt den Account bis zu 36 Stunden vom Netz und muss eine Woche vorher geplant werden. Entscheiden Sie also vor dem ersten Import.
2. Schritt 02

   Benutzer und Teams anlegen

   Jeder Zuständige in der Datei muss als Benutzer existieren, zugeordnet über Name oder E-Mail. Benutzer erhalten keine Benachrichtigung für Datensätze, die ihnen per Import zugewiesen werden.
3. Schritt 03

   Die Eigenschaft „Alte CRM-ID“ anlegen

   Legen Sie „Alte CRM-ID“ auf jedem Objekt an, das Sie importieren, mit der Regel „Eindeutige Werte für diese Eigenschaft verlangen“. Die Eigenschaft verknüpft Datensätze über Dateien hinweg, findet beim zweiten Import vorhandene Datensätze und verhindert Duplikate. HubSpot erlaubt zehn eindeutige Eigenschaften je Objekt.

   

4. Schritt 04

   Die übrigen Eigenschaften anlegen

   Ursprüngliches Erstelldatum, alter Zuständiger, alte Quelle und jedes Feld, das Sie behalten. Auswahlwerte müssen vor dem Import existieren, und die Datei muss ihre Bezeichnung oder ihren internen Wert verwenden.
5. Schritt 05

   Pipelines und Phasen aufbauen

   Jede Phase in der Datei muss in der Deal-Pipeline existieren, sonst wird der Deal nicht importiert. Bauen Sie die Phasen danach, wie Sie heute verkaufen: die Deal-Pipeline.
6. Schritt 06

   Automatisierungen für neue Datensätze abschalten

   Workflows, die Willkommens-E-Mails senden oder Aufgaben anlegen, würden für jeden importierten Datensatz laufen. Prüfen Sie auch die Einstellung, die Unternehmen aus den E-Mail-Domains der Kontakte anlegt: Wenn Kontakte andere Domains nutzen als ihr Unternehmen, schalten Sie sie aus.

In dieser Reihenfolge importieren: Unternehmen, Kontakte, Deals, Aktivitäten

Jedes Objekt verweist auf das vorherige. Importieren Sie zuerst Unternehmen, dann Kontakte mit der alten ID ihres Unternehmens, dann Deals mit beiden und zuletzt Notizen, Anrufe und Meetings mit ihrem Datum.

1. Schritt 01

   Objekte wählen

   Gehen Sie zu Datenmanagement > Datenintegration, klicken Sie auf „Daten importieren“ und wählen Sie „Erweiterte Importe (alle Objekte)“. Wählen Sie jedes Objekt in der Datei aus. Eine Datei kann Unternehmen, Kontakte, Deals und Notizen enthalten, eine Zeile je Verknüpfung. Oder Sie nehmen eine Datei je Objekt mit einer gemeinsamen Spalte.

   

2. Schritt 02

   Jede Spalte zuordnen

   Ordnen Sie jede alte ID der Eigenschaft „Alte CRM-ID“ ihres Objekts zu und das alte Erstellungsdatum der Eigenschaft „Ursprüngliches Erstelldatum“. Spalten, die Sie nicht brauchen, setzen Sie auf „Spalte nicht importieren“.

   

3. Schritt 03

   Fehler vor dem Import beheben

   HubSpot prüft beim Zuordnen die ersten 1.000 Zeilen. Eine Phase oder ein Auswahlwert, den es nicht gibt, erscheint als Fehler. Ersetzen Sie ihn hier durch eine vorhandene Option, oder korrigieren Sie die Datei und beginnen Sie neu.

   

4. Schritt 04

   Eindeutige ID und Formate festlegen

   Wählen Sie „Alte CRM-ID“ als Eigenschaft, über die HubSpot vorhandene Datensätze findet. Stellen Sie das Datumsformat auf Tag, Monat, Jahr und das Zahlenformat auf Ihr Land, damit 1.234,56 als Zahl gelesen wird. Setzen Sie nur Personen als Marketingkontakte, denen Sie E-Mails senden: Das bestimmt, was Sie bezahlen (Lizenzen und Marketingkontakte).

   

5. Schritt 05

   Aktivitäten mit Datum importieren

   Notizen, Anrufe, Meetings, Aufgaben und E-Mails brauchen ein „Aktivitätsdatum“, sonst tragen sie das Datum des Imports. Importe legen Aktivitäten an, aktualisieren sie aber nie. Importieren Sie jede Aktivität also nur einmal.
6. Schritt 06

   Abmeldungen importieren

   Importieren Sie jede Adresse, die sich im alten System abgemeldet hat, über „Liste der Kontakte, die sich von E-Mails abmelden sollen“. Diese Adressen werden nicht als Kontakte angelegt und nicht abgerechnet, erhalten aber nie eine Marketing-E-Mail.

   

Vor dem vollen Import 50 Datensätze testen

Importieren Sie zuerst eine kleine Stichprobe je Objekt, auch die unordentlichsten Datensätze, und lassen Sie die Leute prüfen, die die Daten kennen.

1. Schritt 01

   Stichprobe wählen

   Etwa 50 Datensätze je Objekt: Unternehmen mit vielen Kontakten, Namen mit Umlauten, Kontakte ohne E-Mail, offene und abgeschlossene Deals und Datensätze, deren Zuständiger nicht mehr im Unternehmen ist.
2. Schritt 02

   Zählen

   Die Importübersicht zeigt neue und aktualisierte Datensätze, neue Zuordnungen und Fehler. Vergleichen Sie jede Zahl mit der Datei.

   

3. Schritt 03

   Datensätze von Hand prüfen

   Öffnen Sie einige Datensätze und vergleichen Sie sie mit dem alten CRM: Unternehmen, Deals, Zuständige, Daten, Auswahlwerte und Sonderzeichen. Wer täglich mit den Daten arbeitet, findet die falsche Zuordnung.
4. Schritt 04

   Löschen und wiederholen

   Löschen Sie die Testdatensätze, korrigieren Sie die Datei und testen Sie erneut, bis nichts mehr überrascht. In Enterprise testen Sie stattdessen in einer Standard-Sandbox.

Umstellung: vom alten CRM wechseln

Stellen Sie an einem festen Tag um, damit nichts in zwei Systemen erfasst wird.

1. Schritt 01

   Stichtag festlegen

   Sagen Sie dem Team, ab wann das alte CRM nur noch lesbar ist und HubSpot das einzige System.
2. Schritt 02

   Altes CRM einfrieren

   In den letzten 48 Stunden vor der Umstellung keine Änderungen mehr.
3. Schritt 03

   Letzten Import ausführen

   Exportieren Sie erneut und importieren Sie mit „Erstellen und aktualisieren“ und „Alte CRM-ID“ als eindeutiger ID. Datensätze aus dem Test werden aktualisiert, neue angelegt. Mit Smart Transfer stoppen Sie die Synchronisierung nach dem letzten Lauf.
4. Schritt 04

   Alles umstellen, was Daten schreibt

   Website-Formulare, verbundene Postfächer, Telefonie und ERP-Anbindungen schreiben ab dem ersten Tag in HubSpot.
5. Schritt 05

   Altes CRM lesbar halten

   Behalten Sie den Lesezugriff einige Monate, dann kündigen Sie. Der Archiv-Export bleibt.
6. Schritt 06

   Die ersten 30 Tage prüfen

   Prüfen Sie in der ersten Woche täglich, dass neue Kontakte und Deals in HubSpot landen und keine mehr im alten CRM. Vergleichen Sie den ersten Monatsbericht mit dem letzten des alten Systems. Wenn Mitarbeitende weiter eigene Listen führen: So bringen Sie das Vertriebsteam zu HubSpot.

Von Excel, Pipedrive, Salesforce oder Dynamics 365 zu HubSpot: die Unterschiede

Die Schritte oben gelten für jede Quelle. Die folgenden Unterschiede kosten Zeit.

• Von Excel zu HubSpot. Eine Excel-Kundendatenbank hat keine IDs und oft mehrere Blätter. Geben Sie jeder Zeile eine ID, halten Sie ein Blatt je Datei, trennen Sie Namen in Vor- und Nachname und setzen Sie eine zweite E-Mail in „Zusätzliche E-Mail-Adressen“, getrennt durch Semikolons. Ein deutsches Excel speichert CSV-Dateien mit Semikolons und oft ohne UTF-8, was Umlaute zerstört. Laden Sie stattdessen die .xlsx-Datei hoch.
• Von Pipedrive zu HubSpot. Smart Transfer überträgt Personen, Organisationen, Deals, Produkte und Aktivitäten, die Aktivitäten nur mit Data Hub. Es überträgt E-Mail-Aktivitäten, keine protokollierten E-Mails. Anhänge, Deal-Teilnehmer und Produkte an Deals kommen in einer einmaligen Übertragung. Gewonnen-Zeitpunkt, Verloren-Zeitpunkt und erwartetes Abschlussdatum aus Pipedrive werden zu einem Abschlussdatum. Ohne Smart Transfer exportieren Sie jedes Element einzeln unter „Tools und Apps“ > „Daten exportieren“. Falls Sie noch vergleichen: HubSpot oder Pipedrive.
• Von Salesforce zu HubSpot. Leads und Kontakte werden beide zu HubSpot-Kontakten. Markieren Sie die früheren Leads deshalb über die Lifecycle-Phase. Opportunity-Kontaktrollen werden zu Verknüpfungen zwischen Deal und Kontakt. Formel- und Lookup-Felder werden nicht übertragen. Der Datenexport von Salesforce enthält Anhänge und läuft alle 7 Tage in Enterprise, Performance und Unlimited, alle 29 Tage in Professional. Mehr zu Opportunities, Dateien und dem Weg über die Synchronisierung: Von Salesforce zu HubSpot.
• Von Dynamics 365 zu HubSpot. Leads und Kontakte werden zu Kontakten, Accounts zu Unternehmen, Verkaufschancen zu Deals und Fälle zu Tickets. „Nach Excel exportieren“ endet bei 100.000 Zeilen je Export, große Tabellen brauchen also mehrere Exporte oder Smart Transfer. Produkte an Verkaufschancen kommen in einer einmaligen Übertragung. Falls Sie noch vergleichen: HubSpot oder Dynamics 365 Sales.

Datenschutz (DSGVO) beim Umzug

Eine Migration kopiert personenbezogene Daten in ein neues System. Klären Sie den Datenschutz vor dem letzten Import, nicht danach.

• Nur übernehmen, was Sie behalten dürfen. Kontakte nach Ablauf Ihrer Aufbewahrungsfrist oder ohne Grund zum Aufbewahren bleiben zurück. Im alten CRM vor dem Export zu löschen ist einfacher als danach in HubSpot.
• Rechtsgrundlage setzen. Mit aktivierten Datenschutzeinstellungen fragt HubSpot bei jedem Import nach der Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der enthaltenen Kontakte. Teilen Sie die Datei, wenn Kontakte unterschiedliche Rechtsgrundlagen haben.
• Jede Abmeldung übernehmen. Wer sich im alten System abgemeldet hat, bleibt abgemeldet. Importieren Sie die Abmeldeliste, bevor Sie die erste Marketing-E-Mail versenden.
• Dokumentation nachziehen. Akzeptieren Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag von HubSpot und tragen Sie HubSpot mit dem genutzten Rechenzentrum in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ein.

So führen wir eine CRM-Migration durch

Die meiste Zeit fließt in die Arbeit vor der ersten Datei: das Audit und die Entscheidungen.

1. Schritt 01

   Audit

   Datensatzzahlen, Feldnutzung, Duplikate und angebundene Systeme im alten CRM, und was das Team tatsächlich nutzt.
2. Schritt 02

   Entscheiden

   Was umzieht, was ins Archiv geht, das Datenmodell in HubSpot und die Zuordnung, abgestimmt mit den Verantwortlichen für die Daten.
3. Schritt 03

   Testen

   Importe von 50 Datensätzen je Objekt, geprüft von den Leuten, die mit den Daten arbeiten.
4. Schritt 04

   Umstellen

   Einfrieren, letzter Import, Formulare und Anbindungen umgestellt, altes CRM nur noch lesbar.

Häufige Fragen