Lifecycle-Phasen, Lead-Status und Deal-Phasen in HubSpot: was wohin gehört

Was ist der Unterschied zwischen Lifecycle-Phase, Lead-Status und Deal-Phase?

Probleme beginnen, wenn ein Feld zwei Fragen beantworten soll, etwa ein Lead-Status, der auch Angebote verfolgt.

Ein Kontakt kann mehrere dieser Felder zugleich tragen, ohne dass sie sich widersprechen. Ein Kunde aus dem Vorjahr hat die Lifecycle-Phase Kunde, einen offenen Deal für eine zweite Maschine und einen alten Lead-Status, den niemand zurückgesetzt hat.

1. Schritt 01

   Lifecycle-Phase und Lead-Status stehen am Kontakt

   Lifecycle-Phase und Lead-Status sind beides Eigenschaften im Kontaktdatensatz, standardmäßig in der linken Spalte. Hier ist der Kontakt eine Opportunity, und sein Lead-Status steht aus den ersten Anrufen noch auf „Kontakt aufgenommen“.

   

2. Schritt 02

   Die Deal-Phase steht am Deal

   Der Deal desselben Kontakts erscheint in der rechten Spalte, mit eigener Phase. Ein Kontakt mit drei Deals zeigt drei Deal-Phasen und weiterhin eine Lifecycle-Phase.

   

Wo passt das Lead-Objekt hinein, und brauchen Sie den Lead-Status noch?

Seit 2024 haben Sales Hub Professional und Enterprise ein Lead-Objekt. Ein Lead ist ein eigener Datensatz, verknüpft mit einem Kontakt oder Unternehmen, mit einer kurzen Pipeline: Neu, Versuch der Kontaktaufnahme, Kontakt aufgenommen, Qualifiziert, Disqualifiziert. Er übernimmt die Aufgabe, die der Lead-Status zu erfüllen versuchte, mit drei Unterschieden.

• Ein Datensatz je Versuch. Ein Kontakt kann über die Jahre mehrere Leads haben, einen je Produktlinie oder je Anlauf. Der Lead-Status hat einen Wert je Kontakt, also überschreibt jeder neue Anlauf den letzten.
• Ein Lead bewegt sich von selbst. Eine protokollierte E‑Mail oder ein Anruf verschiebt den Lead in „Versuch der Kontaktaufnahme“. Eine Antwort, ein als erreicht protokollierter Anruf oder ein abgeschlossenes Meeting verschiebt ihn in „Kontakt aufgenommen“.
• Jeder Lead endet mit einer Entscheidung. Ein qualifizierter Lead führt zu einem Deal. Ein disqualifizierter Lead braucht einen Grund, und bei Gründen wie schlechtem Timing fragt HubSpot nach einem Folge-Lead.

Unsere Sicht: Mit Sales Hub Professional nutzen Sie Leads und pflegen den Lead-Status nicht mehr. Zwei Felder, die dasselbe sagen, laufen früher oder später auseinander.

Wie Lifecycle-Phasen, Leads und Deals zusammenspielen: die Übergabe

Die Übergabe unten ist der Aufbau, den wir für B2B-Vertriebsteams mit Sales Hub Professional nutzen. Jeder Schritt hat genau einen Auslöser, sodass niemand eine Lifecycle-Phase von Hand setzen muss.

1. Schritt 01

   Lead: jemand zeigt Interesse

   Ein Formular, ein Download oder ein Messe-Scan legt den Kontakt an. Legen Sie Lead in den Pipeline-Regeln der Lifecycle-Phase als Standardphase für neue Kontakte fest. So kommt nichts ohne Phase herein.
2. Schritt 02

   Marketing-Qualified-Lead: das Marketing übergibt

   Ein Workflow setzt Marketing-Qualified-Lead, wenn ein Kontakt zu Ihrem Zielkunden passt und Kaufinteresse zeigt, etwa durch eine Demo-Anfrage oder einen Lead-Score über Ihrem Schwellenwert. Schreiben Sie diese Definition auf. Über genau diese Grenze streiten Marketing und Vertrieb.

   

3. Schritt 03

   Für den Vertrieb entsteht ein Lead

   Unter Einstellungen > Objekte > Leads > Pipelines schalten Sie in der „Automatisierung nach Vorlage“ die Automatisierung „Lead erstellen“ für die Phase Marketing-Qualified-Lead ein. Der Lead landet in der Phase Neu, beim zuständigen Mitarbeiter des Kontakts.

   

4. Schritt 04

   Sales-Qualified-Lead: der Vertrieb hat gesprochen

   Anrufe und E‑Mails verschieben den Lead von selbst in „Versuch der Kontaktaufnahme“ und „Kontakt aufgenommen“. Ein Workflow auf dem Lead setzt danach seinen primären Kontakt auf Sales-Qualified-Lead.

   

5. Schritt 05

   Opportunity: es gibt einen Deal

   Qualifiziert der Vertriebsmitarbeiter den Lead, legt er den Deal an. Die Pipeline-Regel „Erstellen eines Deals verlangen“ macht diesen Schritt zur Pflicht. Das Anlegen des Deals setzt den Kontakt und sein Unternehmen auf Opportunity, solange „Lifecycle-Phase festlegen, wenn ein Deal erstellt wird“ eingeschaltet ist. Wie Sie die Deal-Phasen selbst aufbauen: Deal-Pipeline in HubSpot.

   

6. Schritt 06

   Kunde: der Deal ist gewonnen

   „Abgeschlossen und gewonnen“ setzt Kunde. Spätere Verkäufe an dasselbe Unternehmen laufen als neue Deals durch die Pipeline, und die Lifecycle-Phase bleibt Kunde.

Lifecycle-Phasen so einrichten, dass sie sauber bleiben

HubSpot liefert acht Lifecycle-Phasen mit. Jede braucht einen Satz, der sagt, wer dorthin gehört, und einen Auslöser, der einen Kontakt hineinbringt.

1. Regel 01

   Einen Satz je Phase schreiben

   Tragen Sie jede Definition in die Phasenbeschreibung unter Einstellungen > Objekte > Kontakte > Lifecycle-Phase ein. Wer die Einstellungen öffnet, sieht sie, und der nächste Admin muss nicht raten.

   

2. Regel 02

   Nur die Phasen behalten, die Sie nutzen

   Jede Phase braucht eine Definition, einen Verantwortlichen und einen Auslöser. Abonnent zählt nur, wenn Sie einen Newsletter versenden, Fürsprecher nur, wenn jemand die Phase pflegt. Für mehr Detail auf dem Weg zum Verkauf nutzen Sie Leads und Deal-Phasen statt zusätzlicher Lifecycle-Phasen.
3. Regel 03

   Die Automatisierung die Phase setzen lassen

   Lassen Sie „Deal erstellt“ und „Deal gewonnen“ eingeschaltet. Setzen Sie Marketing-Qualified-Lead und Sales-Qualified-Lead mit Workflows. Setzt der Vertrieb die Phase von Hand, sagen die Datumswerte dahinter nichts mehr aus.
4. Regel 04

   Pipeline-Regeln einschalten

   Seit Juni 2026 gibt es für Lifecycle-Phasen Pipeline-Regeln, ab einem Professional-Abo: eine Standardphase für neue Datensätze, kein Überspringen, kein Zurücksetzen. Super-Admins, Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten von Eigenschaftseinstellungen, Workflows und die API sind ausgenommen. Ihre Automatisierung läuft also weiter.

   

5. Regel 05

   Über die Synchronisierung mit Unternehmen entscheiden

   „Lifecycle-Phasen synchronisieren“ überträgt die Phase des primären Unternehmens auf seine Kontakte, in eine Richtung. Das passt, wenn ein Unternehmen eine Einkaufsgruppe hat. Lassen Sie die Einstellung aus, wo ein Unternehmen mehrere unabhängige Käufer hat, etwa Werke oder Tochtergesellschaften. Sonst wird jeder Kontakt eines Kunden selbst zum Kunden.

Kann eine Lifecycle-Phase in HubSpot zurückgesetzt werden?

Ja, aber nur von Hand oder in zwei Schritten. Wer den Datensatz bearbeitet, kann eine frühere Phase wählen. Importe, Formulare, die API, Integrationen und Workflows bewegen sie nur vorwärts. Um zurückzugehen, müssen sie das Feld zuerst leeren.

Unsere Sicht: Machen Sie daraus keine Gewohnheit. Die Lifecycle-Phase ist eine Höchstmarke. Fällt ein Sales-Qualified-Lead nach jedem verlorenen Deal auf Lead zurück, zählt der Funnel-Bericht dieselben Menschen doppelt, und die Konversionsraten stimmen nicht mehr.

Erst leeren, dann setzen. Im Workflow leert die erste Aktion die Lifecycle-Phase, die zweite setzt die frühere Phase. Ohne die erste Aktion ignoriert HubSpot die zweite.

Was erhalten bleibt: Setzen Sie eine Phase von Hand zurück, löscht HubSpot das alte Datum „Zu … geworden“ der höheren Phase, behält aber „Datum des Eintritts“ und „Datum des Austritts“. Bauen Sie Ihre Berichte auf diesen beiden auf.

Verlorene Interessenten und ehemalige Kunden: was statt einer neuen Phase hilft

Legen Sie keine Lifecycle-Phase „Verloren“ an. Steht sie vor Kunde, bedeutet jeder verlorene Deal einen Schritt zurück. Steht sie nach Kunde, kann HubSpots Automatisierung diese Person nie wieder auf Opportunity oder Kunde setzen. Behalten Sie die Phase, und halten Sie den Grund dort fest, wo die Arbeit stattfand.

Ihre Nurturing-Listen filtern dann nach dem Grund, nicht nach der Phase. Ein Kontakt, der wegen des Timings wartet, bekommt andere E‑Mails als einer, der sich für einen Wettbewerber entschieden hat.

Ein Kontakt, zwei Geschäftsbereiche: eine Lifecycle-Phase

Ein Kontakt hat genau eine Lifecycle-Phase, auch wenn Ihr Unternehmen über zwei Sparten oder Marken verkauft. Ein Kunde Ihres Servicegeschäfts, der für Maschinen ein neuer Interessent ist, ist ein Kunde.

Nutzen Sie die Lifecycle-Phase für den Blick über das ganze Unternehmen, und verfolgen Sie jeden Bereich dort, wo mehr als ein Wert möglich ist:

• Deals in einer Pipeline je Bereich. Jeder Bereich sieht seine eigenen Verkäufe und seinen eigenen Forecast. Das deckt die meisten Fälle ab.
• Leads mit einem Leadtyp je Bereich. Die Akquise bleibt getrennt. Nur die Standard-Lead-Pipeline bekommt HubSpots automatische Phasenwechsel. Ein Leadtyp oder ein Lead-Label funktioniert deshalb besser als zusätzliche Lead-Pipelines.
• Eine eigene Eigenschaft je Bereich, etwa „Phase Maschinen“, nur wenn das Marketing nach Bereich segmentieren muss. Füllen Sie sie mit Workflows, nie von Hand.

Prüfen Sie auch die Synchronisierung mit Unternehmen. Ist „Lifecycle-Phasen synchronisieren“ eingeschaltet, macht ein Unternehmen, das bei einem Bereich kauft, alle seine Kontakte zu Kunden.

Fehler bei Lifecycle-Phasen, die wir am häufigsten sehen

• Partner in Sonstige, die später kaufen. Sonstige ist die letzte Phase. Ein neuer Deal setzt sie deshalb nie auf Opportunity, und ein gewonnener Deal macht sie nie zum Kunden. Nutzen Sie für Partner eine Eigenschaft für den Kontakttyp, und halten Sie alle, die kaufen könnten, aus Sonstige heraus.
• Die Lifecycle-Phase an jede Deal-Phase gekoppelt. Workflows, die für jeden Deal-Schritt einen Lifecycle-Wert setzen, überschreiben die Datumswerte und machen den Funnel-Bericht nutzlos. Zwei Berührungspunkte genügen: Deal erstellt und Deal gewonnen.
• Der Lead-Status als kleine Pipeline. Werte wie „Angebot verschickt“ oder „Gewonnen“ gehören in die Deal-Pipeline. Fünf oder sechs Werte, die die Vertriebsarbeit beschreiben, reichen.
• Importe, die alle auf Kunde setzen. Eine Lifecycle-Spalte mit Kunde lässt sich mit dem nächsten Import nicht korrigieren, weil Importe nur vorwärts gehen. Prüfen Sie diese Spalte vor jedem Import.
• Leads, die schon bei der Phase Lead entstehen. Dann landet jede Newsletter-Anmeldung beim Vertrieb. Legen Sie Leads bei Marketing-Qualified-Lead an, oder wenn ein Vertriebsmitarbeiter jemanden übernimmt.
• Kontakte ohne Phase. Ohne Standardphase bleiben Kontakte aus manchen Quellen leer und fallen aus jedem Bericht. Legen Sie eine Standardphase für neue Datensätze fest.

Was für Teams in Deutschland, Österreich und der Schweiz anders ist

• Die deutschen Bezeichnungen. In der deutschen Oberfläche heißt die Lifecycle Stage „Lifecycle-Phase“, der Lead Status „Lead-Status“ (im Kontaktdatensatz „Leadstatus“) und die Deal Stage „Deal-Phase“. Mehrere Phasen behalten ihren englischen Namen, etwa Lead, Opportunity und Sales-Qualified-Lead. Manche Ansichten zeigen außerdem Customer und Other statt Kunde und Sonstige. Einigen Sie sich auf einen Satz Begriffe für beide Sprachen, bevor Sie die Definitionen schreiben.
• Eine Phase ist keine Einwilligung. Abonnent heißt, dass sich jemand angemeldet hat, nicht, dass Sie ihm Werbung schicken dürfen. In Deutschland und Österreich braucht das eine nachweisbare Einwilligung, in der Praxis ein Double Opt-in. Halten Sie die Einwilligung in den Abonnementtypen und der Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fest, nie in der Lifecycle-Phase.
• Leadberichte je Vertriebsmitarbeiter und der Betriebsrat. Das Lead-Objekt erfasst je Lead-Inhaber, wie oft er Kontakt aufnimmt und wie lange es bis zum ersten Kontakt dauert. Wo es einen Betriebsrat gibt, brauchen Berichte, die einzelne Vertriebsmitarbeiter vergleichen, meist seine Zustimmung. Planen Sie das vor der Einführung ein.

So richten wir Lifecycle-Phasen und Leads ein

Unordentliche Lifecycle-Phasen kommen selten allein. Wo sie nicht halten, leiden meist auch die Lead-Zuordnung, der Funnel-Bericht und der Forecast.

1. Schritt 01

   Audit

   Wir listen alles auf, was die Lifecycle-Phase schreibt: Workflows, Importe, Formulare, Integrationen und Menschen. Sie sehen, wie viele Kontakte in jeder Phase stehen und wo sich Lead-Status und Deal-Phasen überschneiden.
2. Schritt 02

   Definieren

   Ein Satz je Phase, abgestimmt zwischen Marketing und Vertrieb, und der eine Auslöser, der einen Kontakt dorthin bringt.
3. Schritt 03

   Umsetzung

   Die Automatisierungseinstellungen, Workflows für die beiden qualifizierten Phasen, das Lead-Objekt mit seiner Automatisierung und die Pipeline-Regeln.
4. Schritt 04

   Bereinigen

   Kontakte in der falschen Phase werden einmal korrigiert, vorher mit einem Export, damit die Berichte mit richtigen Zahlen beginnen.
5. Schritt 05

   Sauber halten

   Ein monatlicher Blick auf die Zahl je Phase und auf Kontakte, die als Sales-Qualified-Lead ohne offenen Lead oder Deal stehen.

Häufige Fragen