HubSpot SAP Business One Integration: was Sie synchronisieren und welcher Weg passt

Gibt es eine HubSpot-Integration für SAP Business One?

Nein. HubSpot baut eigene Apps zur Datensynchronisierung für NetSuite und Business Central, aber nicht für SAP Business One. Die SAP-Seite von HubSpot verweist auf Partner-Apps im Marketplace und auf Integrationsplattformen.

Suchen Sie im Marketplace nach „SAP Business One“, finden Sie zwei Arten von Treffern: Apps, die Business One anbinden, und HubSpot-Partner, die Anbindungen bauen. Diese Apps entwickeln und betreuen ihre Anbieter.

Jeder Weg unten erreicht Business One über den Service Layer, die REST-Schnittstelle von Business One, oder direkt über die Datenbank. Die allgemeinen Fragen jeder ERP-Anbindung, etwa welches System welches Feld führt, behandelt der Ratgeber zur ERP-Anbindung. Dieser Ratgeber zeigt, was bei Business One anders ist.

SAP Business One CRM: Reicht es, oder brauchen Sie HubSpot?

SAP Business One bringt ein eigenes CRM-Modul mit: Geschäftspartner, Ansprechpartner, Aktivitäten, Opportunitys mit Stufen und Prognose sowie Kampagnen. Für manche Teams reicht das.

Was zwischen SAP Business One und HubSpot synchronisiert werden sollte

Beginnen Sie beim Geschäftspartner. In Business One hält ein Geschäftspartner das Unternehmen, seine Ansprechpartner, Adressen, Zahlungsbedingungen, Kreditlimit und Kontosaldo. In HubSpot stehen dieselben Angaben an einem Unternehmen und seinen Kontakten.

Synchronisieren Sie Summen vor Belegen. Offene Aufträge, Kontosaldo und das Datum der letzten Rechnung am Unternehmen beantworten die meisten Fragen des Vertriebs. Einzelne Rechnungen als HubSpot-Datensätze lohnen sich erst, wenn jemand eine Frage hat, die sie braucht.

Wo SAP Business One und HubSpot nicht zusammenpassen: acht Punkte, die Sie vorher klären

Diese acht Punkte kommen in fast jeder Business-One-Anbindung vor. Klären Sie jeden mit Ihrem Partner, bevor etwas synchronisiert wird.

• Der Geschäftspartner ist Unternehmen und Personen zugleich. HubSpot trennt sie in ein Unternehmen und Kontakte. Eine Anbindung muss beides anlegen und verknüpfen, sonst stehen Kontakte ohne Unternehmen da.
• Ansprechpartner haben keinen eindeutigen Schlüssel. Ihre ID in Business One ist der Name, eindeutig nur innerhalb eines Geschäftspartners, und die E-Mail-Adresse ist freiwillig. Kontakte ohne E-Mail lassen sich in HubSpot nicht abgleichen.
• Interessenten gibt es in beiden Systemen. Business One hat Geschäftspartner vom Typ Interessent, HubSpot hat Leads und die Lifecycle-Phase. Legen Sie fest, wo ein Interessent entsteht und wann er in Business One zum Kunden wird, meist mit dem ersten Auftrag.
• Ein Artikel, viele Preise. Ein Artikel hat auf jeder Preisliste einen Preis, und Geschäftspartner können Sonderpreise haben. Ein HubSpot-Produkt hat einen Preis je Währung. Preisbücher schließen einen Teil dieser Lücke, nicht die ganze.
• Aus dem Angebot wird ein Auftrag, daraus eine Rechnung. Business One führt jeden Beleg als eigenen Datensatz, verknüpft in einer Kette. In HubSpot gehört diese Kette an einen Deal.
• Bestände ändern sich oft. Vor Feature Package 2602 gab es kein Ereignis für eine Bestandsänderung. Anbindungen fragten Business One deshalb nach Zeitplan ab. Bei Tausenden Artikeln werden Stapel von je 100 Datensätzen langsam.
• Mehrere Mandanten. Gruppen betreiben oft einen Business-One-Mandanten je Land. Wenige Konnektoren führen mehrere in einem HubSpot-Account zusammen. Prüfen Sie das zuerst.
• Business One auf eigenen Servern. Der Service Layer muss für die Anbindung erreichbar sein, über die Cloud des Partners, ein VPN oder einen Agenten vor Ort.

Was sich 2026 geändert hat: Webhooks in Business One, Preisbücher in HubSpot

Zwei Änderungen aus 2026 machen Business-One-Anbindungen einfacher, als es die meisten Anbieterseiten noch beschreiben.

Business One meldet Änderungen selbst

Seit SAP Business One 10.0 Feature Package 2602 unterstützt der Service Layer Webhooks. Business One schickt eine Nachricht an eine HTTPS-Adresse, wenn ein Geschäftspartner, ein Artikel oder ein Beleg angelegt, geändert oder gelöscht wird. Die Änderung kann aus dem Desktop-Client, dem Web Client oder einer beliebigen Schnittstelle kommen. Feature Package 2608 nimmt eigene Felder in die Nachricht auf.

• Webhooks sind je Mandant zunächst aus. Ihr Partner installiert den Dienst Webhook Messenger und schaltet sie ein.
• Die Empfangsadresse muss HTTPS nutzen.
• Ein Mandant erlaubt anfangs 16 Abonnements. Ihr Partner kann die Grenze erhöhen.
• Business One protokolliert jede Nachricht und wiederholt fehlgeschlagene.

Mit Webhooks kommen Änderungen in Sekunden in HubSpot an statt beim nächsten geplanten Lauf, und niemand muss Tausende Artikel abfragen, um die wenigen geänderten zu finden. Sie brauchen Business One 10.0 FP 2602 oder neuer.

HubSpot hat Preisbücher

Seit Juni 2026 hat HubSpot Preisbücher (Price books): benannte Listen von Produkten mit eigenen Preisen, je eine Währung. Preisbücher passen gut zu den Preislisten aus Business One. Ein Deal bekommt ein Preisbuch zugewiesen, und Angebote an diesem Deal nutzen dessen Preise.

• Preisbücher brauchen Revenue Hub Enterprise.
• Jedes Preisbuch hat eine Währung. Preislisten in EUR und CHF werden zwei Preisbücher.
• Ein Preisbuch wird beim Anlegen eines Deals zugewiesen, über Zuweisungsregeln auf Deal-Eigenschaften oder von Hand. Ändert sich später das Unternehmen, weist HubSpot es nicht neu zu.
• Workflows können Preisbücher nicht nutzen. Die Workflow-Aktion „Artikel zu Deal hinzufügen“ nimmt den Preis aus der Produktbibliothek, nicht aus dem Preisbuch.
• Über die API lassen sich Produkte nur hinzufügen oder neu bepreisen, solange das Preisbuch inaktiv ist. Ein nächtlicher Preisabgleich aus Business One muss das Preisbuch aus- und wieder einschalten.

Sonderpreise für einzelne Geschäftspartner passen nicht in Preisbücher. Zeigen Sie sie dem Vertrieb am Unternehmen, oder lassen Sie Business One den Auftrag bepreisen.

Die Wege: Partner-App, Integrationsplattform oder eigene Anbindung

Wählen Sie den Weg danach, was der Vertrieb aus Business One braucht, wie oft es sich ändert und wer die Anbindung im Betrieb betreut.

Bei jedem Weg ist Ihr Business-One-Partner dabei. Der Partner richtet für die Anbindung einen Benutzer ein, öffnet den Netzwerkweg und berechnet seine Zeit oft gesondert.

So richten Sie die HubSpot-Seite ein

Bereiten Sie HubSpot vor, bevor ein Weg hineinschreibt. Diese fünf Schritte sind für jeden Weg gleich.

1. Schritt 01

   Die Kundennummer zum Schlüssel machen

   Öffnen Sie Einstellungen > Eigenschaften, wählen Sie Unternehmenseigenschaften und legen Sie eine einzeilige Texteigenschaft „SAP-Kundennummer“ in einer eigenen Gruppe an. Aktivieren Sie unter Regeln „Eindeutige Werte für diese Eigenschaft verlangen“. Entscheiden Sie das beim Anlegen; später scheitert das Einschalten, sobald zwei Unternehmen denselben Wert haben.

   

2. Schritt 02

   Die SAP-Daten am Unternehmen zeigen

   Legen Sie die übrigen Eigenschaften aus der Tabelle oben an, öffnen Sie ein Unternehmen und klicken Sie auf Anpassen. Fügen Sie der linken Seitenleiste eine Eigenschaftsliste „SAP Business One“ mit diesen Eigenschaften hinzu. Lassen Sie unter Benutzerberechtigungen den Schalter für das Hinzufügen weiterer Eigenschaften aus, damit die Karte für alle gleich bleibt.

   

   

3. Schritt 03

   Die Belegnummern an den Deal

   Legen Sie Deal-Eigenschaften für Angebotsnummer, Auftragsnummer und Auftragsstatus an, dazu eine zweite Karte am Deal. Der Deal bleibt ein Datensatz für den ganzen Verkauf; die Anbindung trägt die Nummern ein, sobald Business One die Belege anlegt.

   

4. Schritt 04

   Produkte über die Artikelnummer abgleichen

   Importieren oder synchronisieren Sie Artikel als HubSpot-Produkte, mit der Artikelnummer als SKU. Haben Sie Revenue Hub Enterprise, legen Sie dann je Preisliste und Währung ein Preisbuch an, dazu Zuweisungsregeln, die jedem Deal das richtige zuweisen.
5. Schritt 05

   Gewonnene Deals per Kontrollkästchen übergeben

   Legen Sie eine Deal-Eigenschaft „An SAP Business One senden“ an und einen Deal-Workflow, der startet, wenn sie angehakt ist. Seine Aktion übergibt den Deal an die Anbindung, etwa mit Webhook senden (Data Hub Professional oder Enterprise). Mit dem Kontrollkästchen entscheidet der Vertrieb, wann der Auftrag fertig ist. Ein reiner Phasenwechsel löst bei jedem gewonnenen Deal aus, auch bei Tests und Versehen.

   

Was Ihr SAP-Business-One-Partner tun muss

Nehmen Sie diese Liste zu Ihrem Partner mit, bevor Sie einen Weg wählen. Jeder Punkt kostet auf seiner Seite Zeit.

• Zugang. Der Service Layer erreichbar für die Anbindung: in der Cloud des Partners, über ein VPN oder mit einem Agenten auf Ihren Servern.
• Ein Benutzer für die Anbindung. Ein eigener Business-One-Benutzer mit nur den nötigen Rechten. Fragen Sie, ob dieser Benutzer in Ihrem Vertrag eine eigene Lizenz braucht.
• Die Version. Welche Business-One-Version heute läuft und ob ein Update auf FP 2602 oder neuer für Webhooks ohnehin ansteht.
• Webhooks. Der Dienst Webhook Messenger installiert und Webhooks für Ihren Mandanten eingeschaltet.
• Ein Feld für die HubSpot-ID. Ein benutzerdefiniertes Feld an Geschäftspartner und Belegen, das die HubSpot-ID hält, damit beide Seiten einander finden.
• Ein Testmandant. Eine Kopie Ihres Mandanten, damit Tests nie den Echtbetrieb berühren.

Was gilt für SAP S/4HANA?

Für SAP S/4HANA und SAP ECC nennt HubSpot eigene APIs, OData und Integrationsplattformen. Die Business-One-Apps oben decken sie nicht ab. Die Fragen bleiben dieselben: welches System welches Feld führt, was der Schlüssel ist und wie Belege an den Deal kommen. S/4HANA-Anbindungen laufen meist über SAP Integration Suite oder eine andere Integrationsplattform und brauchen SAP-Fachleute im Projekt.

SAP Business One in Deutschland, Österreich und der Schweiz

• Partnerbetriebene Systeme. Business One verkaufen und betreiben SAP-Partner. Viele Systeme laufen auf den Servern des Partners, manche noch im eigenen Haus. Jede Anbindung beginnt beim Partner, nicht bei SAP.
• Lokalisierung. Die deutsche, österreichische und Schweizer Version unterscheiden sich bei Steuern, Belegen und Buchhaltung. Feldnamen in Business One erscheinen auch auf Deutsch, wie in den Screenshots oben. Legen Sie die Feldliste deshalb mit Ihrem Partner in einer Sprache fest.
• Die Buchhaltung bleibt getrennt. In Deutschland geht die Buchhaltung oft über den Steuerberater an DATEV. HubSpot übernimmt offene Posten und Salden direkt aus Business One.
• Mehrere Währungen. Schweizer Unternehmen verkaufen oft in CHF und EUR. HubSpot braucht jede Währung im Account und je Währung ein Preisbuch.
• Datenschutz. Ein Konnektor oder eine Plattform, die Kundendaten bewegt, ist Auftragsverarbeiter. Prüfen Sie, wo die Daten verarbeitet werden, und schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Was nötig ist, entscheidet Ihr Datenschutzbeauftragter.

So verbinden wir HubSpot und SAP Business One

Wir beginnen damit, was der Vertrieb aus Business One sehen soll, und wählen den Weg gemeinsam mit Ihrem Business-One-Partner.

1. Schritt 01

   Die Liste mit dem Vertrieb abstimmen

   Welche Werte aus Business One der Vertrieb an Unternehmen und Deal braucht und welche Entscheidungen sie ändern. Meist weniger als auf der ersten Liste.
2. Schritt 02

   Schlüssel und Zuständigkeiten festlegen

   Der Geschäftspartner-Code als Schlüssel, ein führendes System je Feld, und wo Interessenten und Ansprechpartner entstehen.
3. Schritt 03

   Den Weg mit Ihrem Partner wählen

   Partner-App, Integrationsplattform oder eigene Anbindung, je nach Zugang, Version, Webhooks und wer sie betreut.
4. Schritt 04

   Auf Kopien testen

   Ein Testmandant in Business One und ein HubSpot-Test-Account, mit Massenänderungen und einem umbenannten Feld, dann der erste Abgleich mit Fehlerbenachrichtigungen vom ersten Tag an.

Häufige Fragen