HubSpot-Einführung im Vertrieb: so nutzt Ihr Team das CRM

Warum der Vertrieb HubSpot nicht nutzt

Geringe Akzeptanz ist ein Symptom. Jede Ursache hat ihre eigene Lösung in HubSpot, und mehr Schulung behebt fast keine davon.

Gehen Sie die Tabelle mit Ihrem Vertrieb durch. Fragen Sie jede Person, welche Zeile sie am meisten Zeit kostet, und fangen Sie mit dieser Zeile an. Für Daten, denen niemand traut, zeigt der Ratgeber zu Duplikaten, wie Sie bereinigen und welche Regeln danach helfen.

E-Mails, Meetings und Anrufe automatisch in HubSpot protokollieren

Jede Aktivität, die jemand abtippen muss, fällt an einem vollen Tag weg. Verknüpfen Sie die Tools, die Ihr Vertrieb ohnehin nutzt, dann füllt sich der Datensatz größtenteils von selbst.

1. Schritt 01

   Das Postfach jedes Vertriebsmitarbeiters verknüpfen

   Jede Person verknüpft ihre geschäftliche E-Mail unter Einstellungen > Allgemein > E-Mail > „E-Mail-Konto verknüpfen“. Die Postfach-Automatisierung ist optional: Sie übernimmt Kontaktdaten aus E-Mail-Signaturen und schlägt Follow-up-Aufgaben vor. Für Outlook zeigt der Ratgeber zum Outlook Add-in die Einrichtung und die häufigen Fehler.

   

2. Schritt 02

   Die Protokollierungsregel auf „Alle E-Mails protokollieren“ stellen

   Ein Admin stellt sie einmal für alle ein, unter Einstellungen > Datenverwaltung > Objekte > Aktivitäten auf der Registerkarte für E-Mail-Protokollierung und Tracking. HubSpot protokolliert dann jede E-Mail zwischen bekannten Kontakten und Benutzern mit verknüpftem Postfach, auch E-Mails, die direkt aus Outlook oder Gmail gesendet werden. E-Mails an Personen, die noch keine Kontakte sind, werden nicht protokolliert, und die Regel gilt nur für neue E-Mails.

   

3. Schritt 03

   Zuerst die „Nie protokollieren“-Liste füllen

   Tragen Sie auf derselben Seite Ihre eigene Domain, private Adressen und vertrauliche Kontakte wie Ihren Steuerberater in die „Nie protokollieren“-Liste ein. HubSpot protokolliert dann weder E-Mails noch Meetings mit ihnen. Jede Person kann zusätzlich eine eigene Liste in ihren E-Mail-Einstellungen führen.

   

4. Schritt 04

   Den Kalender verknüpfen

   Jede Person verknüpft Google Kalender oder den Outlook-Kalender unter Einstellungen > Allgemein > Kalender. Meetings mit vorhandenen Kontakten erscheinen dann von selbst an deren Datensätzen, auch Änderungen und Absagen. HubSpot legt für unbekannte Gäste keine Kontakte an, und Termine aus der Zeit vor der Verknüpfung werden nicht synchronisiert.

   

5. Schritt 05

   Über eine Nummer telefonieren, die protokolliert

   Anrufe vom eigenen Handy kommen nie in HubSpot an. Beim ersten Klick auf „Anrufen“ an einem Datensatz bietet HubSpot zwei Wege: eine Nummer von HubSpot, die ausgehende und eingehende Anrufe protokolliert, oder Ihre eigene Nummer, die nur ausgehende Anrufe protokolliert. Eine verknüpfte Telefonanlage protokolliert ebenfalls. Benutzer mit einer Sales-Hub- oder Service-Hub-Lizenz in Professional oder Enterprise erhalten ihre Aufzeichnungen automatisch transkribiert.

   

6. Schritt 06

   Besuche auf dem Handy protokollieren

   Der Außendienst protokolliert einen Besuch direkt danach in der mobilen HubSpot-App: am Deal über Mehr > Aktivität protokollieren > Meeting, mit Notiz, Ergebnis und Follow-up-Aufgabe in einem Schritt. Neue Kontakte kommen aus einer gescannten Visitenkarte oder einem QR-Code. Die App braucht eine Verbindung: Offline lassen sich Datensätze weder ansehen noch bearbeiten.

   

   

7. Schritt 07

   Prüfen, was im Datensatz ankommt

   Öffnen Sie eine Woche später einen Deal der Person. Anrufe, E-Mails, Meetings und Notizen stehen in der Chronik, ohne dass jemand sie abgetippt hat. In der Übersicht schreibt die KI von HubSpot aus diesen Aktivitäten eine Zusammenfassung des Deals. So hat der Vertrieb selbst etwas vom Protokollieren.

   

   

Wenn Ihr Team in Microsoft Teams mit Kunden spricht, zeigt der Ratgeber zu Teams, was davon in HubSpot ankommt.

Ein schlanker Deal-Datensatz: Der Vertrieb sieht nur, was er braucht

Wer einen Deal öffnet, will drei Dinge sehen: was der Deal wert ist, wann er abschließt und was als Nächstes passiert. Die meisten anderen Felder dienen jemand anderem. Bauen Sie den Datensatz für den Vertrieb.

1. Schritt 01

   Eine Teamansicht für den Vertrieb anlegen

   Gehen Sie zu Einstellungen > Datenverwaltung > Objekte, wählen Sie Deals, dann die Registerkarte „Anpassung von Datensätzen“ > „Teamansicht erstellen“. Teamansichten brauchen ein Professional- oder Enterprise-Abo. Nur die Hauptteammitglieder der zugewiesenen Teams sehen sie; alle anderen behalten die Standardansicht.

   

2. Schritt 02

   Eine neue Karte anlegen, nicht die Standardkarte ändern

   Die Standardkarte „Über diesen Deal“ erscheint in jeder Ansicht, die sie nutzt. Eine Änderung dort trifft also jedes Team. Legen Sie stattdessen für die Teamansicht eine eigene Karte mit Eigenschaften an, zum Beispiel mit Betrag, Abschlussdatum, nächstem Schritt und Zuständigem.
3. Schritt 03

   Felder erst abfragen, wenn sie zählen

   Halten Sie das Formular zum Erstellen kurz: Name, Betrag, Abschlussdatum, Zuständiger. Den Rest fragen Sie ab, wenn ein Deal die Phase erreicht, in der das Feld zählt, mit bedingten Phaseneigenschaften. Der Ratgeber zur Deal-Pipeline zeigt, wie Sie sie einrichten.
4. Schritt 04

   Ausblenden, was niemand ausfüllt

   Exportieren Sie die offenen Deals und zählen Sie, wie oft jede Eigenschaft einen Wert hat. Ein Feld, das bei fast jedem Deal leer bleibt, verschwindet aus der Ansicht des Vertriebs. Braucht es jemand anderes, kommt es in dessen Teamansicht.

Eine Grenze sollten Sie kennen: Pflichtfelder binden nur, wer in HubSpot arbeitet. Importe, Integrationen und die API können einen Deal auch ohne sie anlegen oder verschieben.

Der Sales-Workspace in HubSpot: ein Ort für den Start in den Tag

Der Vertrieb nimmt den Bildschirm an, der ihm sagt, was als Nächstes zu tun ist. In Sales Hub Professional und Enterprise ist das der Sales-Workspace. HubSpot hat am 27. April 2026 alle Accounts auf eine neue Version umgestellt.

1. Schritt 01

   Sales > Sales-Workspace öffnen

   Die Registerkarte „Zusammenfassung“ zeigt Aufgaben, die heute fällig, überfällig oder morgen fällig sind, getrennt nach Anrufen, E-Mails und To-dos. „Starten“ öffnet sie nacheinander. Jede Person braucht eine Sales- oder Service-Lizenz.

   

2. Schritt 02

   Unterwegs: derselbe Start in der mobilen App

   Die mobile HubSpot-App öffnet mit Vorschlägen: Meetings, die vorzubereiten sind, und Aufgaben, die abzuschließen sind. Ein Deal auf dem Handy zeigt die Phase, die nächste Aktivität und die letzten Anrufe, Meetings und Notizen.

   

   

3. Schritt 03

   Die Registerkarten einschalten, die Ihr Team nutzt

   Ein Super-Admin schaltet die Registerkarten Unternehmen, Leads und Deals für Benutzer oder Teams frei, unter Einstellungen > Tools > Sales-Workspace. Fügen Sie das Dashboard des Teams zur Registerkarte „Dashboard“ hinzu, damit der Vertrieb dieselben Zahlen sieht wie die Vertriebsleitung.
4. Schritt 04

   Aufgaben von selbst entstehen lassen

   Lassen Sie eine Automatisierung die Follow-up-Aufgabe anlegen, wenn ein Deal die Phase wechselt oder ein Angebot hinausgeht. Der Workspace füllt sich dann, ohne dass jemand eine Erinnerung tippt. Der Ratgeber zu Workflows im Vertrieb zeigt, welches Werkzeug für welchen Fall passt.
5. Schritt 05

   Vertriebsleitung: gespeicherte Ansichten statt „Als [Benutzer] anzeigen“

   Der neue Sales-Workspace bietet „Als [Benutzer] anzeigen“ nicht mehr an. Die Vertriebsleitung legt stattdessen eine gespeicherte Ansicht an, gefiltert auf die Person. Ein Super-Admin kann sich weiterhin als anderer Benutzer anmelden.

Die wöchentliche Vertriebsrunde in HubSpot führen

Der Vertrieb pflegt, was die Vertriebsleitung ansieht. Läuft das Pipeline-Review über eine Excel-Liste, bleibt die Liste aktuell und HubSpot nicht.

• Ein Bildschirm. Das Pipeline-Board, gefiltert auf die Person, oder das Team-Dashboard. Keine Exporte, keine Folien.
• Nicht in HubSpot, nicht besprochen. Ein Deal oder ein Anruf, der nicht in HubSpot steht, kommt in der Runde nicht vor. Sagen Sie es einmal und bleiben Sie dabei.
• Nach den Notizen fragen. Fragen Sie nach dem nächsten Schritt und der letzten Aktivität am Deal. Wer sieht, dass seine Notizen gelesen werden, schreibt sie weiter.
• Stille Deals zuerst. Offene Deals ohne Aktivität seit 14 Tagen kommen zuerst dran. So lohnt sich das Protokollieren während der Woche statt am Freitagnachmittag.
• Eine Bedeutung je Phase. Schiebt eine Person einen Deal bei der ersten Antwort weiter und eine andere erst beim mündlichen Ja, sagen die Zahlen nichts. Schreiben Sie auf, wann ein Deal in welche Phase darf.

Welche Berichte auf diesen Bildschirm gehören, steht im Ratgeber zu Dashboards für den Vertrieb.

So messen Sie die Akzeptanz von HubSpot im Vertrieb

Anmeldungen sagen wenig. Jemand kann HubSpot jeden Tag öffnen und die echten Notizen trotzdem im Notizbuch führen. Akzeptanz heißt, dass die Vertriebsarbeit in den Datensätzen ankommt. Das messen Sie.

Der Übergabetest

Wählen Sie einmal im Quartal fünf offene Deals und geben Sie jeden kurz an eine andere Person im Vertrieb. Erkennt sie allein aus dem Datensatz, wer der Käufer ist, was zuletzt passiert ist und was als Nächstes kommt? Überall, wo sie nachfragen muss, fehlt die Information in HubSpot.

Den Vertrieb messen: Betriebsrat und Datenschutz

Aktivitätsberichte je Person und E-Mail-Tracking zeigen, wie einzelne Menschen arbeiten. In Deutschland, Österreich und der Schweiz stimmen Sie sie ab, bevor Sie sie einschalten.

• Deutschland. Software, die überwachen kann, wie Beschäftigte arbeiten, braucht die Zustimmung des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Aktivitätsberichte je Person fallen darunter.
• Österreich. Kontrollmaßnahmen, die die Menschenwürde berühren, brauchen die Zustimmung des Betriebsrats (§ 96 ArbVG). Systeme, die Daten von Beschäftigten über das Übliche hinaus verarbeiten, brauchen eine Betriebsvereinbarung (§ 96a ArbVG).
• Schweiz. Systeme, die das Verhalten von Beschäftigten am Arbeitsplatz überwachen sollen, sind nicht erlaubt (Art. 26 ArGV 3). Nutzen Sie Berichte, um das Team zu planen und zu coachen, und halten Sie fest, wer was sieht.
• Was hilft. Vereinbaren Sie, welche Berichte einzelne Personen zeigen, wer sie sieht und wofür sie genutzt werden. Teamsummen für die wöchentliche Runde, Einzelzahlen für die Person selbst und im Vier-Augen-Gespräch.

E-Mail-Tracking ist ein eigener Schalter

Protokollieren speichert die E-Mail am Datensatz. Tracking zeigt, wann der Empfänger sie öffnet oder einen Link klickt. HubSpot weist selbst darauf hin, dass Tracking in Teilen der EU die Einwilligung des Empfängers erfordern kann. Entscheiden Sie darüber getrennt, unter Einstellungen > Datenverwaltung > Objekte > Aktivitäten.

Die ersten 30 Tage: die Reihenfolge der Arbeit

Mit der Schulung anzufangen ist der häufige Fehler: Der Vertrieb lernt ein System, das ihn noch Zeit kostet. Beginnen Sie mit der Arbeit, die HubSpot ihm abnehmen kann, und schulen Sie, was übrig bleibt.

1. Schritt 01

   Erst zusehen, dann bauen

   Woche 1. Setzen Sie sich je einen halben Tag zu zwei Vertriebsmitarbeitern. Notieren Sie, wo sie das Tool wechseln, etwas doppelt tippen oder eine eigene Liste führen. Diese Liste ist Ihr Plan.
2. Schritt 02

   Postfächer und Kalender verknüpfen

   Woche 1. Alle im Vertrieb, am selben Tag. Verknüpfte Postfächer und Kalender sparen das meiste Tippen für den geringsten Aufwand.
3. Schritt 03

   Deal-Datensatz und Formular zum Erstellen verschlanken

   Woche 2. Eine Teamansicht, vier bis sechs Felder auf der Karte des Vertriebs, Pflichtfelder je Phase.
4. Schritt 04

   Bereinigen, was der Vertrieb zuerst sieht

   Woche 2. Die eigenen offenen Deals, die eigenen Unternehmen, die Zuständigen. Alte Deals ohne Aktivität werden geschlossen oder übergeben.
5. Schritt 05

   Die wöchentliche Runde in HubSpot verlegen

   Woche 3. Ab jetzt läuft das Review über die Board-Ansicht und das Dashboard.
6. Schritt 06

   Das alte System abschalten

   Woche 4. Die Excel-Liste oder das alte CRM kann ab einem festen Datum nur noch gelesen werden. Sehen Sie sich dann zum ersten Mal die Aktivitäten je Person an, und sprechen Sie mit denen, die die niedrigsten Zahlen haben.

So bringen wir den Vertrieb dazu, HubSpot zu nutzen

Wir sehen dem Team beim Verkaufen zu, bevor wir im Portal etwas ändern. Dann nehmen wir ihm die Arbeit ab, die HubSpot erledigen kann.

1. Schritt 01

   Ansehen, wie das Team arbeitet

   Ein halber Tag mit dem Vertrieb und der Vertriebsleitung: welche Tools er nutzt, was er doppelt tippt, wonach die Leitung fragt. Im Portal: Protokollierung, Datensatz-Layouts, Pipeline-Regeln und Datenqualität.
2. Schritt 02

   Planen

   Eine kurze Liste in fester Reihenfolge zum Fixpreis: was verknüpft wird, welche Felder wegfallen, was der Workspace und die wöchentliche Runde zeigen.
3. Schritt 03

   Umsetzen

   Postfächer, Kalender und Telefonie verknüpft, Teamansichten, Phasenregeln, Workflows für Follow-up-Aufgaben, das Dashboard für die wöchentliche Runde.
4. Schritt 04

   Nach 30 Tagen messen

   Aktivitäten je Person, stille Deals und der Übergabetest. Was den Vertrieb dann noch bremst, kommt als Nächstes dran.

Häufige Fragen