HubSpot-Audit: eine Checkliste für einen Nachmittag

Vor dem HubSpot-Audit: nur lesen, ein Blatt führen

Erst prüfen, später korrigieren. Ein Audit, das unterwegs Dinge ändert, lässt sich hinterher nicht nachvollziehen, und manche Änderungen lassen sich nicht rückgängig machen.

1. Schritt 01

   Als Super-Admin anmelden

   Sicherheitszustand, Protokolle und das Ersetzen von Benutzern in Workflows funktionieren nur mit Super-Admin-Rechten. Führt eine Agentur das Audit durch, braucht ihr Benutzer für diesen Tag dieselben Rechte.
2. Schritt 02

   Zuerst exportieren

   Exportieren Sie Kontakte, Unternehmen und Deals mit allen Eigenschaften, dazu die Eigenschaftsdefinitionen jedes Objekts. Gelöschte Datensätze lassen sich 90 Tage lang wiederherstellen. Eine Zusammenführung lässt sich gar nicht rückgängig machen.

   

3. Schritt 03

   Ein Blatt führen

   Eine Zeile je Befund: Bereich, was Sie gefunden haben, wie viele Datensätze oder wie viel Geld, wer verantwortlich ist, was zu tun ist. Dieses Blatt ist das Ergebnis des Audits.
4. Schritt 04

   Den Health Check jetzt starten

   Öffnen Sie Datenmanagement > Datenmodell, Tab Health. Der Scan dauert bis zu 20 Minuten. Lassen Sie ihn laufen und beginnen Sie inzwischen mit Benutzern und Lizenzen.

HubSpots Health-Check-Tools und was sie übersehen

Stand Oktober 2026 hat HubSpot für die meisten Bereiche eines Audits ein Prüftool. Nutzen Sie diese Tools zuerst, denn sie zählen, was Sie sonst von Hand durchklicken würden. Keines der Tools weiß, wie Ihr Team verkauft, deshalb übersieht jedes etwas. HubSpots Hilfe erklärt jedes Tool einzeln, etwa den Data Model Health Check. Die Tabelle stellt sie nebeneinander.

Öffnen Sie in Enterprise auch Einstellungen > Account-Bereinigung. Ist die automatische Bereinigung aktiv, löscht HubSpot am Ersten jedes Monats Kontakte, Unternehmen oder Deals, die seit einer festgelegten Zeit nicht geändert wurden. Prüfen Sie, ob die Regel wirklich das tut, was Sie wollen.

HubSpot-Benutzer und Lizenzen: wer Zugang hat und wer bezahlt

Beginnen Sie hier. Benutzer und Lizenzen kosten jeden Monat Geld, und ihre Probleme zeigen sich nirgends sonst.

1. Prüfen 01

   Ungenutzte bezahlte Lizenzen

   Wo: Einstellungen > Benutzer & Teams, Tab Lizenzen. Der Tab zeigt für jeden Benutzer Lizenz, Einladungsstatus und letzte Aktivität.
   Warnsignal: eine bezahlte Lizenz ohne Aktivität in den letzten 30 Tagen oder eine Einladung, die niemand angenommen hat.
   Lösung: Setzen Sie Personen, die nur lesen, auf eine kostenlose Leselizenz. Entfernen Sie dann die nicht zugewiesenen Lizenzen. Die Rechnung sinkt erst bei der nächsten Verlängerung, erledigen Sie das also vorher. Welche Lizenz jede Rolle braucht: HubSpot-Lizenzen und Credits.

   

2. Prüfen 02

   Ausgeschiedene, denen noch etwas gehört

   Wo: Benutzer & Teams, Filter Status: Deaktiviert. Öffnen Sie jeden Benutzer und scrollen Sie zu Datensätze und Elemente des Benutzers überprüfen.
   Warnsignal: deaktivierte Benutzer, denen noch Kontakte, offene Deals, Aufgaben, Sequenzen oder Dashboards zugeordnet sind oder die in Workflows stehen. Ihre Aufgaben und Benachrichtigungen erhält niemand. Ihr Postfach ist getrennt, deshalb stoppen Sequenz-E-Mails in ihrem Namen.
   Lösung: Nutzen Sie für Datensätze Alle per Massenaktion zuweisen. Neben Workflow-Konfigurationen öffnet Alle anzeigen das Fenster Benutzer suchen und ersetzen: Es tauscht die Person in allen Workflows auf einmal gegen eine andere aus. Entfernen Sie sie auch aus Round-Robins und Terminseiten für Gruppen, sonst werden weiter Meetings mit ihr gebucht.

   

   

3. Prüfen 03

   Datensätze ohne zuständigen Mitarbeiter

   Wo: ein Segment von Kontakten, Unternehmen oder Deals mit dem Filter „Zuständiger Mitarbeiter ist unbekannt“.
   Warnsignal: neue Leads oder offene Deals ohne zuständigen Mitarbeiter. Workflows, Aufgaben und Berichte, die nach dem zuständigen Mitarbeiter gehen, überspringen sie.
   Lösung: Legen Sie für jeden Weg, auf dem Datensätze hereinkommen (Formulare, Importe, Integrationen), eine Zuweisungsregel fest. Weisen Sie dann den Rückstand zu.

   

4. Prüfen 04

   Zu viele Super-Admins

   Wo: Einstellungen > Sicherheit, Tab Berechtigungen.
   Warnsignal: mehr als zwei oder drei Super-Admins, Partnerbenutzer mit Super-Admin-Rechten, Benutzer ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung.
   Lösung: Behalten Sie zwei Super-Admins und geben Sie allen anderen einen Berechtigungssatz für ihre Rolle.

   

HubSpot-Eigenschaften: welche Felder Sie behalten, zusammenlegen oder archivieren

Alte Portale schleppen Hunderte eigene Eigenschaften mit. Die eigentlichen Kosten sind sechs Felder, die scheinbar dasselbe bedeuten, und Berichte, denen niemand traut, weil jedes Team ein anderes Feld nimmt.

1. Prüfen 01

   Zwei Felder für dasselbe

   Wo: Data Model Health Check, bei einem Objekt Review issues, Tab Properties, Problem „Duplicate property label“.
   Warnsignal: „Lead-Quelle“ und „Lead-Quelle (alt)“, beide noch von einigen Formularen oder Importen gefüllt.
   Lösung: Entscheiden Sie sich für ein Feld. Übertragen Sie die Werte, stellen Sie Formulare, Listen, Workflows und Berichte darauf um und archivieren Sie dann das andere.

   

2. Prüfen 02

   Leere und ungenutzte Felder

   Wo: derselbe Tab, Probleme „Low fill rate“ und „Inactive property“. Ohne Data Hub zeigt Datenmanagement > Datenqualität > Eigenschaftseinblicke Felder ohne Daten und ungenutzte Felder.
   Warnsignal: Felder, die vor Jahren für eine Kampagne oder einen Import angelegt wurden und noch auf Formularen und Datensatzseiten stehen.
   Lösung: Archivieren Sie sie, prüfen Sie aber vorher, dass kein Workflow darauf wartet, dass das Feld leer bleibt. Archivierte Eigenschaften lassen sich 90 Tage lang wiederherstellen, danach löscht HubSpot sie. Eine Eigenschaft, die in einer Liste, einem Formular oder einem Workflow steckt, lässt sich erst archivieren, wenn Sie sie dort entfernt haben.

   

3. Prüfen 03

   Felder, die etwas liest, aber niemand füllt

   Wo: das Problem „Low fill rate, high usage“, dann die Stellen, an denen die Eigenschaft verwendet wird. Die Verwendung auf der Eigenschaftsseite braucht Data Hub Professional oder Enterprise.
   Warnsignal: ein Listenfilter oder Workflow-Zweig auf einem Feld, das fast nie gefüllt ist. Der Zweig nimmt jedes Mal denselben Weg, ohne Fehlermeldung.
   Lösung: Öffnen Sie jede Verwendung. Liest sie das Feld, korrigieren Sie sie sofort: Die Automatisierung hat nie wie geplant funktioniert. Schreibt sie das Feld nur, ist der Workflow aus oder wird nie ausgelöst, und das kann warten.

   

4. Prüfen 04

   Leere Schlüsselfelder

   Wo: die Füllrate auf der Verwendungsseite jedes Schlüsselfelds (siehe oben): zuständiger Mitarbeiter, Lifecycle-Phase, Originalquelle, Betrag, Abschlussdatum.
   Warnsignal: wichtige Felder auf weniger als acht von zehn Datensätzen gefüllt.
   Lösung: Machen Sie sie dort zur Pflicht, wo sie zählen, etwa Betrag und Abschlussdatum, wenn ein Deal eine bestimmte Phase erreicht. Nutzen Sie Dropdown-Auswahlen statt Freitext.
5. Prüfen 05

   Freitext, wo eine Dropdown-Auswahl hingehört

   Wo: Felder für Land, Branche und Quelle in einer Kontaktansicht.
   Warnsignal: „Germany“, „DE“ und „Deutschland“ in einem Feld. Jeder Bericht teilt sie in drei Gruppen.
   Lösung: Ändern Sie den Feldtyp in eine Dropdown-Auswahl. HubSpot legt für jeden gefundenen Wert eine Option an, führen Sie die Optionen danach also zusammen. Exportieren Sie die Werte vorher.

   

6. Prüfen 06

   Ungenutzte Custom Objects

   Wo: im Data Model Health Check das Custom Object öffnen, Tab Configuration.
   Warnsignal: ein Custom Object mit einer Handvoll Datensätzen oder eines, das keinem anderen Objekt zugeordnet ist.
   Lösung: Übertragen Sie, was Sie brauchen, in Eigenschaften oder ein bestehendes Objekt, dann löschen Sie es. Wann ein Custom Object die richtige Wahl ist: HubSpot Custom Objects.

   

HubSpot-Pipelines und Lifecycle-Phasen an Ihren Vertrieb anpassen

1. Prüfen 01

   Tote Pipelines und leere Phasen

   Wo: Data Model Health Check, Deals, Tab Pipelines, und Einstellungen > Objekte > Deals > Pipelines.
   Warnsignal: eine Pipeline für ein Team oder Produkt, das es nicht mehr gibt, Phasen ohne Deals, eine Pipeline ohne Abschlussphase.
   Lösung: Verschieben Sie die offenen Deals, dann löschen Sie die Pipeline. Behalten Sie eine Pipeline je Vertriebsprozess. Teams können eine Pipeline teilen und sehen trotzdem nur ihre eigenen Deals.

   

2. Prüfen 02

   Deals, die sich nicht bewegen

   Wo: ein Deal-Segment mit den Filtern „Abschlussdatum ist mehr als 0 Tage her“ und „Deal abgeschlossen ist gleich Falsch“, dazu eines mit „Datum der letzten Aktivität ist mehr als 90 Tage her“.
   Warnsignal: offene Deals mit einem Abschlussdatum in der Vergangenheit oder seit drei Monaten ohne Aktivität. Festgefahrene Deals blähen die Pipeline und den Forecast auf.
   Lösung: Die zuständigen Mitarbeiter schließen sie als verloren oder setzen ein neues Abschlussdatum und einen nächsten Schritt, noch diese Woche.

   

3. Prüfen 03

   Phasen umbenannt, Automatisierungen nicht

   Wo: jeder Workflow, den eine Deal-Phase dieser Pipeline auslöst.
   Warnsignal: Eine Phase wurde umbenannt oder bedeutet jetzt etwas anderes, während ein Workflow noch nach der alten Bedeutung handelt.
   Lösung: Öffnen Sie nach jeder Änderung an einer Phase jeden Workflow, der sie nutzt.

   

4. Prüfen 04

   Lifecycle-Phase aus zu vielen Quellen

   Wo: der Eigenschaftsverlauf der Lifecycle-Phase bei einigen Kunden und der Tab Lifecycle stages im Health Check.
   Warnsignal: Formulare, Importe, mehrere Workflows und eine Integration setzen alle die Phase, sodass sie hin und her springt.
   Lösung: Legen Sie fest, welcher Phasenwechsel zu welchem Tool gehört, schreiben Sie es auf und entfernen Sie jede andere Stelle, die die Phase setzt.

   

HubSpot-Workflows: was noch läuft und was ohne Fehlermeldung scheitert

1. Prüfen 01

   Workflows mit Fehlern

   Wo: Automatisierung > Workflows, Schaltfläche Automatisierungsprobleme überprüfen.
   Warnsignal: Workflows, die seit Wochen auf „Muss überprüft werden“ stehen.
   Lösung: Beheben Sie sie oder setzen Sie das Problem auf Ignoriert, mit einer Notiz, die den Grund nennt.

   

2. Prüfen 02

   Ungenutzte Workflows

   Wo: Automatisierung > Workflows, Tab Integrität: Ungenutzte Workflows hatten 90 Tage lang keine Aufnahme.
   Warnsignal: Dutzende alte Workflows, und niemand traut sich, einen davon anzufassen.
   Lösung: Schalten Sie sie aus, warten Sie zwei Wochen und löschen Sie dann die, die niemand vermisst hat. Achten Sie auf Workflows, die nur einmal im Quartal oder im Jahr laufen, etwa Erinnerungen an Verlängerungen: 90 Tage ohne Aufnahme machen sie nicht zu ungenutzten Workflows. Gelöschte Workflows lassen sich 90 Tage lang wiederherstellen. Benennen Sie die Workflows, die Sie behalten, nach Team und Zweck.

   

3. Prüfen 03

   Benachrichtigungen, die niemanden erreichen

   Wo: jeder Workflow, der eine interne Benachrichtigung sendet oder eine Aufgabe für eine bestimmte Person oder ein Team erstellt.
   Warnsignal: Alle Empfänger sind ausgeschieden, oder das Team ist leer. Der Workflow meldet trotzdem Erfolg.
   Lösung: Senden Sie Benachrichtigungen an den zuständigen Mitarbeiter des Datensatzes oder an ein Team, das Sie aktuell halten, statt an bestimmte Personen.

   

4. Prüfen 04

   Mehrere Workflows schreiben dasselbe Feld

   Wo: die Verwendungen von Lifecycle-Phase, Leadstatus und zuständigem Mitarbeiter.
   Warnsignal: Drei Workflows setzen dasselbe Feld nach unterschiedlichen Regeln. Der Workflow, der zuletzt läuft, gewinnt.
   Lösung: Führen Sie sie zu einem Workflow je Feld zusammen. Wie Sie Workflows für den Vertrieb aufsetzen: HubSpot-Workflows für den Vertrieb.

   

5. Prüfen 05

   Ein Test-Lead von Anfang bis Ende

   Wo: Füllen Sie Ihr wichtigstes Kontaktformular mit einer erfundenen Person aus. Prüfen Sie nach zehn Minuten zuständigen Mitarbeiter, Lifecycle-Phase, E-Mails und Aufgaben. Den Aufnahmeverlauf eines Workflows können Sie nach diesem einen Datensatz durchsuchen.
   Warnsignal: Der Test-Lead hat zwei Willkommens-E-Mails bekommen, keinen zuständigen Mitarbeiter, oder er ist in Workflows für Kunden gelandet.
   Lösung: Korrigieren Sie den ersten Workflow, in den er aufgenommen wurde, und senden Sie dann einen weiteren Test-Lead.

   

HubSpot-Datenqualität: Duplikate, Lücken und Kontakte, die Sie bezahlen

1. Prüfen 01

   Duplikate

   Wo: Datenmanagement > Datenqualität, Tab Duplikate verwalten.
   Warnsignal: jeden Monat mehr neue Duplikate.
   Lösung: Schließen Sie zuerst die Quellen, dann führen Sie zusammen. Reihenfolge und Regeln: Duplikate in HubSpot.

   

2. Prüfen 02

   Kontakte ohne E-Mail, Unternehmen ohne Domain

   Wo: ein Kontaktsegment mit „E-Mail ist unbekannt“ und ein Unternehmenssegment mit „Domainname des Unternehmens ist unbekannt“.
   Warnsignal: Hunderte Datensätze, die HubSpot nicht zuordnen kann. Jeder Import legt sie neu an.
   Lösung: Ergänzen Sie bei Unternehmen die Domain. Löschen Sie leere Kontakte ohne jede Aktivität.

   

3. Prüfen 03

   Marketingkontakte, die Sie nicht anschreiben

   Wo: Kontakte mit „Marketingkontaktstatus ist Marketingkontakt“, kombiniert mit Hard Bounces, Abmeldungen oder seit einem Jahr keiner geöffneten E-Mail.
   Warnsignal: Kontakte, die Sie nicht anschreiben können oder wollen, zählen noch als Marketingkontakte. Marketingkontakte bestimmen Ihre Kontaktstufe in Marketing Hub und deren Preis.
   Lösung: Legen Sie sie als Nicht-Marketingkontakte fest.

   

HubSpot-Integrationen und Apps: wer was verbunden hat und was Sie noch brauchen

1. Prüfen 01

   Apps mit Fehlern oder ohne Aktivität

   Wo: Einstellungen > Integrationen > Verknüpfte Apps, Startseite für Verknüpfungen.
   Warnsignal: Einträge unter Benötigt Ihre Aufmerksamkeit oder Apps, deren letzte Aktivität Monate zurückliegt.
   Lösung: Verbinden Sie neu, was Sie nutzen, und deinstallieren Sie, was Sie nicht nutzen.

   

2. Prüfen 02

   Apps, die Ausgeschiedene verbunden haben

   Wo: die Spalte Installiert von und die Liste der Apps, die andere Benutzer installiert haben.
   Warnsignal: Die Person, die die ERP-Synchronisierung oder die Telefonanlage installiert hat, arbeitet nicht mehr bei Ihnen.
   Lösung: Machen Sie einen aktuellen Admin zum zuständigen Mitarbeiter der App und verbinden Sie Apps neu, die unter einem persönlichen Login laufen.

   

3. Prüfen 03

   Apps, die mehr schreiben als gedacht

   Wo: Verknüpfte Apps, Tab Einblicke zu Verknüpfungen: App-Aktivitätseinblicke, das App-Protokoll und Datensatzeinblicke (Datensätze, die jede App in den letzten 30 Tagen erstellt, aktualisiert, gelöscht oder zusammengeführt hat).
   Warnsignal: eine App, die Tausende Kontakte anlegt oder Datensätze löscht, mit denen niemand gerechnet hat.
   Lösung: Prüfen Sie ihre Synchronisierungseinstellungen und Feldzuordnungen mit der Person, die für dieses System verantwortlich ist.

   

4. Prüfen 04

   Wer Apps installieren darf

   Wo: Verknüpfte Apps, Tab Genehmigte Apps.
   Warnsignal: Jeder kann jede App installieren und ihr Zugriff auf Ihre Kontakte geben.
   Lösung: Genehmigen Sie Apps auf Anfrage und beschränken Sie Installationen auf Admins.

   

HubSpot-Berichte und Dashboards: die Zahlen gegen die Datensätze prüfen

1. Prüfen 01

   Drei Zahlen, mit denen die Führung arbeitet

   Wo: das wichtigste Vertriebs-Dashboard: Pipeline-Wert, gewonnene Deals in diesem Quartal, neue Leads in diesem Monat.
   Warnsignal: Dashboard und gefilterte Datensatzansicht zeigen nicht dieselbe Zahl.
   Lösung: Bauen Sie jede Zahl aus einer Deal- oder Kontaktansicht mit denselben Filtern nach. Korrigieren Sie den Bericht oder die Daten, bis beide übereinstimmen.

   

2. Prüfen 02

   Die Tabelle neben HubSpot

   Wo: Fragen Sie die Vertriebsleitung und das Vertriebsteam, welche Listen sie außerhalb von HubSpot führen.
   Warnsignal: ein Forecast oder eine Deal-Liste in Excel mit Spalten, die HubSpot nicht hat.
   Lösung: Diese Spalten zeigen, was in HubSpot fehlt, oft eine Phasendefinition oder ein Feld, für das niemand zuständig ist. Legen Sie die Felder am Deal an und beenden Sie die Nebenliste.
3. Prüfen 03

   Woher Leads kommen

   Wo: ein Bericht der Kontakte nach Originalquelle für die letzten zwölf Monate.
   Warnsignal: ein großer Anteil „Offline-Quellen“ oder „Direkter Traffic“, sodass niemand sagen kann, welcher Kanal Kunden bringt.
   Lösung: der Tracking-Code auf jeder Website, einheitliche UTM-Parameter und eine Quelle, die jeder Import und jede Integration setzt.

   

4. Prüfen 04

   Dashboards ohne Verantwortliche

   Wo: Berichte > Dashboards.
   Warnsignal: Dutzende Dashboards, mehrere heißen „Vertriebs-Dashboard“, gebaut von Ausgeschiedenen.
   Lösung: Ein Dashboard je Team mit einer verantwortlichen Person. Löschen Sie den Rest, nachdem Sie herumgefragt haben. Gelöschte Berichte lassen sich nur 14 Tage lang wiederherstellen.

   

Nach dem Audit: welche Korrekturen zuerst kommen

Sortieren Sie das Audit-Blatt in vier Gruppen: Geld, Risiko, Umsatzdaten und Ballast. Beheben Sie die Befunde in dieser Reihenfolge.

Archivieren Sie, bevor Sie löschen. Schalten Sie einen Workflow aus und warten Sie zwei Wochen. Archivieren Sie eine Eigenschaft, prüfen Sie, dass nichts kaputtgegangen ist, und lassen Sie HubSpot sie nach 90 Tagen löschen.

Wiederholen Sie danach jedes Quartal die Kurzfassung: Health Check, Sicherheitszustand, Tab Lizenzen und Automatisierungsprobleme. Die Quartalsprüfung dauert etwa eine Stunde.

HubSpot-Audit in Deutschland, Österreich und der Schweiz: was dazukommt

• Eine Rechtsgrundlage für jeden Kontakt, den Sie anschreiben. Sind die DSGVO-Einstellungen aktiv, filtern Sie Ihre Marketingkontakte nach einem leeren Feld „Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung von Kontaktdaten“. Diese Kontakte brauchen eine Rechtsgrundlage, sonst bekommen sie keine E-Mails mehr.
• Löschen Sie, was Sie nicht mehr brauchen. Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie Sie sie brauchen. Kontakte, die seit Jahren keine Aktivität und kein Geschäft haben, sollten Sie löschen, nicht nur als Nicht-Marketingkontakt festlegen.
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag für jede App. Jede verknüpfte App, die Kontakte liest, verarbeitet personenbezogene Daten. Prüfen Sie, dass Sie mit dem Anbieter einen Vertrag haben und wissen, wo er die Daten verarbeitet.
• Wo Ihre Daten liegen. Accounts im EU-Rechenzentrum von HubSpot zeigen app-eu1.hubspot.com in der Adresszeile des Browsers.
• Der Betriebsrat. Ein Bericht darüber, was jeder Benutzer in HubSpot tut, kann als Leistungskontrolle gelten. In Deutschland und Österreich hat der Betriebsrat dabei mitzureden. Prüfen Sie also Ihre Vereinbarung, bevor Sie Personen nach Aktivität vergleichen.
• Die deutsche Oberfläche. Einige neue Tools wie der Data Model Health Check erscheinen in einem deutschen Account noch auf Englisch (Stand Oktober 2026).

Häufige Fragen