HubSpot vs Pipedrive: welches CRM zu Ihrem Team passt

HubSpot oder Pipedrive: Welches CRM passt zu Ihrem Team?

Entscheiden Sie danach, woher Ihre Leads kommen und was Sie in einem Jahr berichten müssen. Reine Vertriebsteams sind mit Pipedrive gut bedient. Sobald Marketing und Vertrieb einen gemeinsamen Kundendatensatz brauchen, passt HubSpot.

Wenn Sie unsicher sind, schreiben Sie auf, was Vertriebsleitung und Marketing in zwölf Monaten sehen müssen. Ein Team, das heute nur verkauft, aber innerhalb eines Jahres mit Inbound-Marketing beginnt, startet besser gleich mit HubSpot und erspart sich eine zweite Migration.

Was ist der eigentliche Unterschied zwischen HubSpot und Pipedrive?

Pipedrive ist ein Vertriebstool, gebaut um die Pipeline. HubSpot ist eine Datenbank für Marketing, Vertrieb und Service, mit einem Vertriebstool darauf.

Der Unterschied zeigt sich im Arbeitsalltag. In Pipedrive sieht ein Verkäufer Deals, Aktivitäten und E-Mails, und wenig mehr. In HubSpot zeigt derselbe Kontakt auch das Formular, das er ausgefüllt hat, die E-Mails aus dem Marketing und jedes offene Ticket. Ob dieser Kontext zählt, hängt davon ab, wer sonst noch mit Ihren Kunden arbeitet.

Kosten und Preise von HubSpot und Pipedrive über drei Jahre

Für fünf Verkäufer, die Automatisierung brauchen, kostet Pipedrive Growth über drei Jahre 7.020 € und HubSpot Professional 16.200 €, plus die Onboarding-Gebühr von HubSpot. Beide Zahlen beruhen auf Listenpreisen bei jährlicher Abrechnung, netto.

Die E-Mail-Zeile von HubSpot ist neu. Seit dem 1. Oktober 2026 bezahlen neue HubSpot-Kunden in Europa Marketing-E-Mails mit Credits: 15 Credits, also 0,15 €, je E-Mail für die ersten 10.000 im Monat. Professional enthält 10.000 Credits im Monat. Ein Newsletter an 5.000 Kontakte verbraucht 75.000. Der Versand über die enthaltenen Credits hinaus kostet 550 € bis 650 € im Monat, je nachdem, ob Sie ein Versandpaket kaufen. Bestehende HubSpot-Kunden behalten ihr altes Preismodell.

Was die Zahlen nicht enthalten

• Onboarding bei HubSpot. Für Professional und Enterprise ist ein einmaliges Onboarding-Paket Pflicht. HubSpot nennt den Preis nicht auf der Preisseite, lassen Sie ihn sich also schriftlich geben. Pipedrive bietet in Plänen über 400 US-Dollar im Jahr kostenlose Hilfe bei der Einführung.
• Add-ons von Pipedrive. LeadBooster (Formulare, Chat), Web Visitors, Smart Docs und Campaigns kosten extra in den Plänen, die sie nicht enthalten.
• Die Tools neben Pipedrive. Ein Newsletter-Tool, ein Help Desk oder ein Formular-Tool für die Website, und die Synchronisierung zwischen ihnen.
• Monatliche Abrechnung. Pipedrive kostet bei monatlicher Abrechnung bis zu 42 % mehr: Lite 24 €, Growth 49 €, Premium 79 €, Ultimate 99 €.
• Einrichtung, Migration und Schulung. Bei beiden meist der größte Posten im ersten Jahr.

Zwei Regeln, die die Rechnung ändern

• Bei Pipedrive haben alle Nutzer denselben Plan. Braucht eine Person eine Funktion aus Premium, wechseln alle zu Premium. Bezahlt werden alle gekauften Nutzerprofile, auch die nicht vergebenen.
• HubSpot hat günstigere Lizenzen für Leute, die nicht verkaufen. Leselizenzen sind kostenlos. Eine Operations-Lizenz für die Person, die Berichte und Workflows baut, kostet 50 € statt 90 €. Welche Lizenz jede Person braucht, steht in unserem Ratgeber zu HubSpot-Lizenzen und Credits.

Automatisierung und Berichte: Hier ist der Abstand am größten

Pipedrive bietet Automatisierung ab dem zweiten Plan. HubSpot bietet Workflows und Sequenzen erst ab Professional, und dieser Schritt von Starter aus ist der häufigste Grund, warum kleine Teams sich Pipedrive ansehen.

• Pipedrive Growth: 50 Automatisierungen je Unternehmen, jede mit bis zu 10 Aktionen, 3 Verzögerungen und 3 Wenn-dann-Bedingungen. Premium erlaubt 150 Automatisierungen und 10 Bedingungen.
• Pipedrive startet Automatisierungen nur bei Ereignissen. Ein Deal wechselt die Phase, eine Person wird angelegt. Sie können nicht zehn Deals auswählen und für sie eine Automatisierung starten. Der Umweg ist ein Feld, das Sie per Massenbearbeitung setzen und auf das die Automatisierung reagiert.
• HubSpot Starter: einfache Automatisierung, etwa eine Aufgabe, wenn ein Deal eine Phase erreicht, oder eine Folge-E-Mail nach einer Marketing-E-Mail. Keine Verzweigungen, keine Workflows über mehrere Objekte.
• HubSpot Professional: Workflows für Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und benutzerdefinierte Objekte, mit Verzweigungen und Verzögerungen. Sie können Datensätze auch von Hand in einen Workflow aufnehmen. Im neuen Preismodell verbraucht jede Workflow-Aktion Credits: 3 Credits für jede der ersten 10.000 Aktionen im Monat.

Berichte

Die Berichte in Pipedrive sind für Vertriebszahlen schnell gebaut: Deals, Aktivitäten, Prognose und Ziele je Verkäufer. Growth erlaubt 50 Berichte je Nutzer.

Die benutzerdefinierten Berichte in HubSpot verbinden Kontakte, Unternehmen, Deals und Marketingdaten. Diese Berichte beantworten die Fragen, die eine Vertriebsleitung über Teams hinweg stellt: Welche Quelle bringt die Deals, die abschließen? Wie lange dauert jede Phase? Welche Kampagne hat sich gelohnt? Benutzerdefinierte Berichte brauchen Professional. Welche zehn Zahlen auf das Dashboard der Vertriebsleitung gehören, steht in unserem Ratgeber zu HubSpot-Dashboards für die Vertriebsleitung.

Integrationen und Datenschutz in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Beim Datenschutz gewinnt keines der beiden CRMs allein. HubSpot und Pipedrive hosten europäische Kunden beide in der EU und bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach DSGVO. Die Unterschiede liegen in den Apps und in der Einrichtung.

• Wo die Daten liegen. HubSpot betreibt für neue Accounts ein EU-Rechenzentrum in Frankfurt. Pipedrive hostet neue Anmeldungen aus der EU in seiner EU-Region (Frankfurt oder Dublin) und nennt Ihnen den genauen Standort auf Anfrage. Prüfen Sie die Region bei der Anmeldung: Einen Account später umzuziehen ist ein Projekt.
• Buchhaltung. HubSpot und Pipedrive haben beide Apps für sevdesk und Lexware Office. HubSpot hat zusätzlich eine für DATEV Unternehmen online. Bevor Sie sich auf eine App verlassen, prüfen Sie, ob sie in beide Richtungen synchronisiert oder nur Rechnungen erstellt.
• ERP. Bei SAP Business One, Business Central, weclapp oder proALPHA zählt die App-Liste weniger als die Umsetzung: welches System Kunden, Preise, Aufträge und offene Posten führt. Wie Sie das entscheiden, steht in unserem Ratgeber zur Anbindung von HubSpot an Ihr ERP.

Wann Pipedrive die bessere Wahl ist

Pipedrive ist die bessere Wahl für ein Vertriebsteam, das seine Pipeline abarbeiten will und sonst nichts vom CRM braucht.

Wann Sie von Pipedrive zu HubSpot wechseln sollten und wann nicht

Wechseln Sie, wenn Marketing und Vertrieb denselben Kundendatensatz brauchen. Wechseln Sie nicht, weil Pipedrive sich klein anfühlt.

Zeichen, dass es Zeit ist

• Das Marketing sieht nicht, welche seiner Leads zu Umsatz wurden.
• Berichte über Kampagnen und Deals entstehen in Excel.
• Ein Newsletter-Tool, ein Formular-Tool und ein Help Desk laufen neben Pipedrive, von Hand oder über einen Connector synchronisiert.
• Sie brauchen Datensätze, die weder Deals noch Personen sind, etwa Maschinen, Standorte oder Verträge. Dafür braucht es benutzerdefinierte Objekte.
• Sie stoßen in Growth an die 50 Automatisierungen oder an das Limit für Leads und Deals.

Gründe zu bleiben

• Das Team nutzt Pipedrive jeden Tag, und die Probleme liegen im Prozess.
• Niemand wird HubSpot nach dem Go-live verantworten.
• Der Wunsch kommt von einer Führungskraft oder einem Verkäufer, und niemand kann den Bedarf dahinter benennen.

Vermeiden Sie den halben Wechsel: Pipedrive für den Vertrieb und HubSpot für das Marketing, synchron gehalten. Der halbe Wechsel funktioniert ein paar Monate. Dann laufen Zuständigkeiten, Phasen und Berichte auseinander, und niemand traut mehr einem der beiden Systeme. Wenn Sie beide eine Zeit lang betreiben müssen, legen Sie für jedes Feld fest, welches System es führt.

Smart Transfer von HubSpot überträgt aus Pipedrive Personen, Organisationen, Deals, Produkte, Notizen und Aktivitäten. Protokollierte E-Mails und ein Teil der Historie ziehen nicht mit um. Die Reihenfolge der Arbeit, Schritt für Schritt, steht in unserem Ratgeber zur CRM-Migration.

Fehler bei der Wahl zwischen HubSpot und Pipedrive

• Die Demo vergleichen statt des Plans, den Sie kaufen. HubSpot-Demos zeigen meist Professional. Starter hat keine Workflows und keine Sequenzen. Lite von Pipedrive hat keine Automatisierung und keine E-Mail-Synchronisierung.
• Onboarding-Gebühr und Credits von HubSpot weglassen. Im neuen Preismodell verbrauchen Marketing-E-Mails und Workflow-Aktionen Credits.
• Nutzer zählen statt Tools. Pipedrive plus Newsletter-Tool plus Help Desk sind drei Verträge und zwei Synchronisierungen.
• Jedem eine volle Lizenz kaufen. In HubSpot brauchen Führungskräfte, die nur Dashboards lesen, eine kostenlose Leselizenz.
• Nach der ersten Woche entscheiden. Verkäufer mögen, was sie am schnellsten lernen. Fragen Sie, was Vertriebsleitung und Marketing in zwölf Monaten sehen müssen.

So helfen wir Ihnen bei der Wahl

Wir richten HubSpot ein, wir sind also nicht neutral und tun auch nicht so. Wenn Pipedrive besser zu Ihrem Team passt, sagen wir das. In dieser Reihenfolge arbeiten wir.

1. Schritt 01

   Prozess aufnehmen

   Woher Leads kommen, wer sie bearbeitet, was Sie heute berichten und welche Systeme Kundendaten halten.
2. Schritt 02

   Den Bedarf in 12 Monaten aufschreiben

   Marketing, Service, ERP und Berichte. Was in einem Jahr stimmen muss, entscheidet mehr als das, was das Team diese Woche will.
3. Schritt 03

   Beide für Ihr Team durchrechnen

   Lizenzen, Add-ons, Credits, Onboarding und die Tools, die jedes System daneben braucht, über drei Jahre zu Listenpreisen.
4. Schritt 04

   Mit eigenen Deals testen

   Zwanzig echte Deals in einer Testversion von jedem System, eine Woche lang von zwei Verkäufern bearbeitet.
5. Schritt 05

   Entscheiden und planen

   Eine Einführung oder ein Umzug in fester Reihenfolge, damit der Vertrieb währenddessen weiter verkauft.

Häufige Fragen