Salesforce-HubSpot-Migration: was übernommen wird, was hakt, was zurückbleibt

Smart Transfer oder Salesforce-Integration: welcher Weg passt?

Den Weg wählen Sie danach, wie lange Salesforce noch genutzt wird. Wechseln alle an einem Stichtag, nehmen Sie Smart Transfer. Arbeitet der Vertrieb noch Wochen oder Monate in Salesforce, während Marketing oder Service schon umziehen, nehmen Sie die Salesforce-Integration als Brücke.

So werden Salesforce-Objekte HubSpot zugeordnet

Für die meisten Salesforce-Objekte gibt es ein Gegenstück in HubSpot. Jede Zeile unten verlangt trotzdem eine Entscheidung von Ihnen.

Der einmalige Umzug mit Smart Transfer, Schritt für Schritt

Smart Transfer finden Sie unter Datenmanagement > Datenintegration > Daten übertragen, und nur Super-Admins sehen es. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor.

1. Schritt 01

   Zuerst Benutzer und Währungen anlegen

   Jeder Salesforce-Benutzer, dem Datensätze gehören, braucht einen HubSpot-Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse. Smart Transfer bietet auch die Systembenutzer von Salesforce an, etwa Integration User oder Chatter Expert: Wählen Sie diese ab. Verkaufen Sie in mehreren Währungen, schalten Sie mehrere Währungen in HubSpot ein, bevor Sie die Übertragung konfigurieren, sonst schlägt die Konfiguration fehl.

   

2. Schritt 02

   Das Audit ausführen

   Das Audit listet jedes Salesforce-Objekt mit seinem Gegenstück in HubSpot und der Zahl der Datensätze auf, dazu Pipelines, Phasen und Felder, und markiert die Felder, die sich nicht übertragen lassen. Custom Objects und Opportunity-Produkte tauchen darin gar nicht auf. Exportieren Sie das Ergebnis: Es ist der Anfang Ihres Zuordnungsdokuments.

   

3. Schritt 03

   Mit ausgeschalteter automatischer Synchronisierung konfigurieren

   Wählen Sie die Objekte und Felder, die mitkommen sollen. „Synchronisierung automatisch starten“ gilt je Objekt, schalten Sie es für den ersten Lauf also auf der Seite jedes Objekts aus. Dann prüfen Sie die Eigenschaften und Pipelines, die Smart Transfer anlegt, bevor ein Datensatz ankommt. Eigenschaften, die Smart Transfer danach zur Prüfung markiert, sind meist doppelte Bezeichnungen, die es umbenannt hat, etwa „Forecast Category salesforce“.

   

   

4. Schritt 04

   Jede Synchronisierung prüfen, dann starten

   Jedes Objekt bekommt eine eigene Synchronisierung, mit eigenem Datensatzabgleich, eigener Konfliktregel und eigener Feldzuordnung. Unternehmen werden standardmäßig über Name oder Domain abgeglichen, und bei einem Konflikt gewinnt Salesforce. Starten Sie die Synchronisierungen und prüfen Sie eine Stichprobe: Unternehmen mit vielen Kontakten, offene Opportunities, Datensätze, deren Besitzer gegangen ist.

   

   

5. Schritt 05

   Anhänge, Kontaktrollen und Listen übertragen

   Anhänge, Kontaktrollen und Kampagnenlisten kommen nach der Synchronisierung in einer einmaligen Übertragung, und nur für Datensätze, die schon in HubSpot sind. Wählen Sie auch Zuordnungslabels aus: Opportunity-Kontaktrollen kommen als Labels wie Decision Maker an. Nichts aus diesem Schritt wird später aktualisiert.

   

6. Schritt 06

   Rückgängig machen, wenn die Zuordnung falsch war

   Rückgängig machen entfernt, was die Übertragung angelegt hat, Phase für Phase, samt Datensätzen. Sie bestätigen es, indem Sie das geforderte Wort eintippen. Datensätze, die auf anderem Weg hereinkamen, bleiben, wie sie sind.

   

7. Schritt 07

   Am Tag des Wechsels die Synchronisierung stoppen

   Smart Transfer synchronisiert nach dem ersten Lauf im Hintergrund weiter. Deaktivieren Sie am Umstellungstag jede Synchronisierung über ihr Menü „Mehr“, und räumen Sie danach die leeren Eigenschaften und die Hilfs-Workflows auf, die Smart Transfer angelegt hat.

   

Für den Testlauf, das Einfrieren und die Umstellung selbst folgen Sie unserem Ratgeber zur CRM-Migration. Seine Schritte gelten auch für Salesforce.

Beide Systeme parallel, dann wechseln: der Weg über die Synchronisierung

Mit der Salesforce-Integration laufen HubSpot und Salesforce nebeneinander, bis das letzte Team umzieht. Die Reihenfolge der Schritte entscheidet, ob die Zuordnungen zwischen Ihren Datensätzen erhalten bleiben.

1. Schritt 01

   Die Salesforce-Seite prüfen

   Sie brauchen eine Salesforce-Edition mit API-Zugriff oder Professional, nicht die Group Edition, und einen Systemadministrator mit „API aktiviert“ und „Alle ändern“ auf den Objekten, die Sie synchronisieren. Erzwingt Salesforce bei jeder Anfrage IP-Einschränkungen für die Anmeldung, scheitert die Verbindung.

   

2. Schritt 02

   Die Integration installieren und bei Salesforce anmelden

   Installieren Sie die Salesforce-Integration aus dem HubSpot Marketplace und melden Sie sich mit dem Salesforce-Benutzer an, unter dem die Synchronisierung laufen soll. HubSpot übernimmt die Rechte dieses Benutzers in Salesforce. Nehmen Sie deshalb einen Integrationsbenutzer, keine Person, die das Unternehmen verlassen könnte.

   

3. Schritt 03

   Festlegen, was neue Datensätze auslösen

   Standardmäßig legt ein neuer HubSpot-Kontakt einen Salesforce-Lead an, ein neuer Salesforce-Lead oder -Kontakt aber bewirkt in HubSpot nichts. Nur Datensätze mit einer gültigen E-Mail-Adresse kommen nach HubSpot. Werden HubSpot-Kontakte zu Leads, schalten Sie die automatische Unternehmensanlage in HubSpot aus, sonst legen konvertierte Leads doppelte Unternehmen an.

   

4. Schritt 04

   Prüfen, was Löschungen auslösen

   Ein Kontakt, der in einem System gelöscht wird, bleibt standardmäßig im anderen bestehen. Wird eine Salesforce-Opportunity gelöscht, löscht das ihren HubSpot-Deal, und diese Regel lässt sich nicht ändern.

   

   

5. Schritt 05

   Jedem Feld eine Regel geben

   Entscheiden Sie für jedes zugeordnete Feld, welches System gewinnt: Salesforce bevorzugen, sofern nicht leer, immer Salesforce verwenden, bidirektional oder nicht synchronisieren. Während des Umzugs gewinnt meist Salesforce bei Vertriebsfeldern und HubSpot bei Marketingfeldern. Eine neue Zuordnung ändert bestehende Werte erst, wenn die Datensätze erneut synchronisiert werden.

   

   

6. Schritt 06

   Erst Unternehmen importieren, dann Deals

   Direkt nach der Installation synchronisiert noch nichts. Importieren Sie unter Importe > Daten importieren > Objekte aus einer App zuerst die Accounts, dann Leads und Kontakte, dann die Opportunities. In umgekehrter Reihenfolge kommen Deals ohne ihr Unternehmen an. Behalten Sie die API-Aufrufe im Blick: Die Integration teilt sich Ihr tägliches Salesforce-Limit mit jedem anderen verbundenen Tool, und ein Kontakt kann bis zu vier Aufrufe kosten.

   

   

7. Schritt 07

   Team für Team umziehen

   Meist zieht das Marketing zuerst um, der Vertrieb zuletzt. Ein Aufnahmesegment begrenzt, welche HubSpot-Kontakte nach Salesforce synchronisiert werden. So geht nur zurück, was ein Team dort noch braucht.

   

8. Schritt 08

   Am letzten Tag deinstallieren

   Arbeitet der Vertrieb in HubSpot, deinstallieren Sie die Integration unter „Aktionen“. HubSpot behält jeden Datensatz, die Salesforce-Eigenschaften und ihre Werte. Entfernen Sie danach das HubSpot-Paket in Salesforce.

   

Von Opportunities zu Deals: Datensatztypen, Phasen und Produkte

In den Opportunities steckt das meiste, was der Vertrieb braucht: Phasen, Beträge, Abschlussdaten, Kontaktrollen und Produkte. Klären Sie jeden der folgenden Punkte vor der ersten Synchronisierung.

• Datensatztypen überstehen Smart Transfer nicht. Smart Transfer legt jede Opportunity in eine Pipeline, „Salesforce pipeline“, mit jedem Phasenwert, den Salesforce kennt, genutzt oder nicht. Der Datensatztyp selbst ist ein nicht unterstütztes Feld. Verkaufen Sie in mehreren Prozessen, kopieren Sie den Namen des Datensatztyps vor der Übertragung in Salesforce in ein einfaches Textfeld und teilen Sie die Deals danach in HubSpot auf Pipelines auf.
• Die Salesforce-Integration hält Datensatztypen getrennt. Sie legt je Datensatztyp eine Pipeline an, benannt mit „Salesforce -“ plus dem Datensatztyp, etwa „Salesforce - Renewal“. Haben zwei Datensatztypen dieselben Phasen, legen Sie ihre Deals nach dem Umzug in eine Pipeline zusammen und führen den Datensatztyp in einer Dropdown-Eigenschaft weiter. HubSpot erlaubt 15 eigene Pipelines in Starter, 100 in Professional und 350 in Enterprise, geteilt über alle Objekte.
• Phasen werden nach Bedeutung zugeordnet. Listen Sie jede Salesforce-Phase auf und entscheiden Sie, wo sie landet. Phasen, die im letzten Jahr niemand genutzt hat, fallen weg. Setzen Sie die Wahrscheinlichkeit jeder HubSpot-Phase aus Ihren eigenen Salesforce-Zahlen, wie unser Ratgeber zur Prognose zeigt.
• Kontaktrollen werden zu Zuordnungen, mit Label oder ohne. Der einmalige Schritt von Smart Transfer macht aus jeder Opportunity-Kontaktrolle eine Zuordnung mit der Rolle als Label, etwa Decision Maker. Die Salesforce-Integration ordnet die Kontakte dem Deal ohne die Rolle zu.
• Produkte kommen nicht mit. Keiner der beiden Wege macht aus Opportunity-Produkten Positionen. Ein Deal kommt mit seinem Betrag und einem Kennzeichen für vorhandene Positionen an, aber ohne Produkte. Importieren Sie die Produktbibliothek, dann die Positionen je Deal aus einem Export, oder nutzen Sie eine Migrations-App.
• Währungen werden nicht umgerechnet. Die Salesforce-Integration synchronisiert die Zahl, nicht den Wechselkurs. Schalten Sie mehrere Währungen in HubSpot ein und lassen Sie jeden Deal in seiner eigenen Währung.
• Erstelldaten beginnen neu, außer bei Deals. Smart Transfer legt einen Workflow an, der das Erstelldatum jedes Deals auf das Salesforce-Erstelldatum setzt. Kontakte und Unternehmen bekommen den Tag der Übertragung. Führen Sie ihr altes Datum deshalb in einer eigenen Eigenschaft weiter.

Salesforce Custom Objects: neu aufbauen, nicht kopieren

In Salesforce-Organisationen sammeln sich über die Jahre Custom Objects an, oft für einen einzigen Bericht oder ein Projekt. Bevor Sie eines übertragen, entscheiden Sie, was daraus in HubSpot wird.

• Eine Eigenschaft, wenn jedes Unternehmen oder jeder Deal genau eines davon hat, etwa ein Vertragsende.
• Ein Zuordnungslabel, wenn das Objekt nur eine Beziehung beschreibt, etwa einen Partner an einem Deal.
• Ein Custom Object, wenn ein Kunde mehrere davon hat, jedes mit eigenen Daten und eigenem Status, etwa Maschinen oder Abonnements. Dafür braucht es HubSpot Enterprise.

Smart Transfer überträgt keine Custom Objects. In Enterprise synchronisiert die Salesforce-Integration sie: Legen Sie jedes Objekt zuerst in HubSpot an, mit mindestens einer Pflichteigenschaft. Lookup-Felder lassen sich nicht als Felder zuordnen. Die Integration bietet sie stattdessen als Zuordnungen an, und nur zu Objekten, die schon synchronisiert werden. Wann sich ein Custom Object lohnt, steht in unserem Ratgeber zu Custom Objects.

Salesforce-Dateien und Anhänge: wie sie umziehen

Bei Dateien erwarten die meisten, dass sie mitkommen, und genau sie bleiben am häufigsten zurück. Von den beiden Wegen in HubSpot überträgt nur Smart Transfer Dateien, und nur einmal.

Bevor Sie Dateien übertragen, fragen Sie, wer sie öffnet. Unterschriebene Verträge und Angebote zählen meist. Signaturbilder und Logos, die aus E-Mails gespeichert wurden, meist nicht. Laden Sie Verträge als private Dateien hoch.

Besitzer und Benutzer: vor der ersten Synchronisierung abgleichen

Jeder Salesforce-Datensatz hat einen Besitzer. HubSpot erkennt diesen Besitzer nur, wenn ein HubSpot-Benutzer denselben Namen und dieselbe E-Mail-Adresse hat wie ein aktiver Salesforce-Benutzer.

• Zuerst Benutzer anlegen. Legen Sie jeden aktiven Besitzer vor der ersten Übertragung oder Synchronisierung als HubSpot-Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse an.
• Besitzer, die gegangen sind. Die Salesforce-Integration bringt auch Besitzer ohne HubSpot-Benutzer mit, Warteschlangen eingeschlossen. Diese Besitzer erscheinen mit „(Salesforce)“ hinter dem Namen. Wenn Sie die Integration deinstallieren, muss jeder ihrer Datensätze neu zugewiesen werden. Tun Sie das vorher, und halten Sie den Namen des alten Besitzers in einer Texteigenschaft fest.
• Warteschlangen. HubSpot hat keine Warteschlangen. Geben Sie Datensätzen aus Warteschlangen ein Team oder einen Standardbesitzer, und verteilen Sie neue mit einem Workflow.
• Benutzerfelder neben dem Besitzer. Felder wie Account Manager oder Customer Success Manager enthalten Salesforce-Benutzer-IDs, und HubSpot kann sie keiner Benutzereigenschaft zuordnen. Ordnen Sie sie einer Dropdown-Eigenschaft zu, tragen Sie den Namen jedes Benutzers als Label seiner 18-stelligen ID ein, und ergänzen Sie neue Benutzer von Hand.
• Datensätze ohne Besitzer. Salesforce verlangt einen. Legt ein HubSpot-Datensatz ohne Besitzer einen Salesforce-Datensatz an, bekommt dieser den Integrationsbenutzer als Besitzer.

Was von Salesforce nicht zu HubSpot umzieht

Diese Salesforce-Funktionen kommen nie nach HubSpot, egal welchen Weg Sie nehmen. Planen Sie, wohin jede davon geht. Die Liste für jedes CRM, etwa Feldhistorie und Erstelldaten, steht in unserem Ratgeber zur CRM-Migration.

Datenschutz und Zeitplan in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Ein Umzug von Salesforce zu HubSpot in Deutschland, Österreich oder der Schweiz bringt Datenschutzpflichten für den Parallelbetrieb und ein Vertragsdatum, nach dem Sie planen.

• Zwei Auftragsverarbeiter im Parallelbetrieb. Solange beide Systeme synchronisieren, verarbeiten Salesforce und HubSpot dieselben personenbezogenen Daten. Mit beiden brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und beide gehören in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
• Löschungen werden nicht weitergegeben. Wer einen Kontakt in HubSpot löscht, löscht damit nicht den Salesforce-Lead oder -Kontakt. Setzen Sie im Parallelbetrieb jeden Löschantrag in beiden Systemen um.
• Rechenzentren. Prüfen Sie, wo jedes System die Daten speichert. HubSpot hat ein Rechenzentrum in der EU, und Salesforce betreibt Organisationen in EU-Regionen.
• Deutsche Picklist-Werte. Viele deutschsprachige Organisationen zeigen deutsche Bezeichnungen, speichern aber englische API-Namen. Ordnen Sie über den API-Namen zu, und geben Sie den HubSpot-Dropdowns die Bezeichnungen, die Ihr Team liest.
• Rechtzeitig vor dem Vertragsende starten. Salesforce-Verträge laufen über eine feste Laufzeit. Beginnen Sie mindestens vier Monate vor dem Ende, damit der letzte Export, die Umstellung und ein paar Wochen Lesezugriff Platz haben.

So führen wir einen Umzug von Salesforce zu HubSpot durch

Ein Salesforce-Umzug scheitert an den Entscheidungen, nicht an der Übertragung. Deshalb fließt die meiste Zeit in die Arbeit, bevor der erste Datensatz umzieht.

1. Schritt 01

   Audit

   Objekte, Felder mit ihrem Füllgrad, Datensatztypen, Automatisierungen, Berichte, Besitzer und verbundene Tools in Ihrer Salesforce-Organisation.
2. Schritt 02

   Entscheiden

   Der Weg, was aus jedem Objekt in HubSpot wird, was im Archiv bleibt, und welches System im Parallelbetrieb welches Feld führt.
3. Schritt 03

   Testen

   Erst eine Übertragung oder Synchronisierung in einen Test-Account, geprüft von den Leuten, die mit den Daten arbeiten, bis niemand mehr überrascht ist.
4. Schritt 04

   Umstellen

   Team für Team oder an einem Stichtag, am Ende mit Salesforce im Lesemodus und einem vollständigen Export.

Häufige Fragen