HubSpot vs. Microsoft Dynamics 365 Sales: CRM-Vergleich für Unternehmen mit Microsoft 365

Dynamics 365 vs. HubSpot: die Wahl in fünf typischen Situationen

Zwei Fragen entscheiden: Welches System führt Kunden, Preise und Aufträge, und wer ändert das CRM nach dem Go-live? Diese beiden Antworten entscheiden mehr als jede Funktionsliste. Dass Sie Microsoft 365 nutzen, entscheidet es nicht: Dynamics 365 Sales und HubSpot arbeiten beide in Outlook und Teams.

Was ist der eigentliche Unterschied zwischen HubSpot und Dynamics 365 Sales?

HubSpot ist eine fertige Anwendung für Marketing, Vertrieb und Service, die Sie über ihre Einstellungen einrichten. Dynamics 365 Sales ist eine Anwendung auf Microsofts Power Platform, die ein Admin oder ein Partner an Ihren Prozess anpasst.

Der Unterschied zeigt sich am ersten Tag. Ein neuer HubSpot-Account hat ein Deal-Board, eine Datensatzseite und Berichte, die sofort nutzbar sind. Eine Dynamics-365-Sales-Umgebung öffnet eine vollständige Vertriebs-App, aber Sprachen, Postfächer, Ansichten, Formulare und Prozessphasen werden eingerichtet, bevor das Team startet.

Was sieht der Vertrieb jeden Tag in HubSpot und in Dynamics 365?

HubSpot und Dynamics 365 Sales zeigen beide die Pipeline, den Datensatz und die nächste Aufgabe. Die beiden unterscheiden sich darin, was fertig ist, bevor jemand etwas einrichtet.

Die Pipeline

HubSpot öffnet Deals als Board: eine Spalte pro Deal-Phase, eine Karte pro Deal, und unter jeder Spalte Gesamtbetrag und gewichteter Betrag. Dynamics 365 Sales öffnet „Meine offenen Verkaufschancen“: eine Liste mit einem Deal-Tracker-Diagramm und einem Vertriebstrichter darüber. Ein Board, auf dem Sie Verkaufschancen per Drag-and-drop verschieben, ist nicht standardmäßig aktiv. Ein Admin fügt es hinzu.

Das Dashboard

Dynamics 365 Sales startet mit einem Vertriebs-Dashboard: Arbeitselemente, offene Leads nach Quelle, letzte Anrufe, Pipeline nach Phase und gefährdete Verkaufschancen. Einige Kacheln bleiben leer, bis Sie Sequenzen und Bewertung einrichten. HubSpot startet mit Dashboard-Vorlagen, und Professional ergänzt eigene Berichte für die Zahlen, die eine Vertriebsleitung braucht.

E-Mail und Kalender

In Dynamics 365 Sales ordnet die App für Outlook E-Mails und Termine den Datensätzen zu. Die App läuft über die serverseitige Synchronisierung mit Exchange Online: Ein Admin genehmigt und testet vorher jedes Postfach, und ein nachverfolgtes Element kann bis zu 15 Minuten brauchen, bis es ankommt.

In HubSpot protokolliert und verfolgt das Outlook Add-in einzelne E-Mails, und das verbundene Postfach protokolliert nach Regeln. Ein Microsoft-365-Admin kann das Add-in für alle bereitstellen.

Business Central mit Dynamics 365 Sales oder HubSpot: was synchronisiert wird

Bei Business Central liegt Dynamics 365 Sales am deutlichsten vorn. Microsoft baut die Verbindung zwischen Business Central und Dynamics 365 Sales selbst, über Dataverse. Die eigene Business-Central-App von HubSpot synchronisiert vier Objekte und macht aus jedem Debitor in Business Central einen Kontakt in HubSpot.

Kunden und Kontakte sind selten das Schwierige. Die Arbeit liegt zwischen Angebot und Auftrag: Angebote, Aufträge, Rechnungen und Produkte. Keines der beiden Systeme ordnet Angebote standardmäßig Business Central zu. Legen Sie deshalb fest, wo ein Angebot geschrieben wird, bevor Sie sich entscheiden.

Die Business-Central-Lizenz ändert auch den Preis. Benutzer mit Business Central Premium können Sales Enterprise als Attach-Lizenz für 20 US-Dollar pro Benutzer und Monat dazunehmen, gegenüber 105 US-Dollar für Sales Enterprise allein. Beides sind US-Listenpreise aus Microsofts Lizenzierungshandbuch, bei jährlicher Abrechnung, Stand Oktober 2026. Einen Euro-Preis für die Attach-Lizenz nennt das Handbuch nicht.

Mit HubSpot ist Business Central eine eigene Umsetzung: Welches System führt Kunden, Preise und Aufträge, wie werden Unternehmen zugeordnet, und wo liegen die Angebote? Unser Ratgeber zu Business Central zeigt, was die App von HubSpot kann und wo sie an Grenzen stößt. Der ERP-Ratgeber behandelt Konnektoren und eigene Entwicklungen.

Outlook, Teams und Copilot: was Microsoft 365 schon mitbringt

Kein Microsoft-365-Plan enthält eine CRM-Lizenz, auch nicht E5. Die Pläne bringen Outlook, Teams und eingeschränkte Rechte für Power Apps mit, und beide CRMs bauen darauf auf.

Das Microsoft-365-Argument für Dynamics trägt weniger weit, als es klingt. Dynamics 365 Sales liegt in Ihrem Mandanten, mit einer Anmeldung und einem Admin Center. HubSpot verbindet sich von außen mit denselben Outlook- und Teams-Konten. Für den Vertrieb protokollieren beide CRMs E-Mails aus Outlook.

Was kosten HubSpot und Dynamics 365 Sales?

Für zehn Vertriebsmitarbeiter kosten Dynamics 365 Sales Enterprise und HubSpot Professional an Lizenzen etwa gleich viel: 10.920 € und 10.800 € im Jahr. Listenpreise bei jährlicher Abrechnung, netto, Stand Oktober 2026, aus Microsofts österreichischer Preisliste und den Preisen von HubSpot für Neukunden in Europa.

Die Zahlungsbedingungen ändern den Preis von Dynamics. Im Microsoft 365 Admin Center kostet Sales Premium 130 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, 136,50 € bei einem Jahresvertrag mit monatlicher Zahlung und 156 € bei monatlicher Laufzeit.

Was die Zahlen nicht enthalten

• Einrichtung. Dynamics 365 Sales wird meist mit einem Microsoft-Partner eingerichtet. HubSpot Professional und Enterprise brauchen eine einmalige Onboarding-Gebühr und jemanden, der den Account verantwortet. Lassen Sie sich beides als Arbeitstage schriftlich geben.
• Admin-Zeit. Ein Dynamics-System braucht jemanden, der Formulare, Flows und Sicherheitsrollen ändern kann, intern oder beim Partner, solange Sie es betreiben. Planen Sie diese Zeit ein wie eine Lizenz.
• Sequenzen und Bewertung. Sales Enterprise deckt Sequenzen für bis zu 1.500 Datensätze und prädiktive Bewertung für bis zu 1.500 Datensätze pro Umgebung und Monat ab. Für mehr brauchen Sie Premium oder Sales Insights.
• Lizenzen für die Power Platform. Flows mit Premium-Connectors, geteilte Power-BI-Berichte und eigene Power Apps können jeweils eine eigene Lizenz brauchen.
• Credits. Agents laufen in beiden Systemen mit Credits. Dynamics Premium enthält 1.000 Copilot Credits pro Benutzer und Monat. HubSpot Professional enthält 10.000 Credits für den Account, und Neukunden bezahlen Marketing-E-Mails daraus.
• Bestehende HubSpot-Kunden behalten ihre Lizenzpreise: Eine Sales-Lizenz kostet 100 € in Professional und 150 € in Enterprise. Unser Ratgeber zu Lizenzen und Credits erklärt beide Modelle.

Aufwand für die Einrichtung von Dynamics 365 Sales und HubSpot, und wer das System danach betreut

Planen Sie ein Dynamics-Projekt mit einem Partner und einem Admin, der bleibt. Planen Sie HubSpot mit einer verantwortlichen Person, die den Vertriebsprozess kennt, und mit Unterstützung für die ERP-Seite.

Bevor ein Team mit Dynamics 365 Sales starten kann

• Sprachen. Eine Umgebung startet mit ihrer Basissprache. Deutsch ist ein Sprachpaket, das ein Admin aktiviert, und jeder Benutzer wählt es selbst aus.
• Postfächer. Das Postfach jedes Benutzers wird genehmigt und getestet, bevor die Nachverfolgung in Outlook funktioniert.
• Beispieldaten. Testumgebungen enthalten Microsofts Beispielfirmen und -personen. Löschen Sie sie, bevor Sie Ihre eigenen Daten importieren.
• Ansichten, Formulare und Phasen. Das Board für Verkaufschancen, zusätzliche Felder, Prozessphasen und Dashboards ändern Sie in Power Apps oder im App-Designer.
• Sicherheitsrollen und Unternehmenseinheiten, die festlegen, wer welche Datensätze sieht und bearbeitet.

Bevor ein Team mit HubSpot starten kann

• Pipelines, Phasen und Eigenschaften in den Einstellungen, mit Pflichtfeldern pro Phase.
• Benutzer, Lizenzen und Berechtigungen, auch kostenlose Leselizenzen für Führungskräfte, die nur lesen.
• Outlook und Teams. Jeder Benutzer verbindet sein Postfach; ein Microsoft-365-Admin stellt das Add-in bereit und genehmigt die Apps.
• Die ERP-Seite als eigenes Projekt, mit einer verantwortlichen Person pro Feld.

Wer das CRM nach dem Go-live ändert, ist wichtiger als das Go-live-Datum. Ein Dynamics-System, das nur der Partner ändern kann, wird langsam und teuer in der Anpassung. Ein HubSpot-Account, für den niemand verantwortlich ist, füllt sich mit Duplikaten und ungenutzten Eigenschaften.

Wann Dynamics 365 Sales die bessere Wahl ist und wann HubSpot

Sie können beide nutzen: HubSpot für das Marketing, Dynamics 365 Sales für den Vertrieb. Die Microsoft-Dynamics-365-App von HubSpot synchronisiert Datensätze in eine oder beide Richtungen und kann aus Deals Aufträge in Dynamics anlegen. Wer beide betreibt, hat zwei Lizenzen und eine Synchronisierung zu pflegen. Legen Sie deshalb fest, welches System welches Feld führt.

Sie vergleichen HubSpot eher mit einem kleineren Vertriebs-CRM? Lesen Sie HubSpot oder Pipedrive.

Fehler bei der Wahl zwischen HubSpot und Dynamics 365

• Annehmen, dass Microsoft 365 ein CRM enthält. Kein Microsoft-365-Plan enthält eines, auch nicht E5. Dynamics 365 Sales ist eine eigene Lizenz.
• Sales Professional für einen Enterprise-Prozess kaufen. Professional hat keine Prognosen und keine Vertriebsgebiete, erlaubt 15 eigene Tabellen und 5 eigene Berichte und kann keine Umgebung mit Enterprise teilen.
• Copilot in Professional erwarten. Copilot in Sales, Outlook und Teams beginnt mit Enterprise.
• Die Business-Central-App von HubSpot für die ERP-Integration halten. Die App synchronisiert vier Objekte und macht aus Kunden Kontakte. Planen Sie Unternehmen, Angebote und Rechnungen getrennt.
• Nur Lizenzen vergleichen. Partnertage, Lizenzen für die Power Platform, das Onboarding bei HubSpot und Credits verändern die Gesamtkosten stärker als der Preis pro Lizenz.
• Die falsche Dynamics-Testversion starten. Die Testversion von Microsofts Website braucht keine Kreditkarte. Die Testversion aus dem Microsoft 365 Admin Center ist eine Bestellung, die kostenpflichtig wird, wenn niemand die wiederkehrende Abrechnung abschaltet.
• Annehmen, dass Outlook einfach funktioniert, weil beides Microsoft ist. Die App für Outlook hängt an der Genehmigung der Postfächer und an der serverseitigen Synchronisierung. Testen Sie sie im Pilot mit Ihren eigenen Vertriebsmitarbeitern.
• Das CRM wechseln, um Lizenzkosten zu sparen. Migration, neue Schulungen und neu gebaute Automatisierungen kosten meist mehr als ein paar Euro pro Lizenz über mehrere Jahre.
• Dynamics nach seinen Beispieldaten beurteilen. Testen Sie beide mit zwanzig eigenen Deals, eine Woche lang von zwei Vertriebsmitarbeitern bearbeitet.

Wie wir Ihnen bei der Wahl helfen

Wir richten HubSpot ein, wir sind also nicht neutral, und wir tun auch nicht so. Passt Dynamics 365 Sales besser zu Ihrem Business Central, sagen wir es Ihnen. In dieser Reihenfolge gehen wir vor.

1. Schritt 01

   Festhalten, wo die Daten liegen

   Kunden, Preise, Lagerbestand, Aufträge und Rechnungen: welches System heute welche Daten führt und wer sie eingibt.
2. Schritt 02

   Den Bedarf für 12 Monate aufschreiben

   Marketing, Service, ERP und Berichte. Was in einem Jahr gelten muss, entscheidet mehr als das, was das Team diese Woche will.
3. Schritt 03

   Beide für Ihr Team durchrechnen

   Lizenzen, Attach-Preise, Credits, Onboarding, Partnertage und Lizenzen für die Power Platform, über drei Jahre zu Listenpreisen.
4. Schritt 04

   Mit eigenen Deals testen

   Zwanzig echte Deals in einer Testversion von jedem System, eine Woche lang von zwei Vertriebsmitarbeitern bearbeitet, mit verbundenem Outlook. Notieren Sie, welche Admin-Arbeit jedes System brauchte.
5. Schritt 05

   Entscheiden und planen

   Eine Einführung mit fester Reihenfolge und einer verantwortlichen Person für jedes Feld, damit der Vertrieb währenddessen weiter verkauft.

Häufige Fragen